Flux de travail des documents pour les entreprises
Le service de conversion peut être considéré comme une usine de conversion de documents avec plusieurs lignes de production (workflows). Une chaîne de production consiste en une série d'étapes de traitement (par exemple, valider, OCR, convertir, fusionner, signer etc.). La plupart des étapes peuvent être ajustées aux besoins individuels en configurant une ou plusieurs configurations (profils) pour chaque ligne de production. Un profil définit les étapes de traitement à activer et les options à utiliser.
Le service de conversion fournit actuellement six workflows :
Archiver PDF/A-1
Archiver PDF/A-2
Archiver PDF/A-3
Conversion
Dossier
Facture
Archiver PDF/A-1
Ce workflow a été spécialement développé pour les clients qui sont obligés de créer PDF/A-1 pour des raisons juridiques, par exemple, ou lorsque des logiciels de post-traitement ou un partenaire commercial requièrent cette norme. Les fonctions et les étapes de traitement de ce flux de travail sont presque identiques au flux de travail Archive PDF/A-2.
En général, nous recommandons d'utiliser "Archive PDF/A-2" pour l'archivage, car la qualité avec PDF/A-2 est nettement meilleure et plus de fichiers sont appropriés pour la conversion.
Archiver PDF/A-2
Le flux de travail « Archive PDF/A-2 » est un processus automatisé fiable pour assurer la conversion de documents Office de haute qualité images, archives ZIP, courriels et fichiers texte en PDF/A. Il inclut en outre la validation et la réparation de documents PDF, l'optimisation des fichiers, la mise à disposition de documents par OCR, la fusion de fichiers PDF et la création de signatures numériques. Il permet également les pièces jointes de fichiers. Toutes les étapes de traitement peuvent être configurées et combinées dans un flux de travail de document personnalisé.
Archiver PDF/A-3
Comme le flux de travail actuel et plus strict « Archive PDF/A-2 », « Archive PDF/A-3 » est spécialement conçu pour préparer les documents pour l'archivage et se conformer à la norme PDF/A-3. Contrairement à Archive PDF/A-2, les documents sources tels que docx, xlsx, pptx, n'ont pas besoin d'être convertis et peuvent toujours être attachés au document de sortie résultant. C'est ainsi que les documents Office peuvent être archivés et conservés pour une utilisation ultérieure comme modèles. De plus, vous pouvez convertir par lots des documents Word en PDF et joindre les fichiers originaux. Si vous le souhaitez, les pièces jointes comme les pièces jointes, peuvent être conservées dans leur format d'origine, par exemple les images, XML ou les formats propriétaires.
Le workflow offre deux options de configuration : le mode de conversion et le mode Collecte. Ces options spécifient comment les différentes parties d'un document sont converties et comment elles sont combinées dans le document de sortie résultant.
Par exemple : Un email avec un document Word et une image JPEG peut être converti en PDF/A-3 de la manière suivante en utilisant les paramètres par défaut. Document principal PDF/A-3 contenant le corps du mail et trois pièces jointes :
Document Word converti en PDF/A-3, avec son fichier source docx.
L'image JPEG est conservée dans le format source.
Report/log résumant toutes les étapes effectuées pendant le processus de conversion.
Conversion
Le flux de travail "Conversion" a été principalement conçu pour convertir les documents Office en PDF. Les courriels, les archives ZIP, les images, les fichiers texte et les PDF existants sont également possibles. Pendant le traitement, les utilisateurs peuvent choisir spécifiquement d'optimiser la vitesse ou la taille du fichier. Le ROC est disponible en option dans le cadre d'une étape de traitement.
Les utilisateurs choisissent le flux de travail « Conversion » si le résultat n'est pas requis pour être un PDF/A, c'est-à-dire si le PDF n'a pas besoin d'être archivable. Dans les applications interactives où un utilisateur ou un système aval attend le document converti. il est essentiel que la conversion en PDF soit aussi rapide que possible. Un document de sortie aussi petit que possible apporte d'énormes avantages lorsque la capacité de stockage est limitée, par exemple pour l'hébergement ou la transmission web.
Dossier
Le workflow "Dossier" est spécialement conçu pour compiler plusieurs documents PDF en un seul dossier. Il peut être utilisé pour convertir plusieurs documents Word en PDF ou un dossier PDF assemblé. Le flux de travail soutient la création de signets pour structurer le dossier. Il génère et personnalise en plus une table de matières cliquable sur la première page du document assemblé. Les timbres texte peuvent également être appliqués aux pages du dossier pour ajouter des en-têtes de document, des pieds de page, des pages numérotées, des filigranes et plus encore.
Facture
Comme son nom l'indique, le flux de travail est spécialement conçu pour la création de factures. Le workflow "Facture" convertit les documents source, qui contiennent la représentation visuelle de la facture, en PDF/A-3 et joint un ou plusieurs fichiers au résultat. Ce workflow combine tous les documents d'entrée d'une facture dans un seul fichier PDF/A-3.
Un fichier se traduit par une seule facture
Le fichier principal contenant la représentation visuelle de la facture peut être soit un document Microsoft Word ou un document PDF existant.
Le Workflow prend en charge l'attachement de XML lisible par machine correspondant pour créer des factures ZUGFeRD pour le traitement automatisé.
D'autres pièces jointes facultatives pour justifier la facture ou pour fournir des renseignements supplémentaires peuvent également être ajoutées. . - un relevé détaillé des factures téléphoniques ou des données compteurs pour les factures d'électricité.
La conformité à la norme PDF/A-3 garantit la reproduction visuelle sans équivoque du document. De plus, la facture peut être signée numériquement afin d’assurer l’authenticité et l’intégrité de la facture.