ZUGFeRD – Une norme pour les factures électroniques au format PDF/A

Il existe une abondance de formats de données différents pour les factures électroniques. Il est donc grand temps de normaliser. La norme ZUGFeRD est de plus en plus établie dans les pays germanophones. Les factures ZUGFeRD sont basées sur la norme ISO PDF/A.

Ils combinent des données lisibles par des machines et des humains dans le même document, ce qui donne aux utilisateurs le choix de gérer les factures manuellement ou par le biais de processus automatisés.

L'UE a également reconnu la nécessité d'un format standard de facture électronique, raison pour laquelle elle a créé la norme européenne EN 16931. La nouvelle version 2.0 de ZUGFeRD répond pleinement aux exigences de ce standard. Et le meilleur de tout: ZUGFeRD 2.0 est aussi facile à utiliser que la version précédente.

Comment fonctionne ZUGFeRD?

ZUGFeRD est basé sur la norme ISO PDF/A, qui a été conçue spécifiquement pour l'archivage à long terme. Elle remplit donc l'obligation légale de rétention des documents commerciaux. PDF/A garantit qu'une facture s'affichera correctement à long terme.

Cependant, l'image seule ne suffit pas pour traiter automatiquement les factures électroniques. C’est pourquoi une facture ZUGFeRD contient également les informations relatives à la facture au format XML lisible par la machine. Ceci est basé sur PDF/A-3, partie 3 du standard PDF/A. L'extension permet d'intégrer des données XML structurées dans le fichier PDF/A. Une facture ZUGFeRD est donc toujours un document hybride, c'est-à-dire un fichier PDF avec des données XLM intégrées. Le PDF peut être facilement lu par les humains, tandis que XML garantit la lisibilité des machines.

Qu'est-ce que ZUGFeRD 2.0 ?

Le ZUGFeRD a été révisé à la suite de la publication de la norme européenne EN 16931 en juin 2017. Cette norme européenne vise à normaliser la facturation électronique dans toute l'Europe et à créer une base juridique correspondante. en vue de soutenir les processus d'administration publique et de corriger la fiscalité en particulier. Cependant, une norme de facturation électronique reconnue dans toute l'Europe facilite également le commerce B2B en général, car il envoie, la réception et le traitement des factures électroniquement aussi simple que dans le format papier – ou encore plus facile, grâce à des processus automatisés.

La norme précédente ZUGFeRD devait être adaptée à la nouvelle. ZUGFeRD 2.0, internationalement appelé « Factur-X », a été créé dans le cadre de l’agenda numérique franco-allemand. La nouvelle version de ZUGFeRD répond à toutes les exigences de la norme EN 16931 et est également basée sur PDF/A-3.

Que signifie spécifiquement ZUGFeRD 2.0 ?

La génération et l'échange de factures ZUGFeRD resteront aussi simples qu'avant. Certains logiciels commerciaux et des solutions d'archivage supportent déjà la norme. ZUGFeRD ne précise pas comment envoyer les factures. Une plateforme de facturation électronique n'est donc pas indispensable, car les documents PDF/A peuvent être envoyés facilement par courriel. Quoi qu’il en soit, le respect total de la norme par les documents est crucial. Le validateur PDF à 3 hauteurs®️ à partir des outils PDF est recommandé à cet effet.

Depuis le début de 2018, la mise en conformité est devenue encore plus facile en Suisse. Depuis l'abolition de la règle OElDI et l'adoption du principe de la liberté de preuve dans la nouvelle Loi de la taxe sur la valeur ajoutée, les courriels ne doivent plus être signés numériquement pour que les factures PDF émises soient conformes à la TVA. Une tenue comptable adéquate suffit à prouver l'origine et l'intégrité d'une facture. Cela facilite la vie des petites entreprises et des micro-entreprises en particulier.

Néanmoins, les signatures numériques des documents ZUGFeRD resteront importantes. Après tout, seules les factures qui ont été signées numériquement sont étanches à la manipulation et satisfont aux exigences légales pour l'archivage à long terme. PDF/A-3 prend en charge les signatures conformément aux normes ETSI/EN, y compris les PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). PAdES assure la validité à long terme d'un document signé, même si les algorithmes sous-jacents sont cassés. Cela répond même aux exigences de conformité les plus strictes.

Que signifiera ZUGFeRD 2.0 pour l'Europe ?

ZUGFeRD 2.0, ou « Factur-X », est un package multi-profils. Le profil « EN 16931 » remplace le ZUGFeRD 1. Le profil « Confort » et est entièrement conforme à la norme européenne, bien qu’il ne définisse que les éléments fondamentaux d’une facture. Grâce au profil « Étendu », des renseignements supplémentaires peuvent être inclus dans une facture électronique, selon l’industrie, les exigences légales et d’autres facteurs. De plus, deux profils supplémentaires ont été définis pour les petits fournisseurs : « Basic » et « Basic WL ».

ZUGFeRD convient aux organisations de toutes tailles, et « Factur-X » a également une plus grande importance internationale grâce à la conformité de la norme EN 16931. Le profil « EN 16931 » est reconnu par toutes les autorités européennes. Le lien le plus proche existe entre l’Allemagne et la France : les autorités publiques qui sont connectées au portail de facturation électronique « Chorus » acceptent également les autres profils. En outre, à partir de novembre 2018, les factures électroniques deviendront obligatoires en Europe pour les transactions B2G.

Enfin, ZUGFeRD 2.0 est basé sur la norme mondiale « Cross Industry Factures » développée par UN/CEFACT. Cela signifie que ZUGFeRD 2.0 pourrait également s'établir dans le monde entier.

Quelle est la situation mondiale de facturation électronique ?

L'utilisation de la facturation électronique est très différente selon le continent et le pays. Une étude de facturation électronique menée par la société suisse Billentis en 2017 montre un spectre de « leaders » à une extrémité et de « lagards » à l’autre. Selon l’étude, le marché international de la facturation électronique est le plus développé en Scandinavie, en Amérique centrale et en Amérique latine. L'Europe, l'Amérique du Nord et l'Australie représentent la moyenne, alors que les pays asiatiques sont encore en développement.

Les différences entre les régions sont également intéressantes. En Amérique du Nord, les grandes et moyennes entreprises en particulier utilisent des factures électroniques pour optimiser leurs comptes clients et leurs processus de comptabilité. Plus de 15 formats différents avec plus de 40 sous-formats sont utilisés à cette fin, et l'interopérabilité en souffre. Aux États-Unis, le format PDF/A n'est toujours pas particulièrement répandu en dehors de l'industrie pharmaceutique. De plus, une plateforme standardisée de facturation électronique pour les transactions B2G entre entreprises et organismes officiels n'a pas encore dépassé le stade de la planification.

L’Amérique latine a une image complètement différente. Les ministères des Finances de plusieurs pays ont créé des plateformes de facturation électronique dans le but de lutter contre l'évasion fiscale. Les émetteurs de factures et les destinataires doivent envoyer les détails de la facture aux autorités fiscales pour validation.

Singapour en est un exemple. Le gouvernement travaille actuellement à la création d'un cadre de facturation électronique qui permettra aux entreprises d'échanger plus facilement leurs factures afin d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts. Hong Kong, Taïwan et la Corée du Sud montrent également la voie en Asie en ce qui concerne la facturation électronique. Dans certains autres pays asiatiques, cependant, les factures B2B sans papier ne sont pas encore autorisées, ou seulement avec l’approbation spéciale des autorités fiscales.