ZUGFeRD – la nouvelle norme pour les factures électroniques

lisibilité optimale

Les factures papier sont en train de faire partie du passé. De nombreuses autres entreprises émettent désormais leurs factures électroniquement et réduisent ainsi leurs coûts d’impression et d’expédition. Le destinataire peut imprimer les factures électroniques au besoin et les traiter comme une facture papier conventionnelle, ou les intégrer directement dans les processus automatisés de leur logiciel d'entreprise. Comme les factures traditionnelles, les factures électroniques sont également assujetties à certaines obligations de stockage. Cependant, en utilisant une solution d'archivage informatique, ils peuvent être stockés de manière à économiser de l'espace. Si les factures existent déjà en tant que fichiers, il n'est pas nécessaire de passer par le processus non fiable de numérisation des documents papier.

Le meilleur des deux mondes

Un format de fichier qui supporte le traitement manuel et automatisé et l'archivage à long terme doit afficher la facture comme elle le ferait sur du papier et contient des données lisibles par ordinateur. En outre, le processus d'archivage doit s'assurer que les données ne peuvent pas être modifiées rétroactivement. FeRD (le forum pour la facturation électronique en Allemagne) a développé une telle norme en collaboration avec les ministères, Associations et sociétés: ZUGFeRD (Directives des utilisateurs centraux du forum pour la facturation électronique en Allemagne). Il est basé sur la norme internationale PDF/A, conçue spécifiquement pour l'archivage à long terme. PDF/A s'assure que le document archivé s'affiche correctement à long terme.

ZUGFeRD est basé sur PDF/A-3, troisième partie du standard. Cette extension permet d'intégrer des données structurées au format XML dans le fichier PDF/A. Une facture ZUGFeRD consiste donc toujours en un fichier PDF avec des données XML intégrées. Le PDF peut être lu facilement par une personne, tandis que le XML assure une lisibilité optimale de la machine.

Avec sa gamme de produits à 3 hauteurs, le spécialiste PDF Tools AG offre les outils de développement parfaits pour les solutions logicielles ZUGFeRD. Le convertisseur de documents convertit des fichiers de différents formats en documents PDF et PDF/A. Avec le convertisseur PDF vers PDF/A, les fichiers PDF conventionnels peuvent être transformés en documents PDF/A valides.

Facturation électronique pour tous

La spécification du schéma XML et de l'intégration de fichiers a été publiée sous la forme de la norme ZUGFeRD 1.0 fin juin 2014. PDF/A est une norme ISO depuis 2005 et PDF/A-3 depuis 2012. ZUGFeRD tient également compte des normes européennes CII et MUG. En principe, rien ne fait obstacle à ZUGFeRD en tant que format de fichier. Les fondations juridiques sont également en place, du moins en Allemagne: en vertu de la loi sur la simplification fiscale, les factures électroniques sont désormais considérées comme équivalentes aux factures papier. ZUGFeRD convient non seulement aux grandes entreprises, aux PME et au secteur public, mais aussi aux petites entreprises. Les factures conformes à la norme ZUGFeRD peuvent être générées et partagées beaucoup plus facilement que les procédures de facturation électronique existantes. ZUGFeRD ne précise pas comment envoyer les factures. Les documents peuvent être envoyés et reçus par courriel, FTP ou d'autres moyens.