Transformez ces fichiers en pixels!

Passé et (encore) présent

Bien avant l’avènement de la numérisation, les livraisons de courrier ont été ouvertes, triées, estampillées par la date et rejetées dans la boîte aux lettres interne de la personne responsable. Plus tard, cette personne voyait le document, assignait la facture à un compte, par exemple, et l'entrait dans le système comptable. Le document a ensuite été transmis pour signature par le responsable du centre de coûts.

Après approbation, la facture est revenue, le paiement a été exécuté, puis les documents déposés dans un dossier épais, qui se retrouve plus tard dans une archive au sous-sol. Le dépôt des armoires et des dossiers dans les sous-sols a été rempli au plafond, et quand un document a été nécessaire, la recherche dans les étagères, les fichiers et les index a commencé. Le papier est temps et coûteux. Et malheur à tous ceux qui avaient égaré un fichier ou un document! De nombreuses entreprises se fient encore à ces vieilles pratiques – mais intensifient actuellement leurs efforts en vue de la numérisation.

Numérisation lors de la capture ?

La numérisation peut offrir aux entreprises une valeur ajoutée dans un certain nombre de processus. Prenons par exemple le mot à la mode « capture ». Chaque jour, nous sommes submergés de documents, de données, d'e-mails et d'autres informations. Nous recevons des informations pertinentes pour les entreprises ainsi que des informations moins pertinentes par le biais de divers canaux et sous différents formats. Les processus numériques peuvent surveiller, numériser, trier, catégoriser et guider ces données à travers les étapes de traitement appropriées. Le but de la numérisation est d'aider à faciliter les étapes de traitement ultérieures de la meilleure manière possible. Pourtant, les machines et les algorithmes ne peuvent pas nécessairement gérer tous les scénarios.

Pour mettre tout le processus en mouvement, les documents entrants doivent d'abord être scannés et un moteur OCR doit être utilisé pour reconnaître, exportez et liez les informations nécessaires au document. C'est le seul moyen, par exemple, de reconnaître et de lire les factures des fournisseurs dans un large éventail de formats afin de supporter le traitement électronique des paiements.

La reconnaissance optique des caractères (OCR) non seulement accélère le processus de réception des documents jusqu'à l'affectation et le paiement des comptes, mais elle permet également de trouver des documents basés sur la recherche plein texte à tout moment. La copie papier de la facture disparaît dès qu'elle a été numérisée, toutes les données nécessaires ont été conservées, le paiement est approuvé et terminé, et tout ceci est stocké dans les archives électroniques. Cela implique non seulement d'enregistrer, mais aussi de protéger le document en termes d'accès, d'horodatage et de signatures électroniques.

Les endroits mêmes où nous faisons notre travail changent aussi. Cette transformation exige de la flexibilité. De plus en plus d'employés travaillent à domicile, mais ont besoin d'accéder aux documents. Seule la numérisation permet de fournir les informations requises. Comme note latérale, C'est aussi un rêve devenu réalité pour chaque inspecteur de bureau propre qui attend de moins en moins encombré de trouver des bureaux de travailleur. Dans le même but, il y a aussi des processus de documents qui dérapent de l'entreprise. Ici aussi, les documents numérisés sont dans la plupart des cas beaucoup plus rapides, plus sécurisés et plus efficaces.

Mais il y en a plus! Lors des audits, il n'est plus nécessaire de faire glisser des caisses de fichiers du sous-sol vers une salle de réunion pour l'auteur. Au lieu de cela, l'auditeur se voit accorder les droits d'accès correspondants pour visualiser les fichiers et il examine les documents à distance dans les archives numériques. Cela fait gagner beaucoup de temps et de stress pour les deux parties. Si ce scénario n'est pas souhaitable, il est également possible de sauvegarder les documents sur une clé USB sécurisée pour un transfert au vérificateur.

Le papillon numérique

Les canaux d'entrée pour les documents sont aussi divers que la gamme de formats et de qualités. Ce qui peut être capturé est capturé, tant dans le monde analogique que dans le monde numérique. Même à l'ère des factures électroniques, des boutiques en ligne et du commerce électronique, le papier n'est pas encore devenu obsolète: des documents tels que les factures, Les formulaires fiscaux, les rapports de service et les contrats sont encore souvent publiés sous forme papier, envoyés et reçus par courrier désuet.

Pour obtenir le formulaire électronique désiré pour le processus de documentation, les documents papier sont numérisés. Une bonne qualité d'image est essentielle pour assurer un faible taux d'erreur de reconnaissance. Atteindre une bonne qualité d'image à un taux de compression élevé nécessite des niveaux de puissance de traitement que les imprimantes locales multifonctions ne possèdent pas en général. Traditionnellement, un scanner génère une image TIFF ou JPEG pour chaque page. Certains périphériques sont capables de créer directement des fichiers PDF, et les plus récents produisent des fichiers conformes à la norme PDF/A. Cependant, la qualité de ces fichiers varie grandement selon le fournisseur et le logiciel de conversion.

Un serveur de balayage central est recommandé pour résoudre ce problème de qualité. Le service exécute toutes les tâches qui peuvent être déléguées par des stations de numérisation locales. Ce serveur reçoit les fichiers image numérisés analyse les documents et génère un document PDF/A avec toutes les informations de texte et d'image compressées à la bonne taille. Le document peut également être étiqueté avec un tampon temporel ou une signature numérique. Les informations saisies sont maintenant disponibles dans un format standardisé et de haute qualité adapté aux lecteurs humains et pour un traitement automatisé avec des applications informatiques.

En revanche, il y a un contingent de producteurs numériques offrant des formats électroniques avec une qualité PDF inadéquate, entraînant des problèmes inattendus et des coûts associés au traitement des documents. La conversion de PDF ne consiste pas seulement à empaqueter une image dans une « enveloppe » PDF. Le document PDF peut contenir la reconnaissance du texte et du code-barres, les métadonnées intégrées et les signatures numériques.

Un développement technologique rapide signifie que les systèmes déployés aujourd'hui deviennent rapidement obsolètes et doivent être remplacés. Le contenu des documents archivés reste toutefois pertinent. Il devrait donc être possible de le migrer vers les nouveaux systèmes sous une forme non modifiée. La condition préalable à une migration sans perte est un format de document stable qui survit au cycle de vie des systèmes.

De point en bit

En améliorant la fonction de numérisation avec reconnaissance de texte (OCR), vous avez la possibilité d'enrichir tous les documents avec des informations supplémentaires, ce qui a un effet positif sur l'ensemble du processus de documentation. Des documents allant du papier numérisé et des documents électroniques aux courriels et aux pièces jointes peuvent être assignés à des services ou des processus basés sur des attributs textuels, éléments et structure du document.

Le système reconnaît si les documents sont de la correspondance normale, des commandes, des bons de livraison ou des factures, par exemple, et les transmet en fonction de la clé de distribution. Cela contribue grandement aux processus en aval et aux cycles de décision.

En d'autres termes, une bonne reconnaissance de texte avec post-traitement ne supporte pas seulement la capture en tant que telle. Il permet également de structurer plus efficacement la classification et la distribution des documents – y compris le post-traitement et l’amélioration de la vérification et de la finabilité des documents à des fins de conformité. Après l'enrichissement de l'information, OCR permet des recherches par mots-clés, des fonctions de rapport, la compilation de dossiers spécifiques à un sujet et ainsi accélère le temps de réaction et le traitement.

Même si le partage de documents électroniques dans les processus commerciaux est déjà devenu une évidence, la qualité des documents est souvent négligée. Dans les deux cas, un système de contrôle de la qualité des documents entrants est devenu indispensable. Mais avant de mettre en place ce que nous appelons une « porte de qualité », vous devez être clair sur la définition de la qualité. Un grand nombre d'entreprises ont un processus de documents qui fonctionne avec un format principal. Cela simplifie l'ensemble du processus et réduit la jungle de différents formats dans les canaux et facilite par conséquent le contrôle des processus.

Lorsque nous utilisons le format PDF comme format standard, deux types de résultats de qualité : qualité inhérente et qualité dédiée. Le contrôle de la qualité de l'herent est conforme aux spécifications du format de fichier (ISO 32000). Cela est dû au fait que tous les documents étiquetés en PDF ne sont pas en fait un PDF correct – du moins pas dans le formulaire que les entreprises veulent pour continuer à traiter jusqu'à l'archive.

La qualité dédiée se concentre sur les cas d'utilisation, tels que la numérisation, le partage de documents, l'impression et l'archivage, par exemple, si les polices et les couleurs sont optimisées et, si nécessaire, si les fichiers sont conformes à la norme PDF/A pour l'archivage numérique à long terme. Après la capture, une « porte de qualité » est en place pour gérer la validation, la réparation, l'optimisation et la signature numérique et ainsi protéger les documents.

Aussi simple ou étendue que cela puisse être, il est important qu'un processus de document soit bien planifié et testé avant d'être déployé, en ce qui concerne le traitement des documents externes et internes ainsi que leur vérification, leur enrichissement, leur distribution et leur archivage. Cela améliore les temps de réponse, préserve les ressources à tous les niveaux et est nettement plus transparent pour la traçabilité et la conformité.

Summary

Un serveur de numérisation central avec reconnaissance de caractères optiques (OCR) et un portail de qualité en aval sont les clés d'un processus de capture de documents numériques. La reconnaissance du texte permet de canaliser l'information recueillie à partir d'un document, de concevoir les processus de documents de manière efficace et d'assurer une bonne recherche. La porte de qualité garantit une qualité et une sécurité constantes des documents. L'automatisation réduit les sources d'erreur, améliore la qualité du document et économise ainsi du temps et de l’argent – à partir du moment où les documents sont reçus jusqu’à leur archivage à long terme.

Dans un monde de bits et d’octets, nous ne devrions pas non plus oublier le facteur humain, que ce soit en ce qui concerne la convivialité ou la protection des données. Il convient de noter que les logiciels stellaires ne peuvent en soi garantir ni l'acceptation des utilisateurs, ni la transparence en termes de règles et de lignes directrices juridiques. Cela exige un bon concept et une bonne compréhension. La traçabilité n’est pas seulement pertinente pour les fichiers numériques dans une archive; elle est également importante pour les personnes.

La capture n'est pas une magie, mais plutôt la capture, la vérification et l'enrichissement de l'information. Mais vous pouvez obtenir beaucoup de choses en capturant – alors transformez ces fichiers en pixels et dites bonjour à la numérisation.