La Porte de Qualité à l'ère numérique – protège la qualité de vos documents

Les documents qui ne peuvent plus être ouverts, ne sont pas conformes, sont rendus incorrectement, ou sont modifiés par inadvertance en raison d’une protection inadéquate – ce sont tous des problèmes courants auxquels sont aujourd’hui confrontées les entreprises.

La plupart de ces problèmes découlent du fait que les entreprises ne travaillent pas uniquement avec des documents provenant de sources internes : par le biais de relations avec leurs partenaires, clients, organismes publics et autres organisations, ils reçoivent constamment de nouveaux documents qui doivent être traités.

Comment donc garantir l'intégrité, la disponibilité et la validité de ces documents tout au long du cycle de vie ? La Porte de la Qualité PDF est un comptoir d'enregistrement et de check-out pour les documents entrants et sortants au format PDF et PDF/A.

Il garantit la qualité des documents sur la base de trois questions:

• S'agit-il d'un document PDF valide ?

• Est-ce qu'il est conforme à la norme PDF/A-ISO ?

• Est-il conforme aux lignes directrices de l'entreprise?

• Validation initiale: Tous les documents créés en dehors de la société sont analysés et inspectés sur réception (par exemple par e-mail) afin de déterminer s'ils conviennent à un traitement ultérieur. Le système vérifie que le fichier s'affiche correctement et qu'aucune des données qu'il contient n'est corrompue.

• Réparer: La création incorrecte de PDF, la manipulation, les erreurs de transmission de fichiers, les plantages du système et bien d'autres facteurs peuvent corrompre les documents PDF illisibles. Les erreurs de document sont automatiquement identifiées et réparées, et le contenu perdu est récupéré autant que possible. Le contenu préjudiciable et/ou non pertinent, comme la vidéo ou l'audio, est supprimé.

• Optimisation: La résolution, les couleurs et les polices sont optimisées en fonction du document à utiliser (archivage, web/email, print), afin de minimiser la taille du fichier.

• Conversion: Tous les documents qui ont été vérifiés, réparés, optimisés et convertis en format PDF/A-2.

• Signature: Les documents sont signés pour les archives électroniques à long terme conformément à la norme PAdES.

Assurance qualité automatisée et établissement de qualité

L’un des principaux défis de la gestion des records est la normalisation des documents provenant de différentes sources internes et externes. Généralement, l'échange de documents avec les clients et les partenaires a une réglementation très limitée.

Le type et la qualité des documents dans la boîte de réception sont déterminés à l'extérieur et proviennent de diverses sources. Il est nécessaire de valider les documents commerciaux et, le cas échéant, d'appliquer des mesures pour les corriger.

Le processus visant à atteindre une norme de qualité à l'échelle de l'entreprise exige un produit et une technologie appropriés. Les plus efficaces sont les services centralisés qui sont utilisés par différents départements et qui donnent toujours le même niveau de qualité. C'est exactement là où la porte de qualité PDF entre en jeu. Grâce à son architecture modulaire, des configurations individuelles peuvent être appliquées pour chaque processus de l'entreprise.

Le principe principal reste le même : dans un premier temps, il est validé si le document répond aux exigences pour franchir la porte. Dans le cas contraire, la deuxième étape consiste à améliorer le document afin qu'il réponde aux exigences. La gestion des erreurs est définie de façon centralisée - par exemple, si un document est illisible ou qu'une signature électronique est requise, mais qu'elle est manquante ou non valide.

• Créer – Les documents générés en interne à partir du back-office ou d’autres applications ne répondent pas aux exigences de qualité de l’entreprise. Elles sont ensuite traitées en conséquence.

• Capturer – Les documents provenant de la capture multicanale sont standardisés. En une seule étape, une image d'un scanner est convertie en PDF/A, y compris la compression d'image appropriée et le texte OCR. Les courriels, y compris les pièces jointes, sont convertis pour le post-traitement ou l'archivage dans le dossier du client.

• Gérer – Après avoir assemblé des dossiers à partir de sources diverses, les documents sont optimisés pour un traitement ultérieur.

• Délivrance – Les documents sont préparés pour un échange sûr de documents. Le cas échéant, elles sont signées électroniquement et estampillées de temps.

• Conserver – Les documents à archiver sont validés selon les directives d'archivage. La validité de la signature est vérifiée. Si une signature est manquante, une signature d'archivage peut être appliquée.

L'information d'une entreprise est en partie dans la tête de ses employés et en partie dans des documents et autres formes non volatiles. Pour de nombreuses entreprises, les documents commerciaux représentent des éléments fondamentaux de nombreux processus. Par conséquent, la garantie à long terme de la qualité des documents dans la gestion des records au moyen d'un portail de qualité à l'échelle de l'entreprise est d'une importance stratégique.

Les entreprises qui s'intéressent à la transformation numérique en sont bien conscientes. Ils gardent soigneusement la trace du Portable Document Format (PDF), la norme de fait pour l'échange et l'archivage de documents.

Enregistrements, contrats, dossiers, spécifications et bien d'autres - ils sont tous créés numériquement, envoyés et reçus quotidiennement ou sont créés dans un centre de scan. Ils sont traités et éventuellement archivés. Certains d'entre eux sont à nouveau requis plus tard dans le cadre d'une enquête du client, d'une révision, d'une clarification juridique ou d'une vérification.

Grâce à une porte de qualité placée statiquement, les complications indésirables peuvent être évitées. La Porte de la Qualité implémentée précédemment garantit le respect des normes ISO et des principes du niveau de l'entreprise, tels que les directives d'archivage.

Contrairement à cette approche, les entreprises qui traitent les documents plus comme un moyen technique de parvenir à une fin. se retrouvent à plusieurs reprises dans l'une des situations suivantes :

• Disponibilité – Une annexe à un contrat qui a été scanné il y a des années est introuvable. Comme il ne contient ni contenu lisible ni métadonnées, il n'est pas capturé par le service d'indexation.

• Usabilité – Une spécification ancienne mais toujours valide est visuellement déformée ou partiellement illisible parce que les polices d'entreprise ne sont pas intégrées et ont depuis changé. Pire encore, les documents ne peuvent pas être ouverts du tout, parce que le mot de passe a été perdu.

• Intégrité - Un record a apparemment été altéré, puisque certaines pages sont manquantes. Cependant, il n'y a aucun moyen de retracer ou de prouver cela.

• Authenticité - Il est ambigu qui est l’auteur d’un document et qui l’a signé et à quel moment. Toutes ces informations manquantes réduisent la valeur de preuve du document. Le fait de ne pas se livrer à une gestion uniforme et méthodique des documents est coûteux à long terme. Il ne s'agit pas seulement de respecter et de respecter les lois, les règlements, les arrangements par secteur et les lignes directrices des entreprises. Les intérêts immédiats de l'entreprise en vue d'une bonne qualité des données et d'une disponibilité rapide des données sont plus significatifs - aujourd'hui et à l'avenir. Il s'agit d'une condition préalable fondamentale pour réagir au déplacement des besoins du client à l'ère numérique.

Assurance qualité réelle par rapport à la sécurité pseudo

Ensuite, il y a des produits qui sont en plus valides selon la norme ISO 32000 ou certaines parties de celle-ci. Ce sont généralement des produits professionnels et couvrent une gamme de documents relativement large. Mais même ceux-ci, à peu près sans exception, atteignent leurs limites. Cela se produit lorsque des parties erronées de documents doivent être validées, pour lesquelles ISO 32000 fait référence à d'autres spécifications.

Comme cela inclut les polices et les algorithmes de compression des images – deux éléments fondamentaux en PDF, il peut se produire dans n'importe quel document. Les spécifications référencées s'ajoutent rapidement à plusieurs milliers de pages.

La complexité pure et simple entraînerait un processus de validation à un niveau différent de grandeur. Il suivrait l'esprit et le but de PDF/A de valider également ces parties car un document avec une police corrompue incorporée peut avoir de graves défauts visuels. Cependant, pour des raisons économiques et de faisabilité, la norme PDF/A n'exige pas explicitement la validation des spécifications référencées. En conséquence, les fabricants envisagent à peine de faire un effort supplémentaire.

Et puis, il y a la porte de qualité PDF par PDF Tools AG. Il va plus loin et valide tous les aspects d'un document PDF/A. La porte de qualité PDF implémente la vraie idée de PDF/A. Il valide en format PDF/A, PDF et toutes les spécifications rendues pertinentes. Il va même un peu plus loin et permet de faire respecter les exigences sur mesure. Les exemples sont une liste exhaustive de polices autorisées ou de types de pièces jointes autorisées (PDF/A-2 ne permet que les pièces jointes PDF/A, PDF/A-3 autorisent toutes les pièces jointes). Cela permet une mise en œuvre précise des exigences spécifiques aux entreprises, aux processus ou aux secteurs et en même temps de satisfaire aux normes internationales.

Le Portable Document Format a été publié pour la première fois en 1993. A partir de là, l'idée initiale d'un morceau de papier numérique simple et indépendant de la plate-forme s'est développée davantage. Elle a rapidement offert une large gamme de possibilités et répond aux exigences de différents secteurs.

En raison de la profondeur du format lui-même et de la diversité des producteurs de logiciels, des documents innombrables ont été créés, qui ne correspondaient plus à l'idée initiale de PDF. De nombreux documents ne convenaient plus aux processus commerciaux normalisés en raison de leur contenu ou de leur qualité. Cela était particulièrement vrai pour l'archivage. Le besoin de meilleure qualité a été reconnu et couvert par PDF/A. Une norme ISO a été créée pour le PDF afin d'éviter des contenus ou des dépendances dynamiques ou malveillants provenant de ressources externes.

PDF/A est un sous-ensemble de PDF, ou plus précisément PDF/A-1 (ISO 19005-1) est basé sur PDF-1. et PDF/A-2 (ISO 19005-2) est basé sur PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A décrit le delta de quelle partie du standard PDF est requise (par ex. les polices doivent être intégrées) et ce qui n'est pas autorisé (par exemple, la compression LZW (GIF) ne doit pas être utilisée). La spécification PDF/A-2 n'est que de 38 pages. Par contre, les spécifications ISO 32000-1 et PDF1.4 sont proches de 1000 pages.

Différents produits valident la qualité du document à différents niveaux de profondeur. Malheureusement, de nombreux propriétaires et propriétaires de documents en ont pris conscience et ses conséquences trop tard. La majorité des produits PDF/A, notamment en ce qui concerne la validation, ne couvrent que les 38 pages de l'aspect PDF/A. Il en résulte de courtes périodes de marche vers le marché des produits. À première vue, ces produits semblent répondre à ses besoins à des prix très compétitifs. Cependant, toute évaluation approfondie des produits la retirera de la liste abrégée.