Processus PDF Business

Courrier entrant (Capture)

La numérisation a radicalement modifié les processus de courrier entrant. Le temps de traitement et de réponse peut être réduit de manière significative malgré l'énorme augmentation des formes et des formats possibles qui se trouvent dans la boîte de réception. De nombreuses entreprises ont à ce jour utilisé le format TIFF. Cependant, cela présente de nombreux inconvénients par rapport à PDF et PDF/A. Les formats PDF sont en mesure d'enregistrer des métadonnées (mots-clés, indices), le texte contenu dans le document et beaucoup plus directement dans le document en tant qu'unité. Et il y a aussi des solutions pour le flot croissant de courriels. Aujourd'hui, Nous pouvons convertir un e-mail et ses pièces jointes en un seul PDF (ou un TIFF si besoin est) afin que tous les documents au sein de l'entreprise aient un format standardisé pour un traitement ultérieur.

Scénario du processus

• Numérisation du courrier entrant dans le but de normaliser le traitement électronique dans les processus métiers / processus de flux de travail

• Vérification du courrier entrant, par exemple en ce qui concerne le respect de la conformité au format, des directives pour les fournisseurs, etc.

• Archivage direct du courrier entrant dans son "état original", par exemple pour des raisons légales

Le rôle de PDF et PDF/A

• Utilisation de PDF ou PDF/A en format standard - toutes les informations relatives au document sont stockées dans le PDF

• Conversion des documents numérisés en PDF

• Conversion de documents numériques (MS Office, etc.) en PDF

• Conversion des e-mails avec des pièces jointes en PDF (ou TIFF)

• Stockage des mots clés, des indices, des notes de traitement et similaires directement dans le PDF, peut-être extrait directement du document

• Option pour la recherche en texte intégral grâce à l'intégration de textes de document dans le PDF basée sur le processus OCR pour les sources analogiques

• Application des signatures numériques au document PDF comme preuve d'intégrité, d'authenticité du document et du moment où la signature a été appliquée

Créer et traiter (gérer)

Administration des documents, génération et traitement

Le modèle ECM utilise le terme "Manage" pour désigner l'administration, la création et le traitement d'informations et de documents dans l'entreprise. Du point de vue organisationnel, cela concerne les domaines où les documents sont créés ou traités : back-office, bureau des ventes, traitement des dossiers, facturation, comptabilité, bureau de conception et similaires. La plupart des grandes entreprises utilisent des systèmes ERP et de flux de travail basés sur le transfert de documents électroniques. Le format PDF a depuis longtemps prévalu en tant que format à cette fin, en particulier parce qu'il permet l'application directe d'annotation et de filigranes au document et permet d'enregistrer des informations sous forme de métadonnées dans le document, pour ne mentionner que deux avantages.

Scénario du processus

• Traitement électronique des documents aux fins de la gestion des affaires (documents de livraison, factures entrantes, rapports d'inspection des fournisseurs, correspondance entrante, formulaires de réclamations, etc.)

• Création de documents pour la communication externe (correspondance client, factures, etc.)

• Création de documents à usage interne (dessins de conception, rapports d'inspection, documents de production, notices en général)

Le rôle de PDF et PDF/A

• Application des annotations et filigranes aux documents PDF comme preuve des étapes du processus ; application des notes pour le traitement en aval (cycle de vie du document)

• Signature de PDF numérique en tant que dossier de processeurs internes

• Extraction de texte pour une utilisation dans les systèmes internes, pour l'indexation ou pour un traitement ultérieur ou pour empêcher le traitement des doublons

• Veiller à ce que certaines informations ne soient accessibles qu'à certaines personnes

• Création de PDFs à partir de sources numériques telles que les documents MS Office, les e-mails, les dessins de CAO, etc., par exemple en préparation à l'envoi

• Affichage de PDFs dans l'application de l'entreprise ou dans des environnements sécurisés, y compris des annotations, des filigranes, des signatures numériques, des textes alternatifs, etc.

Courrier sortant (Livrer)

Le courrier sortant implique souvent la distribution physique ou électronique de documents. Le terme « gestion de sortie » est souvent utilisé pour décrire le processus. L'objectif est de préparer les documents rédigés au sein de l'entreprise pour la distribution électronique ou physique et de concevoir ces processus de manière efficace et sans aucun changement de format. Le PDF joue à nouveau un rôle important, surtout parce que PDF est un format très flexible qui peut intégrer des métadonnées dans le document (les métadonnées sont invisibles dans l'apparence visuelle du document).

Scénario du processus

• Création dynamique de documents (personnalisés) à partir de bases de données

• Génération de flux de données d'impression à partir de diverses sources

• Contrôler le processus d'impression via des fichiers de contrôle

• Diffusion électronique de documents, par exemple par e-mail ou via le web.

Le rôle de PDF et PDF/A

• "Assemblage" des documents PDF et la personnalisation à partir des sources de la base de données

• Création de PDFs à partir de systèmes ERP, par exemple pour la facturation électronique, y compris l'intégration des données Edifact dans les métadonnées du PDF

• « Finalisation » des documents PDF en appliquant des éléments d'identité d'entreprise « personnalisés » tels que les logos, etc.

• Inclure les données de contrôle d'impression dans le PDF sous forme de métadonnées

• Convertir les PDFs en langues d'impression et imprimer les flux de données (PCL, Postscript, AFP, etc.)

• Créer des PDFs à partir de fichiers Office et les envoyer électroniquement par courriel, télécopieur, etc.

• Fusion de documents numériques et PDF pour former un seul document (par exemple, correspondance personnalisée et conditions générales)

Archivage (Preserve)

Le processus d'archivage est d'une importance capitale dans des secteurs fortement réglementés tels que l'industrie pharmaceutique. la technologie médicale, l'approvisionnement énergétique, l'industrie des transports et d'autres secteurs similaires. L'existence de la société pourrait être menacée dans des cas extrêmes si les documents requis dans un litige juridique ne peuvent être fournis à temps ou si leur authenticité n'est pas garantie. La conformité et la gestion des dossiers revêtent toutefois une importance capitale dans chaque entreprise et dans chaque administration publique. PDF/A reflète la création d'une norme ISO qui répond parfaitement aux exigences actuelles d'archivage électronique.

Scénario de processus d'archivage

• Archivage juridiquement correct de tous les documents sous forme électronique

• Accès rapide aux informations archivées via des indices, mots-clés et recherche en texte intégral

• Création de scénarios concernant l'efficacité de l'archivage et la sauvegarde de l'accès futur à l'information

Le rôle de PDF et PDF/A

• Utilisation de PDF/A comme format standard pour l'archivage de tous les documents au sein de l'entreprise (réduisant la dépendance vis-à-vis des systèmes et fournisseurs propriétaires)

• Conversion de tous les documents d'entreprise en PDF/A (documents numérisés, images, MS Office, e-mails, sites web, PDFs existants et bien plus encore)

• Intégration de toutes les informations liées au document en tant que métadonnées et texte Unicode dans le PDF, e. . - via OCR, extraction de texte ou saisie d’informations dans les métadonnées à partir de bases de données externes

• La signature numérique des documents comme preuve d'intégrité du document et le moment où la signature a été appliquée

• Signature numérique des archives entières avant l'expiration du certificat

• Assurance que seuls les documents conformes au format PDF/A entrent dans l'archive (fonction de gardien)

• Archivage des documents entrants (y compris une vérification de conformité PDF/A)