Loi de Murphy - de la capture à l'archivage

Cinq ans après la conclusion d'un contrat avec vous, un partenaire conteste certaines factures, ce qui signifie que vous devez regarder à travers différents enregistrements et tracer les événements sur une certaine période. Votre service comptable a traité et enregistré toutes les factures des cinq années précédentes. Le responsable associé a conservé tous les courriels contenant des détails sur des accords supplémentaires et des cas spécifiques – mais il a quitté la société il y a des mois. Les prototypes et les certificats d'acceptation sont conservés dans le service de production, de même que les rapports d'essai et les bons de livraison. Les devis et les commandes ont été traités par le service des ventes. Dans quelle mesure êtes-vous bien préparé à un tel scénario?

Malgré la transformation numérique, l’industrie 4.0 et d’autres mots à la mode qui font actuellement les tours dans la zone de processus de l’entreprise, le papier est toujours courant. De plus en plus de processus de communication et d'échange de documents sont numérisés et les frontières visibles disparaissent. Les informations provenant de différentes sources doivent être recueillies, qualifiées, traitées et stockées. Par conséquent, il devient de plus en plus important que tous les départements de l'entreprise aient mis en place des processus de documents clairement définis et efficaces. Lorsqu'il s'agit de créer une archive numérique, il n'y a pas de formule parfaite. Le droit dépendra des circonstances de l'entreprise, des réglementations spécifiques à l'industrie. des certifications telles que l'ISO, la faisabilité technique et financière et une série d'autres facteurs.

L'expérience a montré que les services centraux tels qu'un serveur de numérisation ou un convertisseur de documents à l'échelle de l'entreprise peuvent accélérer et simplifier les processus. L'automatisation permet de minimiser les sources d'erreurs et d'améliorer la qualité des documents, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent.

Serveur de scan central

Un serveur central d'analyse est un service qui convertit les fichiers localement scannés et les fichiers d'index associés en format de fichier PDF/A standardisé au sein d'une entreprise. Il effectue toutes les tâches qui peuvent lui être déléguées par des stations de balayage locales. La solution est particulièrement adaptée aux phases de traitement qui ne nécessitent aucune interaction avec l'utilisateur ou qui nuisent à l'efficacité de la station de numérisation locale avec des fonctions intensives de CPU, telles que la ROC et la compression.

Un processus de numérisation bien conçu numérise les documents dès que le courrier arrive, ce qui permet un flux de documents sans papier à partir de ce moment-là. Cela implique la numérisation, l'indexation et la compression des documents papier pour créer des documents électroniques. La reconnaissance du texte et du code-barres, qui comprend l'ajout de métadonnées et d'une signature numérique, confirme la validité des documents électroniques et permet une recherche électronique. Les zones typiques de l'application pour un serveur de scan incluent :

• Prise en main : Archivage électronique des documents papier.

• Capture de télécopieurs: Archivage électronique de toutes les transactions par télécopieur.

• Migration des archives : Migration des archives papier vers une archive électronique.

• Web/Mobile Capture: Utilisation du service central dans les applications client/serveur via un service web.

• Intégration d'applications d'entreprise : Utilisation du service central pour la création de documents PDF/A via une interface de programmation (API) à partir d'applications spécialisées.

Conversion centralisée

En plus des documents numérisés, les documents "nés numériques" affluent également dans les processus d'une entreprise dans un large éventail de formats, depuis les documents Office et les courriels (y compris les pièces jointes), en passant par les pages Web HTML et les dessins CAO. De plus, les documents entrants provenant de sources externes doivent être validés, réparés, optimisé et préservé afin de garantir la qualité et un standard uniforme dans les archives de l’entreprise.

Un service de conversion de documents facilite l'ajout de tous les documents entrants et sortants au système en tant que fichiers PDF/A dans le but de stocker des informations sur les processus métiers. Cela peut également inclure l'archivage du trafic de courrier électronique (y compris les pièces jointes) entre la société et ses partenaires commerciaux. Une autre option efficace est d'utiliser un service web ou une interface de programmation (API) pour créer des documents PDF(/A) directement à partir d'applications spécialisées. Le convertisseur de documents permet également de migrer les archives créées dans un format ancien ou propriétaire. Les aspects techniques suivants sont importants pour les services du serveur central : haute qualité, conformité ISO et fidélité à l'image lors de la conversion de documents, robustesse et opération manuelle une capacité de mise en œuvre élevée, une évolutivité des performances, des interfaces pour l’intégration des applications et une extensibilité pour des formats de fichiers et des fonctions supplémentaires.

Archiver au format standard

Lors de la conception de solutions d'archivage, Il est important de garder à l'esprit que les systèmes existants deviennent obsolètes et doivent être remplacés en raison des progrès technologiques rapides. Le contenu des documents archivés reste toutefois pertinent. Il devrait donc être possible de le migrer entièrement vers les nouveaux systèmes sous une forme non modifiée. La condition préalable à une migration sans perte est un format de document stable qui survit au cycle de vie des systèmes. Au fil des ans, PDF/A s'est imposé sur le marché comme un format de fichier standardisé pour l'archivage à long terme. Avoir une solution centrale de conversion PDF/A pour les documents numérisés et numérisés vaut la peine pour assurer la qualité de conversion et la validation. Il évite également le besoin de déploiements complexes vers des postes de travail et permet de gérer et de maintenir tout ce qui est centralisé. Des formats de documents intelligents tels que la norme ISO pour PDF/A facilitent considérablement la conformité de l'audit au sein de l'entreprise.

Signé, scellé, livré

Les signatures électroniques jouent un rôle important dans l'archivage, car elles protègent l'intégrité d'un document en veillant à ce que tout changement puisse être suivi. Cela augmente la valeur probative du document dans les procédures judiciaires. La signature numérique prouve également qu'un document est authentique, ce qui permet d'identifier des personnes physiques et morales. Si les exigences du formulaire législatif sont respectées, une signature électronique est également un substitut valide pour une signature manuscrite. Ni la signature électronique ni le format du document ne peuvent empêcher que l'apparence ou le contenu des documents numériques ne soient modifiés avec les aides techniques appropriées. Cependant, avec une signature numérique, les changements peuvent toujours être identifiés et tracés. Pour toute entreprise, avoir les bonnes informations disponibles au bon moment et au bon endroit est à la fois un défi et un facteur concurrentiel. Cependant, la numérisation et la saisie de documents ne suffisent pas à eux seuls pour garantir la sécurité juridique et pour créer des archives numériques pratiques à long terme. Une gestion prudente des informations relatives aux entreprises nécessite une préparation sérieuse afin de parvenir à un équilibre optimal entre les coûts et les risques. Les serveurs de numérisation centrale et les convertisseurs de documents peuvent supporter le processus de documentation. Avec les règles, processus, structures et outils correspondants, en place, être en mesure de créer un fichier spécifique à un cas à partir de l’archive numérique à long terme n’est pas seulement un vœu pieux – et il n’est plus nécessaire de craindre Murphy.