Plan principal pour la mémoire d'entreprise numérique

Les entreprises sont particulièrement touchées par ce phénomène parce qu'elles doivent suivre le rythme de la transformation numérique - ou, idéalement, rester en avance sur elle. Dans de nombreuses industries, c'est d'une importance vitale et non pour la discussion. Examinons le flux de documents. Plus spécifiquement, les entreprises envoient et reçoivent des signaux de nombreuses sources différentes. Les « synapses » doivent identifier, accepter, catégoriser puis enregistrer ou ignorer ces signaux selon leur pertinence. Mais comment une entreprise peut-elle s'assurer que l'information pertinente à l'entreprise est identifiée et traitée correctement? En d’autres termes, comment l’intégrité, la disponibilité, l’utilisabilité et l’authenticité sont-elles garanties? Qu’est-ce qui doit être pris en compte pour s’assurer que la « mémoire » numérique ne se déclenche pas ?

P – POLITIQUES; règles et règlements

Dans le monde analogique, il existe déjà de nombreuses lois et réglementations commerciales. De nouvelles mises à jour ont été ajoutées en cours de numérisation. Il est absolument essentiel d'analyser les exigences auxquelles une entreprise doit se conformer, en fonction de sa forme juridique ou de son industrie. La prise de mesures appropriées peut favoriser la conformité dans le processus de documentation et dans les archives numériques à long terme.

L'objectif est d'être en mesure de suivre toutes les lois, règlements et règles qu'une entreprise doit respecter. Une analyse approfondie fournit un aperçu, révèle un potentiel d'optimisation et, en fin de compte, garantit la sécurité juridique en cas de litige.

Analyser les éléments suivants

• Les lois applicables qui vous concernent

• Règles et procédures spécifiques à l'industrie

• Directives et risques de l'entreprise

• Condition contractuelle contraignante

Sur la base de l'analyse, préparez :

• Inventaire : Quelles règles s'appliquent à votre entreprise et peuvent être observées dans le processus de documentation?

• Directives: Comment traiter les documents? (Diligence quotidienne)

• Cadres d'audit : Comment se vérifie le respect des directives ? (Intervalle et responsabilité pour les audits)

O – ORIGIN; sources, formats et canaux

Des informations pertinentes pour les entreprises sont générées, traitées et distribuées dans toute une série d'environnements différents. D'où viennent ces informations et de quel type s'agit-il? Une entreprise peut contrôler la qualité et les processus de ses documents. Les documents reçus de sources externes peuvent toutefois ne pas nécessairement être conformes aux normes de qualité attendues.

L'objectif est de suivre et de contrôler l'origine, la forme et les chemins que prennent les documents. Prendre un inventaire de toutes les sources, formats et canaux aide à les consolider et à effectuer ensuite les tâches de nettoyage appropriées.

Analyser toutes les sources du document:

• Sources :

  • Numérique et analogique

  • Documents internes

  • Documents provenant de sources externes (fournisseurs, clients, partenaires, etc.)

• Formats :

  • Format de fichier et documents analogiques

  • Structure, qualité, lisibilité, versionnage

• Canaux :

  • Poste, fax

  • E-mail, nuage (par exemple Dropbox)

Sur la base de l'analyse, préparez :

• Procédures de nettoyage de la variété de documents

• Directives pour les sources, les formats et les canaux

C – CAPTURE; saisie et traitement du contenu

Les documents externes se trouvent dans la boîte de réception et dans une archive temporaire. Pour s'assurer que les documents entrants s'intègrent bien dans le processus de documentation, il faut d'abord les vérifier et les approuver.

La mise en place d'une procédure de traitement des documents entrants garantit qu'ils sont validés, classés et réparés. En enrichissant les documents avec des métadonnées et une reconnaissance du texte, les documents sont ensuite consultables et peuvent être localisés.

Procédure

Définition de règles pour le traitement des documents entrants, y compris en ce qui concerne :

• Validation/contrôle qualité

• Reconnaissance optique des caractères (OCR)

• Conversion en formats standards

• Classification et canalisation des documents

R – AUTOMATION; flux de travail et responsabilités

Une fois qu'un document est reconnu, lu et classifié, il y a un processus prédéfini qui assigne les documents aux domaines responsables.

L'objectif d'un flux de travail de bout en bout est d'atteindre des responsabilités clairement définies, la traçabilité, la sécurité et la protection des données. L'automatisation fluide permet de transmettre efficacement des documents sans aucune intervention manuelle, en veillant à ce qu'ils ne se perdent pas dans le processus.

Procédure

Définissez les éléments suivants :

• Flux de travail

• Droits d'accès et d'édition

• Création du système organisationnel et des enregistrements

R – REVISION / REVIEW ; revue, surveillance et révision

Pour assurer un fonctionnement harmonieux, il devrait y avoir des vérifications régulières afin de s'assurer que le processus de documentation est respecté et conduit au résultat souhaité. Cela permet de découvrir des lacunes, des fuites et des erreurs. Cela peut entraîner une correction, voire le développement de nouvelles exigences et de nouveaux processus.

Procédure

Définissez les éléments suivants :

• Journal des erreurs

• Gestion des erreurs

Vous devriez répondre aux questions suivantes :

• Où des erreurs se produisent-elles ? Comment les erreurs sont-elles gérées ?

• Quelles informations sont absolument obligatoires ? Que se passe-t-il lorsqu'il y a des omissions? Combien est autorisé à être omis ? Quels sont les éléments absolument essentiels ?

• Y a-t-il des exceptions? Si oui, comment sont-ils traités?

• Faut-il intégrer de nouvelles exigences dans le système? Par exemple, audits de système et de processus (intervalle, responsabilité, processus d'audit)

A – ARCHIVE; conservation, archivage

La conformité, la sécurité juridique, la possibilité de rechercher et la lisibilité sont très importantes pour les documents, en particulier si tous les documents relatifs à l'entreprise ont été stockés dans des archives numériques à long terme. Cela garantit que des preuves solides sont disponibles pour résoudre tout conflit.

Procédure

Définissez les éléments suivants :

• Validation/vérification des documents à ajouter à l'archive

• Gestion des fichiers (autorisations de structure/d'accès)

• Archivage des lignes directrices (planification de la rétention/périodes et élimination finale)

• Audits des archives (vérifie si les directives d'archivage sont respectées)

C – COMMUNICATION; expérience utilisateur, acceptation

L’acceptation des nouvelles technologies et des nouveaux processus détermine la rapidité avec laquelle elles seront intégrées dans la routine quotidienne des affaires d’une entreprise. Les utilisateurs doivent reconnaître que le nouveau système facilite leur travail. L'interface et l'expérience utilisateur ainsi que des processus transparents sont importants à cet égard. Les processus ne peuvent être introduits avec succès que s'ils sont faciles à mettre en œuvre.

Procédure

Des mesures sont prises à l'adresse :

• Fourniture de ressources/outils (portails, appareils)

• Opération, documentation (manuel d'utilisation, lignes directrices)

• Communications internes/externes

• Service d’assistance/support, formation

Summary

Pour réussir à organiser la mémoire numérique d’une entreprise, il est important d’évaluer l’état ACTUAL et TARGET avant de commencer cette aventure. La procédure décrite dans le plan POCARAC qui vient d'être décrit permet de se concentrer sur les étapes individuelles, sans perdre de vue la situation globale. Des exigences individuelles peuvent être ajoutées si nécessaire.

Les raccourcis sont mieux évités – une préparation prudente est la clé de tout projet réussi. Les erreurs peuvent aider à identifier ce qui ne fonctionne pas – mais elles peuvent aussi être coûteuses. Le soutien des bons experts est donc précieux, notamment en ce qui concerne les aspects juridiques. Le risque devrait être analysé à l'avance. Combien de précautions sont sensées ? Où les dommages potentiels seraient-ils moins chers que les coûts de mise en œuvre d'une solution?

Une fois que les faits ont été recueillis et qu'une procédure a été présentée, l'étape suivante consiste à sélectionner les moyens techniques pour vous soutenir. Qu'est-ce qui peut être intégré dans la structure existante? Dans quelle mesure le système est-il évolutif et fiable? Saura-t-elle répondre aux exigences actuelles et aux nouvelles exigences qui pourraient émerger à l’avenir?

Elle ne se limite pas à des processus et des systèmes sophistiqués ; la réussite dépend fortement du facteur humain. La communication proactive et le partage des connaissances sont importants si nous voulons que toutes les personnes impliquées dans le projet fassent leur part et promeuvent une culture innovante de rétroaction. L'activation des synapses entre les employés et les partenaires externes aide à promouvoir l'acceptation, permettant à une entreprise de se rapprocher d'un pas de plus vers la réalisation de son objectif d'une mémoire numérique fonctionnelle.