Processus de documents à l'ère numérique

La numérisation est maintenant un processus reconnu et devient de plus en plus visible dans notre vie quotidienne. Le flot de papier est en baisse, les fichiers suspendus et les dossiers sont presque rétro, et pratiquement personne ne peut imaginer une journée passée sans Internet.

Et maintenant, les dossiers de documents font un pas de plus vers le numérique. Une fois par fois de grandes salles climatisées avec des planchers d'accès et toutes sortes d'aménagements spéciaux étaient nécessaires pour que les cadres principaux fonctionnent de manière transparente – des cadres principaux qui ont ensuite cédé la place à des solutions plus compactes, qui sont à présent remplacés par le nuage. Maintenant, l'archive papier est également en train de se réduire.

Les archives numériques à long terme gagnent du terrain : les processus de documents sont de plus en plus automatisés et la proportion d'informations numériques est beaucoup plus élevée que celle sur papier. La croissance de l'information, la réglementation la concernant et les exigences techniques pour la mise en œuvre d'une archive numérique posent des défis à tous, des individus aux organisations, aux entreprises, aux autorités et aux gouvernements. Des projets de numérisation naissent partout, de l'e-banque et de l'e-gouvernement aux dossiers des patients électroniques.

La plupart d'entre eux servent à démystifier la numérisation. Malgré une grande puissance de traitement, une capacité de stockage accrue et un large éventail de logiciels, il y a encore beaucoup de facteurs qui peuvent faire dérailler les plans les mieux pondus – le monde numérique n’est pas une oie de ponte dorée !

Dans un monde de bits et d’octets, nous ne devrions pas non plus oublier le facteur humain, que ce soit en ce qui concerne la convivialité ou la protection des données. Des systèmes technologiquement performants ne peuvent garantir l'acceptation ou la transparence des utilisateurs en ce qui concerne les règlements et les lignes directrices juridiques. La traçabilité n’est pas seulement pertinente pour les dossiers numériques dans une archive; elle est également importante pour les personnes.

Analyse – conversion – stockage

Un processus de numérisation bien conçu numérise les documents dès que le courrier arrive, ce qui permet un flux de documents sans papier à partir de ce moment-là. Cela minimise les sources d'erreurs, augmente la qualité du document et permet de gagner du temps et de l'argent. Le processus consiste à numériser, indexer et compresser les documents papier pour créer des documents électroniques. La reconnaissance du texte et du code-barres, qui comprend l'ajout de métadonnées et d'une signature numérique, confirme la validité des documents électroniques et permet une recherche électronique.

Un serveur central d'analyse est un service qui convertit les fichiers localement scannés et les fichiers d'index associés en format de fichier PDF/A standardisé au sein d'une entreprise. Il effectue toutes les tâches qui peuvent lui être déléguées par des stations de balayage locales. La solution est particulièrement adaptée aux phases de traitement qui ne nécessitent aucune interaction avec l'utilisateur ou qui nuisent à l'efficacité des stations de numérisation locales avec des fonctions intensives de CPU, telles que la ROC et la compression.

Les zones typiques de l'application pour un serveur de scan incluent :

• Prise en main : Archivage électronique des documents papier.

• Capture de télécopieurs: Archivage électronique de toutes les transactions par télécopieur.

• Migration des archives : Migration des archives papier vers une archive électronique.

• Web/Mobile Capture: Utilisation du service central dans les applications client/serveur via un service web.

• Intégration d'applications d'entreprise : Utilisation du service central pour la création de documents PDF/A via une interface de programmation (API) à partir d'applications spécialisées.

En plus des documents numérisés, les documents de naissance numérique affluent également dans les processus d'une entreprise dans un large éventail de formats, à partir de documents Office et de courriels (y compris les pièces jointes), à travers les pages Web HTML et les dessins de CAO. De plus, les documents entrants provenant de sources externes doivent être validés, réparés, optimisé et préservé afin de garantir la qualité et un standard uniforme dans les archives de l’entreprise.

Un service de conversion de documents facilite la saisie de tous les documents entrants et sortants en fichiers PDF/A dans le but de stocker des informations sur les processus métiers. Cela peut également inclure l'archivage du trafic de courrier électronique (y compris les pièces jointes) entre la société et ses partenaires commerciaux. Une autre option efficace est d'utiliser un service web ou une interface de programmation (API) pour créer des documents PDF(/A) directement à partir d'applications spécialisées. Le convertisseur de documents simplifie également la migration des archives créées dans un format ancien ou propriétaire.

Les aspects techniques suivants sont importants pour les deux services de serveurs centraux:

• haute qualité, conformité ISO et fidélité à l'image lors de la conversion de documents

• robuste et pratique

• capacité de mise en puissance haute vitesse

• évolutivité des performances

• interfaces pour l'intégration de l'application

• extensibilité pour les formats de fichiers et fonctions supplémentaires

Un développement technologique rapide signifie que les systèmes déployés aujourd'hui deviennent rapidement obsolètes et doivent être remplacés. Le contenu des documents archivés reste toutefois pertinent. Il devrait donc être possible de le migrer vers les nouveaux systèmes sous une forme non modifiée. La condition préalable à une migration sans perte est un format de document stable qui survit au cycle de vie des systèmes. Au fil des ans, PDF/A s'est imposé sur le marché comme un format de fichier standardisé pour l'archivage à long terme.

Avoir une solution centrale de conversion PDF/A pour les documents numérisés et numérisés vaut la peine pour assurer la qualité de conversion et la validation. Il évite également le besoin de déploiements complexes vers des postes de travail et permet de gérer et de maintenir tout ce qui est centralisé. Des formats de documents intelligents tels que la norme ISO pour PDF/A facilitent considérablement la conformité de l'audit au sein de l'entreprise.

La signature numérique prouve également qu'un document est authentique, ce qui permet d'identifier des personnes physiques et morales. Ni la signature électronique ni le format du document ne peuvent empêcher que l'apparence ou le contenu des documents numériques ne soient modifiés avec les aides techniques appropriées. Avec une signature numérique, les changements peuvent toujours être identifiés et tracés.

Utilisation d'une archive numérique à long terme

• Stockage normalisé (logique, format)

• Processus automatisés, moins d'erreurs

• Recherche facile/accès rapide

• Création de dossiers par extraction et récapitulation individuelle des contenus

• Économise idéalement des ressources (espace, temps, argent)

• Echelle selon les exigences

Summary

Une archive numérique à long terme offre de nombreux avantages par rapport à une version papier. Néanmoins, les entreprises et les organisations devraient consacrer suffisamment de temps à la préparation avant la mise en œuvre. Numériser et capturer des documents à eux seuls ne suffit pas pour garantir la sécurité juridique et une archivage numérique pratique à long terme. Plus on est conscient des variables qui peuvent devenir des obstacles, mieux on peut conserver les ressources pendant l'implémentation.

Chaque industrie a des exigences et des paramètres juridiques différents; chaque organisme présente différents défis, risques et opportunités lors de sa mise en œuvre. Et il faut garder à l'esprit le facteur humain tout au long du processus de numérisation. Une solution brillante ne garantit pas la convivialité ou l'acceptation de l'utilisateur – ou l'utilisation appropriée et la diligence raisonnable.

Il faut prêter attention aux réglementations pertinentes en matière de protection des données dans chaque secteur d'activité ; par exemple, en ce qui concerne les dossiers des patients dans le secteur des soins de santé ou l'administration des déclarations de revenus.