Les avertissements lors de l'assemblage des documents PDF/A

Un document assemblé peut être un document de transaction brut provenant d'un système de planification des ressources de l'entreprise. Habituellement, elle est enrichie d'éléments d'identité de l'entreprise et complétée par de la publicité en espace blanc avant d'être envoyée au client. Ou, il pourrait s'agir d'une documentation FDA très complexe pour un processus de développement et d'approbation de médicaments contenant des milliers de pages de rapports de laboratoire, études cliniques et autres.

Quel que soit le but d'un document assemblé, le défi commun est de créer un document ou un ensemble de documents avec une apparence cohérente de toutes ses parties. Il devrait sembler qu'il a été créé par une seule application. Pour cela, la plupart des systèmes de gestion de sortie utilisent des boîtes à outils d'assemblage de documents qui offrent généralement les fonctions suivantes :

• Fusionner des documents à partir de plusieurs sources

• Insérer des pages vides (pour l'impression duplex)

• Insérer des pages qui sont créées à la volée (table des matières, etc.)

• Supprimer les pages inutiles

• Trier les pages dans n'importe quel ordre (livret, ordre inverse, etc.)

• Faire pivoter les pages (portrait, paysage)

• Mettre à l'échelle d'une page (rétrécissement de A3 à A4, conversion de la lettre à la lettre A4, etc.)

• Recadrer une page (rendre les repères d'enregistrement et de rognage invisibles)

• Ajouter des surcouches et des sous-couches de page (identité de l'entreprise)

• Organiser plusieurs pages sur une seule feuille (2-up, 4-up, 6up, etc.)

• Ajouter du contenu à une page telle que les marques OMR, le code à barres, la pagination, les filigranes, etc.

• Ajouter des métadonnées XMP au document

• Définir le profil de couleur d'intention de sortie du document

• Supprimer les fonctionnalités inutiles telles que les destinations nommées, le marquage, etc.

De plus, puisque le document assemblé est envoyé à un client ou à un autre partenaire commercial, il doit être archivé et donc conforme à la norme PDF/A.

En général, il y a deux façons de rendre un document assemblé conforme à PDF/A : 

• Assemblez les documents tout en ne tenant pas compte de leur conformité PDF/A dans une première étape, puis convertissez le résultat en un document PDF/A en une seconde étape.

• Assembler le document à partir de sources qui sont déjà conformes à PDF/A, créer un nouveau contenu conforme et traiter toutes les parties de telle sorte que la conformité PDF/A est maintenue.

La première pourrait être plus facile à mettre en œuvre car elle impose moins d'exigences à la qualité des documents source. Toutefois, dans les applications à haut rendement et à volume élevé, la deuxième approche pourrait être la seule solution réalisable.

L'un des principaux défis à relever est de consolider les intentions de production. Chaque fichier d'entrée peut avoir une intention de sortie différente. Tous les espaces de couleur doivent donc être vérifiés et adaptés pour refléter la nouvelle intention de sortie avant de pouvoir être utilisés dans le document de sortie. Il y a beaucoup d'autres défis comme la gestion des polices, etc. Mais je vais aborder tous ces sujets en détail dans des articles séparés.

Nous avons conçu un composant qui offre la plupart des fonctionnalités ci-dessus et plus encore. En outre, le Boîte à outils PDF est capable de créer des documents de sortie conformes au format PDF/A assemblés à partir de plusieurs sources et contenus générés à la volée.