Tout sur PDF/A pour l'archivage à long terme
PDF/A est la norme pour l'archivage des documents électroniques. Le format PDF est répandu dans le monde entier. Il est utilisé à diverses fins dans les secteurs industriel, public et privé. La norme PDF/A est l'instrument idéal pour assurer la conservation et la reproductibilité des documents sur de longues périodes.
Qu'est-ce que le PDF/A ?
PDF/A est un format qui répond aux exigences d'archivage à long terme. Il combine les avantages du format PDF avec d'autres exigences spécifiques pour l'archivage à long terme.
La norme ISO 19005 définit un format de fichier basé sur le PDF appelé PDF/A. Le format offre le principe d'un document autonome. Cela signifie que l'apparence visuelle d'un document reste conservée pendant une période prolongée, indépendant des outils et des systèmes pour la production, l'épargne et la reproduction.
Cette norme ne spécifie ni les méthodes, ni l'intention ou le but de la préservation. La norme est donc destinée à garantir que les documents électroniques puissent être visualisés dans leur apparence originale, même à l'avenir.
Pour cette raison, le document ne peut pas faire référence, indirectement ou directement, à une source externe. par exemple une image externe ou une police qui n'est pas intégrée dans le document lui-même.
La norme PDF/A est un ensemble de règles qui définissent les critères qu'un document doit respecter pour être conforme à la norme PDF/A. Il est plus limité en termes de portée que de PDF, car PDF lui-même est déjà le standard sous-jacent.
Quelle est la différence entre PDF et PDF/A ?
Le format PDF normal ne garantit pas la reproductibilité à long terme ou l'indépendance complète par rapport au logiciel et au périphérique de sortie. Afin de garantir ces deux principes, il était nécessaire de limiter et d'étendre la spécification PDF existante. Dès le départ, il était clair que PDF/A devait être basé sur une version existante de PDF afin d'obtenir l'acceptation d'un large public.
La référence PDF 1.4 (Acrobat 5) d'Adobe constitue la base de la norme PDF/A (ISO 19005). Il stipule que PDF/A « doit répondre à toutes les exigences de la référence PDF qui incluent en plus cette partie de la norme ISO 19005 ». En d'autres termes, la norme ne décrit que les différences par rapport à la référence.
Certaines fonctions supportées par PDF 1.4, comme la transparence ou la reproduction audio/vidéo, ont été exclues de PDF/A. En même temps, PDF 1.4 décrit les éléments facultatifs qui sont obligatoires dans PDF/A. Par exemple, toutes les polices visiblement utilisées doivent être intégrées dans PDF/A.
En bref, PDF/A définit principalement les propriétés spécifiques établies dans la référence PDF 1.4 qui sont obligatoires, recommandées, limitées ou interdites.
D'où vient le format PDF/A?
Comment le PDF/A a-t-il évolué? Pourquoi une initiative PDF/A a-t-elle été fondée? Comment les documents ont-ils été archivés dans le passé ?
Quelles sont les versions et les niveaux de conformité de PDF/A?
PDF/A est conçu comme une série standard en plusieurs parties : PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 et PDF/A-4. Une version publiée ultérieurement ne remplace pas ou ne remplace en aucun cas une version antérieure publiée. Par exemple, Conformité PDF/A-1 les documents qui ont déjà été créés resteront valables pour l'archivage à long terme. Ils peuvent rester inchangés, de sorte qu'une mise à niveau vers PDF/A-2 n'est pas nécessaire.
Les versions PDF/A 1-3 sont en plus divisées en deux ou trois niveaux de conformité, ce qui indique si un document en plus de la reproduccibilité visuelle sans ambiguïté (Basic = b), permet également d'utiliser du texte Unicode (Unicode = u) ou une utilisation sans barrière (Accessibilité = a). Avec PDF/A-4, seuls deux niveaux sont constitués en fonction du contenu ou de l'utilisation prévue.
Recommandation
Sauf si la nature des documents suggère une norme différente, PDF Tools recommande archivage dans le standard PDF/A-2. La conversion en PDF/A-2 est facile et de grande qualité avec les bons outils logiciels. De plus, cette norme évite les risques associés aux pièces jointes inconnues (voir PDF/A-3).
L'utilisation de PDF/A-1 pour les processus de conversion d'aujourd'hui n'est pas recommandée, car ce standard manque de fonctionnalité, comme la transparence, peut entraîner des changements visuels dans le document ou empêcher la conversion d'être implémentée. PDF/A-4 semble également peu logique, puisque la grande majorité des documents existants sont basés sur le PDF 1. , et la conversion en PDF/A-4 représenterait donc une conversion inutilement complexe par rapport à PDF/A-2.
Comment les documents, les courriels et les pages Web de Microsoft Office sont-ils archivés ?
Par rapport à la préservation des données dans son format original, il y a de nombreux avantages à archiver les documents de sources numériques en format PDF/A. Les applications sources sont en cours de développement rapide. En conséquence, après quelques années seulement, la lisibilité et l'affichage authentique des données ne peuvent plus être garanties. En outre, une entreprise doit maintenir toutes les applications qui sont utilisées et toutes les plates-formes sur lesquelles elle opère.
Comment les documents conformes à la norme PDF/A sont-ils créés et traités ?
Une connaissance approfondie des normes PDF/A est nécessaire pour créer et afficher avec précision des documents PDF/A. Néanmoins, cette connaissance à elle seule ne suffit pas dans la tentative de configurer de manière optimale les processus liés au PDF/A.
Que se passe-t-il lors de la conversion en PDF/A?
La conversion d'un document en PDF/A est une conversion hybride. Cela signifie que non seulement la spécification PDF/A influence les paramètres de conversion, mais aussi ceux du standard PDF lui-même. Les exemples typiques sont que les polices intégrées et les couleurs utilisées doivent être calibrées. Moins connu est que la norme PDF/A contient des règles supplémentaires et plus strictes.
PDF/A a été conçu avec la création de documents en tête pas de conversion. Néanmoins, un convertisseur PDF vers PDF/A doit générer un nouveau fichier PDF, qui respecte les règles du standard. Voici quelques exemples:
Les espaces colorimétriques non calibrés peuvent facilement être remplacés par des espaces calibrés en choisissant un profil couleur ICC pour chacun des espaces de couleur de l'appareil dépendant de l'espace de couleur DeviceGray, PériphériqueRVB et Périphérique CMYK.
Il n'est pas nécessaire d'introduire une intention de sortie si elle n'est pas présente dans le fichier d'entrée. Cependant, si le fichier d'entrée a déjà un profil d'intention de sortie, e.g. un profil CMYK, alors il est conseillé de le conserver et les couleurs dépendant de l'appareil qui s'y réfèrent.
Intégrer les programmes de police manquants n'est facile que si la police originale est disponible, ce qui n'est souvent pas le cas. Si la police n'est pas disponible, elle doit être remplacée par une police de remplacement qui devrait être similaire à la police originale.
Si la transparence est interdite, comme avec PDF/A-1, alors le convertisseur doit effectuer une sorte d'aplanissement de la transparence ou de refus du fichier s'il ne le peut pas.
Avec des fonctionnalités interdites telles que JavaScript, contenu multimédia, certaines actions etc. le convertisseur a la possibilité de supprimer les fonctionnalités ou de refuser.
Pourquoi un document PDF/A doit-il être validé ?
Pour les entreprises, il est essentiel qu'ils sachent que les documents PDF et PDF/A transitant par les processus pertinents de l'entreprise répondent effectivement à la norme respective. Tout ce qui est étiqueté en PDF/A n'est pas en fait PDF/A – PDF/A est un critère de qualité qui supporte l'archivage conforme aux normes dans une archive numérique à long terme. Mais comment garantir que les documents PDF/A générés à l’externe et à l’interne répondent à tous les critères de la norme ?
Un validateur PDF vérifie la conformité d'un document PDF avec une certaine spécification. L’outil comprend plusieurs ensembles de règles – principalement sous forme de profils – qui sont utilisées pour analyser les documents en conséquence.
À quelle fin les documents PDF/A sont-ils signés?
Dans le monde d’aujourd’hui, les documents numériques sont étroitement liés aux processus d’affaires. Les signatures électroniques jouent un rôle clé à cet égard. Mais les connaissances dans ce domaine font cruellement défaut. Les signatures électroniques ont quatre fonctions principales :
Remplacement des signatures manuscrites : Les signatures électroniques peuvent satisfaire aux mêmes exigences qu'une signature manuscrite, à condition qu'elles répondent aux exigences légales applicables.
Protéger l'intégrité: Les signatures électroniques sont un « sceau » pour les documents numériques, car elles apportent des changements évidents au document.
Authenticité garantie : La signature électronique peut être utilisée pour s'assurer que la signature peut être clairement attribuée à une personne physique ou morale.
Assurer l’autorisation : Les droits et les autorités peuvent être définis et gérés dans le certificat et, par conséquent, retracés à une certaine personne. Une signature électronique peut assurer que le changement est toujours identifiable et traçable.
La manière dont les signatures électroniques sont réellement utilisées dans les processus commerciaux dépend de la situation particulière. Dans le cas des documents signés, le format PDF/A est recommandé avec le logiciel de signature numérique qui répond à toutes les exigences pour les signatures valides et l'archivage à long terme.