Les avantages de PDF/A-3 en pratique

Le PDF jouit d'un haut niveau de confiance dans la pratique et est donc largement utilisé. PDF/A est devenu la norme pour l'archivage. Pour cette raison, il n'est pas surprenant que les entreprises et les institutions définissent et supportent les exigences pour le format de fichier et les normes d'archivage. Ils sont confrontés au défi de remplir leurs obligations de stockage légal tout en fonctionnant efficacement. La norme PDF/A-3 promet de grands avantages pour des solutions pratiques dans diverses applications de traitement de documents.

Surtout parce que PDF/A-3 permet d'utiliser PDF comme conteneur pour un nombre illimité de fichiers de n'importe quel format. Le papier électronique PDF peut être converti en dossier archivable pour différents formats de fichiers. Cela signifie par exemple que les formats XML, MS Word et propriétaires (binaires) peuvent également être archivés dans leur format original.

Cependant, le développement de l'archive hybride comporte également des risques. PDF/A-3 peut être utilisé pour distribuer ou archiver toutes les pièces jointes, y compris celles potentiellement dangereuses. Il est donc conseillé de limiter les formats autorisés pour les pièces jointes, selon le cas d'utilisation. Dans les cas d'utilisation où aucune pièce jointe n'est requise, la norme PDF/A-2 plus restrictive peut être utilisée.

Facturation dans le standard ZUGFeRD

La livraison et l’archivage des factures électroniques sont une application prioritaire. En Europe, la norme ZUGFeRD gagne du terrain sous forme de facture électronique. Selon cette norme, une facture contient le document visuel et le XML lisible par machine correspondant dans le même fichier. Avec la facture ZUGFeRD, le destinataire de la facture peut choisir de faire effectuer la réservation par des humains ou complètement automatisée par machine. En outre, le traitement et la comptabilité des factures sont considérablement accélérés lorsque PDF/A-3 est utilisé de manière systématique, ce qui entraîne des réductions drastiques des coûts et un raccourcissement des délais de paiement.

Archivage des e-mails

Certaines organisations utilisent PDF/A-3 pour préserver le contenu des courriels et le maintenir disponible. PDF/A-3 facilite le regroupement de contenu à partir de différents formats à des fins de communication et de référence. Les fichiers originaux des messages électroniques sont conservés en pièces jointes si désiré.

Formats de la feuille de calcul

L'archivage des feuilles de calcul présente deux difficultés. La première est que le processus d'enclenchement de la feuille de calcul dans un format de papier prédéfini peut rendre la feuille de calcul illisible ou difficile à naviguer. Le deuxième problème réside dans la conversion PDF/A, car cela rend toutes les formules et les calculs intraçables. La capacité de PDF/A-3 à ajouter la feuille de calcul Excel originale peut être utilisée pour surmonter intelligemment ce défi.

Contrats signés numériquement

Les contrats ou autres documents signés numériquement sont conservés pendant toute la durée de la relation contractuelle et au-delà. Cependant, si un document signé était ensuite converti en PDF/A, la signature numérique deviendrait invalide. Le standard PDF/A-3 offre une bonne solution de contournement : le document original avec la signature valide peut être joint au PDF archivable, alors que la validité du document et la signature sont prouvées par la pièce jointe.

Conception technique

Dans le domaine de la conception d'ingénierie, les entreprises récoltent déjà les bénéfices de la conteneurisation en PDF/A-3. Cela leur permet de stocker les données originales des modèles 3D directement dans le fichier PDF/A-3, quel que soit le format.

Votre demande n'était-elle pas incluse ou souhaiteriez-vous en savoir plus? Laissez-nous vous conseiller sur vos cas d'utilisation.