Les 10 choses les plus importantes que vous devriez savoir sur PDF/A

1. PDF/A est un standard ISO

Une norme ISO représente un consensus international pour les meilleures pratiques en conformité avec une spécification ou une norme. PDF/A est une norme ISO depuis octobre 2005. Il a été établi pour répondre aux exigences spécifiques pour l'archivage à long terme. En tant que standard ouvert, PDF/A est indépendant des plates-formes et des fournisseurs. PDF/A s'appuie sur l'expérience acquise dans le domaine du PDF (depuis 1993).

Le format est largement utilisé et établi dans toutes les industries. La norme PDF/A ainsi que la disponibilité d'un grand nombre de téléspectateurs (comme Adobe Acrobat/Reader) garantissent la lisibilité du format PDF/A dans le futur. La norme PDF/A fournit toutes les informations nécessaires pour construire un visualiseur conforme à la norme PDF/A, même dans de nombreuses années. PDF/A est constamment amélioré. En 2011 la deuxième partie et en 2012 déjà la troisième partie a été publiée.

2. Les métadonnées standardisées sont intégrées directement dans le document

Toutes les informations utilisées pour décrire un document (appelé « métadonnées ») sont directement intégrées dans le document PDF/A dans un document normalisé, format échangeable (XMP, standard XML ouvert). Les métadonnées d'autres formats tels que PNG, PostScript ou TIFF peuvent facilement être transférées dans le document PDF/A. L'utilisation de systèmes (souvent propriétaires) pour stocker ces métadonnées séparément du document est obsolète.

3. Les documents PDF/A sont entièrement consultables en texte

La possibilité d'effectuer des recherches en texte intégral sur les documents PDF/A fait également partie de la norme. Le texte du contenu généré numériquement est conservé dans le document. C'est également le cas pour les documents numérisés qui ont fait l'objet d'une reconnaissance optique de caractères (OCR). Le fichier PDF/A enregistre à la fois le texte reconnu (comme Unicode) et l'image numérisée initialement, qui conserve l'apparence visuelle tout en permettant la fonction de recherche.

4. Tout est inclus pour une reproduction authentique

Les fichiers PDF/A sont autonomes : tous les éléments (polices, profils de couleurs, etc.) nécessaires à une reproduction parfaite et authentique sont inclus dans le fichier PDF/A. Un document PDF/A ne peut contenir aucune référence au contenu ou aux ressources externes. Des références d'information simples comme des liens vers des pages Web sont toutefois autorisées.

5. PDF/A économise de l'espace

Bien que les documents PDF/A contiennent plus d'informations que les images (comme TIFF), les fichiers PDF/A sont généralement plus petits en raison de l'utilisation d'algorithmes de compression efficaces.

6. Sécurité optimale avec signatures numériques

La combinaison de PDF/A et de signatures numériques est le moyen idéal de vérifier que le document PDF n'a pas été altéré et qu'il est également authentique. Cela assure une sécurité juridique optimale pour l'archivage à long terme.

7. PDF/A peut répondre aux exigences d'accessibilité (article 508)

La norme PDF/A contient des sous-normes. Les sous-normes de la partie A (PDF/A-1a, PDF/A-2a et PDF/A-3a) sont les variantes les plus détaillées qui nécessitent des informations spécifiques pour mieux aider les personnes souffrant de certaines incapacités : par exemple, le texte doit être stocké en tant qu'Unicode afin que les moteurs de synthèse vocale puissent être pris en charge, et la structure des documents, l'ordre de lecture ainsi que les descriptions des images doivent être inclus. D'autres sous-normes sont des variantes moins exigeantes, qui sont suffisantes dans la plupart des cas. Les zones d'application typiques sont les documents numérisés et les conversions de documents de naissance numériques en PDF/A.

8. Les documents PDF/A restent valides sans limites de temps

Le comité des normes étend la norme existante tous les deux à quatre ans avec des amendements significatifs. Cela ne veut pas dire que les documents PDF/A existants doivent être transférés vers de nouvelles modifications normatives. Les documents PDF/A existants restent conformes en permanence. Contrairement aux autres normes, l'ISO ne peut pas retirer la norme PDF/A.

9. PDF/A étant largement accepté

En Europe et en Asie, PDF/A est déjà recommandé ou requis et légiféré pour l'archivage à long terme dans plusieurs gouvernements, organisations et sociétés. De telles recommandations existent également en Amérique du Nord dans les domaines de la compétence et des bibliothèques et la demande pour cette norme ne cesse de croître. L'Association PDF (voir la page suivante) est essentielle pour soutenir la norme PDF/A.

10. Des outils fiables sont disponibles aujourd'hui

Grâce à la longue expérience avec PDF et la réponse rapide des principaux fournisseurs de technologies PDF, Il existe déjà de nombreux outils logiciels compatibles PDF/A sur le marché. L'Association PDF a développé une suite de tests qui permet de valider de manière fiable les logiciels de validation PDF/A. Un validateur aide à vérifier si un document est conforme ou non au standard PDF/A.