Le premier système d'archivage de sites Web électroniques au monde conformément à la norme ISO PDF/A

Exigences de l'application

Le secrétariat de la société UBS est responsable de l’archivage des documents du processus de gestion au sein du Centre d’Entreprise et des Divisions d’Entreprises. Lors d'une revue d'archive de routine, il a été découvert que la page d'accueil UBS n'était pas incluse dans le processus d'archivage.

Malgré un déni de responsabilité considérable sur la page d'accueil, il a été décidé que l'UBS devrait pouvoir prouver dans 5 ou 20 ans ce qu'elle communique via sa page d'accueil aujourd'hui. Cela offrirait aux UBS une plus grande sécurité en ce qui concerne la traçabilité et la vérification du contenu de la communication et serait également avantageux d'un point de vue historique.

Avantages du client

Le système détecte tout changement à la version archivée et sait s'il faut ou non créer une nouvelle version pour l'archive. La taille des sites web à archiver est adoptée 1:1 au format PDF/A. Cela crée une page roulante au format PDF/A, où la numérotation des pages est contrôlable.

L'archivage se fait analogue au matériel d'archive existant et est complété par une fonction de recherche en texte complet.

Implémentation

Tout ce qui est pertinent du point de vue de la gouvernance d’entreprise nécessite un archivage à long terme. Cela inclut toutes les fonctions de liaison. Cependant, il est également devenu évident que tout le contenu ne vaut pas la peine d'être archivé ou peut être converti en un état archivable. Il était donc nécessaire de consulter et d'énumérer tous les contenus.

Les recherches de contenu identifié sont exécutées en fonction de l'URL et de la date. Cela a clairement montré que seul le format PDF/A pourrait satisfaire à ces exigences. UBS a décidé d'utiliser le service de conversion de documents à 3 hauteurs de PDF Tools AG suite à l'évaluation.