Un grand institut financier suisse met en œuvre des archives à long terme conformes à la norme PDF/A

Exigences de l'application

Une grande institution financière suisse a chargé DTI Management AG de construire un système de traitement des documents qui capte les messages de fax et de courrier électronique entrants. les convertit en documents numériques, effectue une reconnaissance OCR/ICR sur le format de sortie, les catégorise, extrait des informations utiles, les valide et les transmet enfin à de nombreux systèmes périphériques. Les documents envoyés à l'archive à long terme ne seront acceptés que s'ils sont conformes à la norme ISO pour l'archivage à long terme, PDF/A. Un logiciel approprié devait être trouvé pour la conversion de PDF en PDF/A, et pour la vérification des sorties, c'est-à-dire si les documents sont conformes au PDF/A. Le logiciel doit être stable et performant, fonctionner en arrière-plan et nécessiter un minimum de ressources. L’intégration aisée du produit du fournisseur suisse de logiciels, le développement simple de projets le rapport coûts-bénéfices attrayant et la haute qualité de la sortie ont convaincu DTI Management AG de sélectionner les 3 hauteurs®️ PDF to PDF/A Converter à partir de PDF Tools AG.

Avantages du client

Avant le début du projet, le client final a traité manuellement tous les fax et courriels. Des télécopies ont été reçues sous forme de papier et des courriels ont également été imprimés. Les données correspondantes pour ces documents ont été saisies manuellement dans le système respectif, et enfin les copies papier et les courriels ont été physiquement stockés dans les archives. Avec la nouvelle solution, les télécopies et les courriels entrants sont envoyés dans une boîte aux lettres, la reconnaissance OCR-est effectuée sur chaque page, et les documents sont classés. Les données sont automatiquement extraites et les documents sont vérifiés pour la conformité PDF/A. Enfin, les données extraites sont transmises à d'autres systèmes et les documents PDF/A sont envoyés à l'archive numérique à long terme. L'institut financier dispose désormais d'un système d'administration des documents efficace et automatique, ce qui réduit considérablement ses efforts administratifs. Dans le cadre du processus, le convertisseur PDF to PDF/A 3 Heights®️ garantit que les documents archivés sont conformes au standard PDF/A. Cela garantit que les exigences de conformité sont respectées et que les documents archivés seront accessibles à long terme.

Implémentation

La solution de traitement est basée sur eFlow from TiS, un logiciel de traitement de documents qui supporte la mise en œuvre de flux de travail spécifiques aux clients. Le convertisseur PDF to PDF/A à 3 Heights®️ a été intégré dans la solution. En outre, une interface web dédiée a été développée qui permet d'accéder à toutes les données pendant le traitement. Un service d'archivage a également été mis en place pour exporter les documents conformes au format PDF/A dans les archives du client.