Conversion PDF/A avec reconnaissance OCR pour la gestion des documents de la Fondation Volkswagen
La Fondation Volkswagen disposait de nombreux types de documents PDF et bureautiques, images et courriels stockés dans son système de gestion de documents (DMS). Pour l'avenir, tous les documents image et PDF doivent être convertis en format d'archivage standard à long terme PDF/A.
Exigences de l'application
La Fondation Volkswagen disposait de nombreux types de documents PDF et bureautiques, images et courriels stockés dans son système de gestion de documents (DMS). Pour l'avenir, tous les documents image et PDF doivent être convertis en format d'archivage standard à long terme PDF/A. Les logiciels nécessaires pour atteindre cet objectif devraient fonctionner en arrière-plan et surveiller les dossiers réseau qui ont été configurés comme des chemins UNC.
En plus de la conversion, la reconnaissance du ROC doit être effectuée sur les documents. Après avoir testé plusieurs produits de différents fournisseurs, la décision a été prise d'implémenter les produits 3 Heights®️ de PDF Tools AG. Le facteur décisif a été le support linguistique allemand, qui a été fourni en paroles et en actes avant même l'achat du premier produit. D'autres critères étaient le rapport coût/valeur attractif et la stabilité de l'exécution.
Avantages du client
En intégrant les composants 3-Heights®️, la Fondation Volkswagen a réussi à standardiser les différentes variantes PDF dans leur DMS. De plus, la conversion de différents formats d'images en documents PDF indexés en texte intégral est possible.
En implémentant le format ISO standard PDF/A pour l'archivage à long terme des documents électroniques, La Fondation Volkswagen a adopté une norme reconnue internationalement qui est particulièrement adaptée aux besoins d'archivage.
Grâce à ces mesures, la gestion du système d'archivage a été considérablement améliorée pour les employés de la Fondation Volkswagen. Rien que pour la première année, plus de 1,2 million de pages ont été traitées par ces moyens, tendance à la hausse.
Implémentation
Le projet a été réalisé par la Fondation Volkswagen elle-même. De plus, un outil d’import/export a été commandé auprès du fournisseur de DMS « Optimal-Systems ». Les produits PDF Tools AG ont été installés et configurés sur un serveur séparé. Les services qui surveillent le chemin de l'UNC ont été initiés avec les droits d'accès nécessaires. L'outil d'import/export exporte les fichiers depuis le DMS vers un chemin UNC ; après la conversion en PDF/A, l'outil importe à nouveau les fichiers. Comme il ne s'agit pas d'un processus critique, l'importation et l'exportation sont contrôlées dans le temps.
Products for this case
Image to PDF Converter
PDF to PDF/A Converter
PDF Analysis & Repair
Brief portrait of Fondation Volkswagen
La Fondation Volkswagen (VolkswagenStiftung) n'est pas une fondation commerciale mais plutôt un organisme de bienfaisance privé basé à Hanovre. Avec un fonds de roulement d'environ 100 millions d'euros par an, La Fondation Volkswagen est la plus grande fondation privée allemande du savoir et l'une des plus grandes fondations en Allemagne. Leurs subventions proviennent du capital de la fondation, qui s’élève actuellement à environ 2,4 milliards d’euros. Grâce à leur sécurité financière, la fondation est autonome et indépendante dans ses décisions.