Minimisation des dossiers sur papier au ministère de l'éducation et du sport de la Ville de Zurich
Pour la coordination de l’assistance aux vacances, 60’000 demandes de soutien aux vacances doivent être traitées et gérées chaque année. Jusqu'à présent, ces documents avaient été traités, envoyés et archivés sous forme papier. Toute la manipulation a été considérablement simplifiée et est devenue plus efficace grâce à la solution globale mise en œuvre par Advellence.
Exigences de l'application
L’introduction de la nouvelle loi sur le financement de la garde d’enfants à Zurich a soulevé la question de savoir comment gérer efficacement les contrats dans un environnement de gestion de contenu d’entreprise. Les règlements exigent que tous les ménages, qui reçoivent une aide de la ville de Zurich, communiquent chaque année les changements de leur situation familiale et financière. Les formulaires de recensement (12'000 demandes par an) atteignent les ménages en les envoyant par la poste. Pour la coordination de l’assistance aux vacances, 60’000 autres demandes de soutien aux vacances doivent être traitées et gérées chaque année. Jusqu'à présent, ces documents avaient été traités, envoyés et archivés sous forme papier. Toute la manipulation a été considérablement simplifiée grâce à la solution globale mise en œuvre par Advellence. La solution comprend le ELOenterprise, une interface SAP ainsi que le service de conversion de documents à 3 hauteurs®️.
Avantages du client
Aujourd'hui, les employés du ministère de l'Éducation et du Sport peuvent accéder aux documents à tout moment. De longues durées de recherche et un manque de vue d'ensemble ont leur place dans le passé grâce à des enregistrements sur papier minimisés, ce qui a entraîné une augmentation significative de l'efficacité administrative. La norme ISO PDF/A est spécifiquement orientée vers les exigences d'archivage et garantit que les documents restent lisibles à long terme. Le service est entre-temps utilisé pour d’autres projets du Département de l’Education et du Sport ainsi que par d’autres départements de la Ville de Zurich en raison de la simplicité de sa connexion au service web.
Implémentation
Un processus de base charge les formulaires d'enquête et les demandes de supervision des vacances sous la forme de modèles MS-Word et les remplit de données ; Ces documents sont ensuite convertis au format PDF/A par un convertisseur de documents à 3 hauteurs®️ incorporé dans une application de service web sur mesure d'Advellence. Un fournisseur de services externe imprime et livre les documents PDF/A à chaque foyer par courrier. Les documents sont en même temps importés directement dans l'ELOentreprise, où ils sont automatiquement archivés dans le fichier électronique correspondant et indexés.
Bref portrait d'Advellence Solutions AG
Advellence est un consultant et un prestataire de services suisse établi dans le secteur informatique ; La société développe également des logiciels pour les moyennes et grandes entreprises ainsi que pour les administrations publiques et les institutions. Advellence offre un large portefeuille de solutions de « technologie de l'information d'entreprise » englobant conseil et analyse. la planification et la conception, le développement et la mise en œuvre ainsi que la formation, la maintenance et le soutien.
Products for this case
Brief portrait of Département de l'éducation et du sport (DES) de la ville de Zurich
Le département de l'éducation et du sport de la ville de Zurich mène des activités dans de nombreux domaines dans l'intérêt des enfants et des jeunes adultes à Zurich. L'objectif est d'atteindre une école élémentaire ouverte qui offre une qualité d'éducation supérieure et holistique une institution compétitive qui apporte une contribution importante à la qualité de la ville de Zurich. Le ministère de l'Éducation et du Sport emploie environ 5 500 employés.