Solution d'archivage numérique conforme à la loi chez PostFinance
L'outil sert les fins d'archivage, de dépôt, le partage et la localisation de documents internes et est utilisé pour les documents soumis à l'archivage obligatoire et/ou de pertinence pour l'entreprise. La fiabilité du service de conversion Pdftools a convaincu PostFinance.
Exigences de l'application
Dans le cadre du renouvellement de l'infrastructure d'archivage, PostFinance AG a décidé de développer une solution d'archivage numérique. Il doit être utilisé pour les documents internes qui ne sont pas directement liés à la fourniture de services. L'outil sert les fins d'archivage, de dépôt, le partage et la localisation de documents internes et est utilisé pour les documents soumis à l'archivage obligatoire et/ou de pertinence pour l'entreprise. La solution garantit un archivage numérique conforme à la loi et répond aux exigences réglementaires du fournisseur de services en matière d’administration et de stockage des documents. La principale demande du logiciel de conversion est la conversion et la validation PDF/A avec le moins d'erreurs possible. La fiabilité du convertisseur de documents 3-Heights®️ durant la phase de test et les nombreuses installations des entreprises réputées qui ont déjà réussi à utiliser le logiciel sont des facteurs que les responsables de PostFinance AG ont trouvés convaincants.
Avantages du client
L'inclusion du convertisseur de documents à 3 hauteurs®️ garantit le stockage électronique à long terme de documents internes comme les minutes, les mémos, les documents de spécification, les contrats de partenaires, etc. qui sont créées et administrées par des équipements de bureau automatisés. Auparavant, les documents devaient être archivés sur microfilm ou à la main. Aujourd’hui, environ 250 employés utilisent la solution d’archivage et le bureau central de stockage peut accéder à tout moment aux documents archivés. Le convertisseur de documents 3-Heights®️ s'est avéré être une solution fiable dans l'utilisation quotidienne en ce qui concerne la qualité des conversions PDF/A.
Implémentation
La solution est largement basée sur SharePoint, EMC Celerra et le convertisseur de documents à 3 hauteurs®️. Le processus d'archivage des documents internes est déclenché par la publication d'une version principale dans SharePoint. Le document est converti au format PDF/A et livré à EMC Celerra dans le cadre d'un travail de répartiteur.
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Brief portrait of PostFinance AG
PostFinance SA est une division commerciale indépendante de la Poste Suisse. Depuis le milieu des années 1990, il est passé du statut de premier institut suisse des transactions de paiement à celui de banque à part entière. PostFinance SA compte 3 millions de clients et gère des actifs clients totalisant 110 milliards de francs suisses. Il s'agit de la troisième plus grande banque de Suisse qui se concentre sur les transactions de paiement et les économies, même si elle offre également des produits simples et abordables pour les placements et le financement ainsi que les régimes de retraite. En raison de son développement corporatif, PostFinance AG a doublé le nombre de ses employés pour atteindre environ 4 000 personnes.