Saisie rapide des informations d'index et affichage des documents PDF correspondants

Exigences de l'application

Avec leur "Vérificateur", StratOz GmbH a conçu un produit qui peut être utilisé pour la saisie rapide d'informations d'index et l'affichage du document correspondant dans n'importe quel processus de gestion de documents. L'entreprise a besoin d'outils PDF pour le développement du Verifier afin de permettre entre autres une fonction de recherche flexible, le transfert de données à partir de documents PDF par glisser-déposer et pour supporter les sauts de coordonnées.

Les derniers sont des sauts vers un contenu recherché dans un document ou une coordonnée pour qu'il puisse être marqué et transféré dans le champ d'index. En outre, le résultat de la recherche doit être mis en évidence avec des bordures de couleur visiblement visibles. Les produits de PDF Tools AG étaient les seuls à répondre à toutes les exigences du client. Le modèle séduisant de licence et de tarification a également été convaincant, ce qui a conduit à la décision en faveur des produits PDF Tools AG.

Avantages du client

StratOz GmbH pourrait améliorer son Verifier avec des fonctionnalités PDF supplémentaires grâce aux composants 3 Heights®️, en augmentant la convivialité des utilisateurs et l'efficacité de leur solution logicielle. L’entreprise a également bénéficié du soutien souple et opportun fourni par les experts de PDF Tools AG en ce qui concerne les nouvelles exigences de développement et les problèmes de support. aussi bien pendant la phase de développement que pendant les opérations subséquentes.

Un des clients du Verifier est le fonds de pension des conseillers fiscaux de l'État de Nordrhein-Westfalen, en Allemagne. Regina Schneider, un fonctionnaire du département de la comptabilité financière, est d’avis que « l’utilisation de la visionneuse PDF avec le vérificateur est excellente. La fonction de mise en évidence élimine la plupart des entrées manuelles, ce qui permet un traitement beaucoup plus rapide et sans erreur. Il est particulièrement utile pour les champs textuels.»

Implémentation

Le vérificateur accède aux documents et aux données d'index contenues dans une structure de fichier. Les documents existants sont chargés dans des piles, peuvent être examinés individuellement et les données d'index peuvent être complétées. Lors de la vérification des factures entrantes, les documents (ex. Les factures numérisées) peuvent être facilement et rapidement indexées pour le système cible (ERP, DMS) en utilisant le lecteur de facture StratOz. En même temps, le document correspondant est affiché à l'aide de la visionneuse PDF à 3 hauteurs®️. Les données d'index qui sont extraites à l'aide du lecteur de factures StratOz (par ex. créancier, numéro de facture et date) sont placés en face des données maîtresses existantes et peuvent être corrigées ou complétées si nécessaire. Les ensembles de données complets et plausibles sont automatiquement transférés aux systèmes de suivi. 

D'autres utilisations possibles pour le vérificateur incluent la migration de données, où n'importe quel volume d'anciens documents (images, les documents de bureau et PDF) sont enrichis avec des données d'index puis transférés vers un système suivant (p. ex. document ou système de gestion de flux de travail). 

Lors du traitement du courrier entrant, les documents saisis sont analysés avec le CIMINER StratOz et les champs d'index comme l'expéditeur, le type de transaction, la date, etc. sont extraits. Les utilisateurs peuvent ensuite voir les documents en utilisant la visionneuse interactive du Vérificateur, améliorer les données de l'index et enfin transférer les documents dans le processus suivant.