Des contrats papier aux contrats de naissance numérique dans le système ERP

Exigences de l'application

« Maintenir un rôle de premier plan dans un marché saturé grâce à l’innovation et à l’investissement dans les nouvelles technologies ». En appliquant cette ligne directrice, une grande société suisse de l’informatique s’est efforcée de mettre en œuvre des solutions numériques également pour les processus opérationnels. Il s'est fixé comme objectif la numérisation des contrats en général, passant ainsi du papier à des contrats numériques légalement valables en PDF.

Une première analyse a rapidement révélé la demande de connaissances approfondies et de logiciels spécialisés, car l'application d'une signature numérique à un contrat PDF n'est pas une tâche triviale. Pour des raisons financières, l'équipe de projet a décidé de s'opposer au développement interne et d'aller avec une solution professionnelle à la place. L'évaluation a considéré les facteurs décisifs suivants :

• Prise en charge du script shell Linux

• Insertion correcte de la signature électronique

• Option pour insérer une signature visuelle

• Performances

Avantages du client

Grâce à la nouvelle solution, chaque année, environ 10'000 contrats sont signés électroniquement. Les exigences spécifiques du client final sont satisfaites. Celles-ci comprennent la présentation personnalisée de la signature visuelle, y compris le libre choix de la typographie, du texte et de l'image de fond.

“La sécurité PDF à 3 hauteurs®️ est facile à utiliser et offre de hautes performances. Il a été intégré en douceur dans le paysage du système existant. PDF Tools AG nous a soutenus au cours du déploiement, en temps opportun et de manière hautement professionnelle. Ils ont même ajouté une nouvelle fonctionnalité au produit pour nous.»

Implémentation

Au sein du système ERP, divers types de contrats sont générés sous forme de PDF. Ils sont stockés temporairement pour être signés ultérieurement. Initiée par l'utilisateur, la signature elle-même se produit dans l'application ERP.

La sécurité PDF 3-Heights®️ est appelée en arrière-plan via un script shell. Il applique la signature visuelle et électronique, en fonction des paramètres fournis. Un contrat peut contenir jusqu'à trois signatures. Ensuite, le contrat est déplacé vers le dépôt de documents, où il peut être archivé. Le document temporaire est supprimé.