Conversion de documents en PDF/A, validation et archivage numérique à long terme
GEOVAP a besoin d'une solution intégrée et complète pour son logiciel de gestion de documents afin de convertir différents formats de documents en PDF/A pour l'archivage à long terme. Cela inclut doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg et plus.
Exigences de l'application
GEOVAP a besoin d'une solution intégrée et complète pour son logiciel de gestion de documents (PDFServer) pour convertir différents formats de documents en PDF/A pour l'archivage à long terme. Cela inclut doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg et plus.
Fiabilité, validation du document, et la capacité de convertir des fichiers en vrac ont été les facteurs décisifs dans le choix de la technologie la plus appropriée qui serait intégrée dans le logiciel de GEOVAP. La validation des fichiers PDF/A résultants est nécessaire pour assurer le respect de la législation nationale de la République tchèque et des normes PDF/A.
Avantages du client
Garantir le respect de la législation nationale de la République tchèque et de différentes normes PDF/A est une question délicate. Le fait que les Archives nationales de la République tchèque utilisent également le même logiciel pour la validation PDF/A a renforcé la décision de GEOVAP de s’associer à PDF Tools AG.
Résultat de l'utilisation d'une solution complète comme le service de conversion 4-Heights®️, GEOVAP met la confiance dans les aspects de conversion et de conformité de son propre logiciel entre les mains de PDF Tools AG, se donner plus d'espace pour se concentrer sur d'autres domaines de leur activité principale comme la production, le soutien à la livraison et au fonctionnement des systèmes de gestion des dossiers de documents ou des services de soutien logiciel pour les administrations municipales.
Implémentation
Le service de conversion 4-HeightsMC s'est avéré être la bonne solution pour ce cas d'utilisation, répondant à toutes les exigences de GEOVAP. Auparavant, GEOVAP avait travaillé avec MS Office installé localement pour convertir les formats Office courants en PDF/A, mais aucun logiciel ne gérait spécifiquement la validation PDF/A. Les validateurs web en ligne n’ont tout simplement pas été en mesure de gérer toutes les demandes en termes de traitement de masse des documents - et la validation fiable des documents est une caractéristique cruciale du flux de travail de gestion documentaire de GEOVAP.