Numérisez des archives papier complètes avec Kinetic SA

Exigences de l'application

L’un des clients de KINETIC SA est une compagnie d’assurances qui gère en Suisse un centre de compétence pour les personnes handicapées par des questions de santé. Ils fournissent un service qui donne à ces personnes la possibilité de mener une vie indépendante. Le centre de compétence conseille et accompagne ses clients et organise des services appropriés.

En raison d'un déménagement d'emplacement, la société a décidé de convertir tous ses dossiers papier en format numérique. Les contraintes d'espace ainsi que le temps de plus en plus long qu'il a fallu pour récupérer des fichiers pour une évaluation étaient des questions clés dans cette décision. Facteurs comme le temps, la sécurité et la complétude des dossiers d’assurance font l’objet d’une forte demande – tant d’un point de vue organisationnel que technique. Les archives papier contiennent environ 10 millions de documents.

À l'origine, la fonction standard d'importation de KINETIC AG incluait une solution d'un fournisseur traditionnel en tant que middleware entre l'ECM du vent et les scanners haute performance de Pitney Bowes. En raison de problèmes techniques insolubles, ou plutôt d'une architecture inadéquate pour cette solution, il a fallu trouver rapidement un substitut approprié. L'exigence était que le logiciel ait dû accomplir sa tâche de manière stable avec une qualité fiable, et en cas d'erreur aucune circonstance intraçable ne pourrait se produire. Une attention supplémentaire a été accordée à la vitesse de conversion, à la qualité du PDF généré et à la taille du fichier.

Avantages du client

Auparavant, les employés de la compagnie d'assurance devaient avoir accès à deux systèmes différents pour traiter un dossier.

L'un était le logiciel principal qui contenait des documents sélectionnés en format électronique, et l'autre l'archive papier. Cela a compliqué le travail et créé de longues périodes de traitement lors de la réalisation des évaluations.

Avec la numérisation des fichiers papier et la disponibilité de toutes les informations en format numérique, les bénéfices de la compagnie d'assurance en plus d'une réduction du temps passé par suite de nouvelles améliorations, par exemple, plusieurs utilisateurs peuvent accéder au même document en même temps et une salle d'archive en éliminant les archives papier.

En outre, la conversion au format ISO standard PDF/A, qui a été développé pour l'archivage à long terme, permet une utilisation souple des documents. Les produits de PDF Tools AG garantissent un traitement rapide et stable et une excellente qualité de document. La compagnie d'assurance profite également d'une intégration flexible et tournée vers l'avenir dans les processus et solutions existants.

Implémentation

Numériser une archive papier existante et détruire ensuite les copies papier nécessite un processus réfléchi et un niveau élevé d'assurance de la qualité. Le processus était donc tellement structuré que tous les dossiers sont enregistrés avant la numérisation réelle et identifiés avec un code à barres. Les cinq scanners haute performance utilisés créent des images des enregistrements (fichiers jpg) et des informations de traitement respectives (nombre de pages, description du contenu, etc.). La partie de la solution de PDF Tools AG extrait les informations du code-barres.

Ensuite, les documents jpg sont traités. La première étape utilise la suite d'outils TIFF 3 hauteurs®️ et le module complémentaire OCR pour convertir les images individuelles en documents PDF/A interrogeables. Les documents traités sont ensuite enregistrés dans l'archive DMS. L'indexation des fichiers comprend également des informations de traitement importantes (nombre de pages numérisées, nombre de pages traitées, etc.).

La dernière étape du processus est le contrôle de la qualité. Les employés vérifient le contenu des dossiers électroniques et les informations de traitement. Ceci est accompli en affichant les fichiers PDF générés à l'aide d'un composant visualiseur à 3 hauteurs®️ Viewer qui a été amélioré spécifiquement pour la compagnie d'assurance. La publication des dossiers par le groupe d'assurance qualité déclenche l'archivage légalement conforme à long terme et donne l'ordre de détruire les copies papier.