Capture de documents centralisée avec la solution Scan2SAP

Exigences de l'application

Dans le passé, Oerlikon a mis en place des stations de numérisation avec des logiciels spéciaux dans différents départements du monde entier pour numériser et numériser une série de documents contenant des informations pertinentes pour les entreprises. La collecte et le traitement ultérieur ont exigé beaucoup d'efforts administratifs au sein de chaque organisation. D'une part, cela est dû à des étapes de la procédure de numérisation qui ne pouvaient pas être automatisées et nécessiter une intervention manuelle de l'utilisateur. En outre, les appareils devaient être maintenus, et le logiciel fonctionnant sur les stations de balayage exigeait une administration périodique. Pour accélérer le travail impliqué dans le traitement de ce document, il était nécessaire de centraliser le processus de saisie des documents pour toute la société et d'introduire une classification spécifique à chaque cas, y compris la transmission à travers le monde. Il était important de créer une application simple, conviviale et qui bénéficierait d'une acceptation globale. En plus d'accroître l'efficacité, l'évolutivité et la convivialité ont également joué un rôle clé. Dans la recherche d'une solution fiable qui serait bien intégrée avec SAP, BCB GmbH a évalué et implémenté la solution 3-Heights®️ Scan to PDF Server de PDF Tools AG après avoir terminé une phase de test réussie dans l'environnement SAP d'Oerlikon.

Avantages du client

Ces processus rationalisés et automatisés économisent beaucoup de ressources. Les stations de balayage spécialisées ne sont plus nécessaires, et l'utilisateur n'a plus à se soucier de savoir s'il y a des pages recto-verso dans la pile de factures, supprimer manuellement les pages vides ou faire pivoter les pages. Les documents sont scannés à l'aide d'une imprimante/scanner multifonctionnelle conventionnelle sans logiciel spécial, puis envoyés à l'adresse e-mail appropriée. Les deux adresses e-mail mises en place pour collecter des documents fournissent une plate-forme centralisée pour capturer du papier de manière conviviale et de n'importe où dans le monde. La solution est actuellement utilisée avec succès pour la comptabilité des comptes, le contrôle, la gestion des achats et des entrepôts. Vous pouvez également envoyer des documents numériques de naissance à l'adresse de facturation centrale. Dans ces cas, le texte sera immédiatement lu à l'aide de l'outil d'extraction PDF à 3 hauteurs®️ et pourra ensuite être transféré directement à l'application de facturation en SAP sans aucune autre étape. Cela permet de gagner encore plus de temps, car les courriels entrants des fournisseurs ne doivent plus être imprimés puis scannés à nouveau. La solution est facilement évolutive. Par exemple, d'autres organisations Oerlikon peuvent être intégrées à tout moment, et les processus peuvent être partagés entre plusieurs serveurs PDF à mesure que le volume augmente.

Implémentation

Deux points de collecte centraux ont été mis en place durant la première phase. À l'heure actuelle, des documents sont envoyés à deux adresses e-mail SAP pour couvrir deux cas d'utilisation : l'un est la collecte et le traitement des factures ; l'autre est l'archivage des documents pertinents à l'entreprise en général. Une fois que SAP a reçu les documents par e-mail, le logiciel 3-Heights®️ Scan to PDF Server de PDF Tools AG garantit la propreté des sauts de page automatiques, effectue la reconnaissance du texte et classe les documents pour l'organisation. Le concept de « dossier surveillé » est utilisé pour lancer le processus, c.-à-d. un dossier qui est surveillé et pour lequel un ensemble spécifique d'étapes est effectué chaque fois qu'un document est ajouté.  Le traitement par lots est également pris en charge. Une fois que SAP reçoit une facture numérisée, elle est traitée avec OCR, assigné au code de la société responsable puis envoyé à une demande de facturation électronique dans SAP. Les documents archivés doivent être fournis avec un code à barres afin qu'ils puissent être assignés aux objets appropriés et stockés dans SAP.