Archivage automatique PDF/A et signature numérique pour le groupe ZFV

Exigences de l'application

Les 17 hôtels Sorell Switzerland affiliés au groupe ZFV ont envoyé au siège chaque jour leurs offres et leurs chiffres de clôture de la journée sous forme imprimée et signée. Les coûts en termes de papier, de port et de toner étaient immenses. La documentation de clôture de la journée à elle seule comptait 15 rapports de six pages de chaque hôtel. En outre, chaque hôtel a envoyé 20 à 25 offres par jour par courrier.

Le Groupe ZFV a voulu minimiser ces coûts, réduire autant que possible la paperasserie et simplifier le traitement et l’archivage des signatures. Pour ce faire, la société a besoin d'une solution rapide, fiable et simple à utiliser. Après des délibérations, il est devenu clair que 3 Heights®️ Document Converter était le seul produit à pouvoir répondre à toutes les exigences du groupe.

Avantages du client

Avec la nouvelle solution, les offres sont envoyées au convertisseur de documents à 3 hauteurs®️ par e-mail par un troisième système. Ils sont retournés aux utilisateurs signés et convertis au format d'archivage à long terme PDF/A. Ensuite, les documents PDF peuvent être facilement transmis au client respectif. Ceci garantit que les offres peuvent être lues par n'importe quel lecteur PDF.

Les documents de clôture de la journée ont des signatures numériques légalement valides et sont transmis électroniquement au siège du groupe ZFV. Le processus d'inventaire est également géré par voie électronique. Les 150 entreprises qui se présentent au siège social soumettent également leur inventaire par voie électronique. La signature est utilisée pour la validation et la conversion au format PDF/A garantit un archivage à long terme sécurisé et conforme à la norme ISO.

Le personnel du quartier général peut ressentir un sentiment de soulagement remarquable. Avec les droits d'utilisateurs appropriés, tout le monde a un accès facile aux documents pertinents et il y a une fois de plus de place dans les salles d'archives. Le fonctionnement et le traitement simples ont réduit la charge de travail du Groupe ZFV et de ses entreprises de quelque 300 heures par mois.

Implémentation

Le convertisseur de documents à 3 hauteurs®️ fonctionne comme un agent autonome dans le réseau, où il surveille les dossiers précédemment spécifiés (dossiers surveillés), traite les documents et les distribue aux bons endroits. Les services sont surveillés par des outils de surveillance. Depuis que la fonctionnalité MS Windows était déjà en place, la création d'instructions de fonctionnement pour l'utilisateur final était simple.