Conversion PDF/A automatisée avec l'inclusion d'une signature numérique

Exigences de l'application

Entre 2 000 et 2 500 documents sont alimentés chaque jour dans le DMS au bureau du magistrat de la ville. De ceux-ci, entre 1 000 et 1, 00 documents sont créés par l'interface au ZVO (autorité centrale pour le trafic et autres amendes) ou par l'interface de numérisation au format TIFF4. Les autres documents sont générés en interne au bureau du magistrat. Ils sont soit exportés en format TIFF4 à partir d'un client Winword ou déposés en tant que fichier Winword et convertis en TIFF4 à une date ultérieure.

PDF/A est le format de choix du bureau du magistrat pour le stockage à long terme et le format approprié pour les documents signés électroniquement. Comme les employés ne devraient pas être responsables de la conversion de leurs documents en PDF/A, l'idée était de confier la tâche à une application spécialisée.

Le convertisseur de documents 3-Heights®️ offre une interface standardisée à l'application spécialisée sous la forme du service web SOAP. Lorsque les niveaux d'entrée sont élevés, la charge peut être répartie sur un certain nombre de processus de conversion fonctionnant en parallèle. Cela est rendu possible par quatre sessions locales exécutées en parallèle.

Avantages du client

Le convertisseur de documents 3-Heights®️ est utilisé au bureau du magistrat comme un processus central dans le système de gestion des documents. Il traite la conversion de documents et la signature en arrière-plan. L’utilisateur ne remarque que le changement via l’icône PDF et le fait que la visionneuse PDF s’ouvre maintenant au lieu de la visionneuse TIFF.

L'application spécialisée connaît l'origine et l'état de chaque document et peut effectuer la conversion en PDF/A indépendamment à tout moment. Après la conversion, il décide si un document nécessite une signature électronique.

Dans l'affirmative, le document PDF/A peut être transmis à l'appareil de signature via un service web ; la signature officielle sophistiquée et le tampon de l'heure sont appliqués sans que l'utilisateur ait besoin de saisir un NIP. Les documents PDF/A qualifiés qui seront signés par SuisseID sont présentés au praticien de la justice avec une prompte saisie d'un NIP.

Implémentation

Le convertisseur de documents 3-Heights®️ a été installé sur le serveur R2 virtuel Windows 2008 64 bits fourni par OIZ, le service informatique de la ville. Chaque modification de mise à jour et de configuration est testée dans un environnement d'intégration avant d'être transférée vers l'environnement productif.

Au cours de la phase d'implémentation, le bureau du magistrat a pu se rabattre sur la vaste documentation disponible par le convertisseur de documents à 3 hauteurs®️ en mode débogage. Le bureau du magistrat a été en mesure de corriger l’erreur par une solution ultérieure.