Archivage des factures des créanciers chez KIBAG Dienstleistungen AG
Depuis 2014, KIBAG Dienstleistungen AG scanne directement les factures des créanciers auprès d'ABACUS. Les factures ont été numérisées en lots et archivées sous forme papier. PDF Tools a travaillé avec son partenaire QuoVadis Trustlink Schweiz AG pour trouver la meilleure solution.
Exigences de l'application
Depuis 2014, KIBAG Dienstleistungen AG scanne directement les factures des créanciers auprès d'ABACUS. Les factures ont été numérisées en lots et archivées sous forme papier. Cette pratique nécessitait de l'espace d'archivage et des ressources de travail. Le but du projet sans papier était de faciliter l'archivage des factures des créanciers conforme à la vérification. Pour ce faire, les factures individuelles devaient d'abord être séparées dans un document PDF, avec les PDF séparés (factures) signés individuellement. PDF Tools AG a travaillé avec son partenaire QuoVadis Trustlink Schweiz AG pour trouver la meilleure solution. Grâce à leurs efforts, environ 120 000 documents par an sont désormais archivés électroniquement automatiquement et le stockage manuel du papier a été entièrement distribué.
Avantages du client
Grâce au service de signature et de validation et à l'intégration du serveur 3-Heights®️ Scan au serveur PDF, KIBAG a complètement remplacé sa procédure manuelle de traitement des documents par un système d'archivage électronique conforme à la norme de vérification. Le processus est désormais plus gérable et peut être structuré plus efficacement. En automatisant le processus, la charge de travail manuelle a été considérablement réduite, fournissant ainsi plus de capacité pour d'autres tâches urgentes.
Implémentation
The project was launched in October 2015. Progress was so quick that the project was finished by November of the same year. Given the ease of implementation of the QuoVadis signature and validation web service, integration was possible within this brief time frame. The subsequent test phase was also kept short and conducted without any problems. The auditing department at KIBAG then validated and approved the solution without any restrictions.
A technical challenge that had to be overcome before the signature and validation service could be used was signature of the documents before they were imported into Abacus. The solution was the 3-Heights® Scan to PDF Server developed by PDF Tools AG. This tool separates documents after they are scanned and stores them in the QuoVadis input folder. The individual PDF documents are then signed via the signature and validation service, issued with a certified time stamp from the QuoVadis trust center and placed in the output folder in order that they can be imported into Abacus.
Portrait of QuoVadis Trustlink Schweiz AG
QuoVadis fournit des services de certification numérique gérés pour les entreprises et les gouvernements. Les services d'identité QuoVadis incluent l'infrastructure à clé publique (ICP) ; les certificats numériques pour l'authentification, le chiffrement et la signature numérique ; Certificats SSL et validation étendue SSL pour les sites Web; horodatage et signature racine pour PKI interne. QuoVadis est le fournisseur officiel de SuisseID. QuoVadis est un fournisseur de services de certification qualifiée (CSP) en Suisse, aux Pays-Bas et aux Bermudes, et détient le label WebTrust.