Archivage des factures des créanciers chez KIBAG Dienstleistungen AG

IndustryConstruction
CountrySuisse
Company size50 - 100
Used ProductsConversion Service

Depuis 2014, KIBAG Dienstleistungen AG scanne directement les factures des créanciers auprès d'ABACUS. Les factures ont été numérisées en lots et archivées sous forme papier. PDF Tools a travaillé avec son partenaire QuoVadis Trustlink Schweiz AG pour trouver la meilleure solution.

Christian Schollenberger
Responsable IT, KIBAG Dienstleistungen AG
Grâce aux composants fournis par PDF Tools AG et QuoVadis Trustlink Schweiz AG, nous avons été en mesure de structurer le processus d'archivage électronique conforme à la vérification afin qu'il soit très efficace et gérable. Nous avons donc pu réduire considérablement le travail manuel.
Pascal Leu
Responsable des services professionnels, QuoVadis Trustlink Schweiz AG
« Grâce à notre partenariat professionnel avec PDF Tools AG, nous avons pu préparer une solution exceptionnelle en très peu de temps. Cette solution prouve aujourd’hui sa valeur quotidienne chez KIBAG. »

Exigences de l'application

Depuis 2014, KIBAG Dienstleistungen AG scanne directement les factures des créanciers auprès d'ABACUS. Les factures ont été numérisées en lots et archivées sous forme papier. Cette pratique nécessitait de l'espace d'archivage et des ressources de travail. Le but du projet sans papier était de faciliter l'archivage des factures des créanciers conforme à la vérification. Pour ce faire, les factures individuelles devaient d'abord être séparées dans un document PDF, avec les PDF séparés (factures) signés individuellement. PDF Tools AG a travaillé avec son partenaire QuoVadis Trustlink Schweiz AG pour trouver la meilleure solution. Grâce à leurs efforts, environ 120 000 documents par an sont désormais archivés électroniquement automatiquement et le stockage manuel du papier a été entièrement distribué.

Avantages du client

Grâce au service de signature et de validation et à l'intégration du serveur 3-Heights®️ Scan au serveur PDF, KIBAG a complètement remplacé sa procédure manuelle de traitement des documents par un système d'archivage électronique conforme à la norme de vérification. Le processus est désormais plus gérable et peut être structuré plus efficacement. En automatisant le processus, la charge de travail manuelle a été considérablement réduite, fournissant ainsi plus de capacité pour d'autres tâches urgentes.

Implémentation

The project was launched in October 2015. Progress was so quick that the project was finished by November of the same year. Given the ease of implementation of the QuoVadis signature and validation web service, integration was possible within this brief time frame. The subsequent test phase was also kept short and conducted without any problems. The auditing department at KIBAG then validated and approved the solution without any restrictions.

A technical challenge that had to be overcome before the signature and validation service could be used was signature of the documents before they were imported into Abacus. The solution was the 3-Heights® Scan to PDF Server developed by PDF Tools AG. This tool separates documents after they are scanned and stores them in the QuoVadis input folder. The individual PDF documents are then signed via the signature and validation service, issued with a certified time stamp from the QuoVadis trust center and placed in the output folder in order that they can be imported into Abacus.

Portrait of QuoVadis Trustlink Schweiz AG

QuoVadis fournit des services de certification numérique gérés pour les entreprises et les gouvernements. Les services d'identité QuoVadis incluent l'infrastructure à clé publique (ICP) ; les certificats numériques pour l'authentification, le chiffrement et la signature numérique ; Certificats SSL et validation étendue SSL pour les sites Web; horodatage et signature racine pour PKI interne. QuoVadis est le fournisseur officiel de SuisseID. QuoVadis est un fournisseur de services de certification qualifiée (CSP) en Suisse, aux Pays-Bas et aux Bermudes, et détient le label WebTrust.

Brief portrait of KIBAG Dienstleistungen AG

Fondée en 1926 à travers la fusion d'une entreprise de graviers et d'une société d'excavation, KIBAG est un groupe suisse de premier plan dans le secteur des matériaux de construction et de la construction. Le Groupe KIBAG se compose de 13 usines de gravier, de 22 ouvrages en béton, de 17 entreprises de construction et de recyclage et d’élimination. Le Groupe emploie environ 1 600 employés au total, principalement dans les secteurs suivants : matériaux de construction, travaux de construction et environnement et gestion des déchets. Combinées, les différentes entreprises du Groupe forment une équipe forte qui a une réputation d’expertise, d’efficacité et de fiabilité dans le secteur de la construction suisse.

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