Swiss Life archive les documents de Microsoft SharePoint au format PDF/A

Exigences de l'application

Dans le domaine de l'assurance collective, une grande variété de documents Microsoft Office provenant de transactions commerciales quotidiennes pour la création de propositions et la gestion de portefeuilles de contrats collectifs sont administrés dans Microsoft SharePoint. Ces documents étaient auparavant archivés en format TIFF. Ils proviennent de différents cas d'affaires comme les demandes de propositions, la souscription, et bénéficier des droits en plus des transactions qui peuvent être effectuées par les clients eux-mêmes, y compris les nouvelles admissions, les résiliations, les changements de salaire, les mutations du personnel, les mises à jour annuelles, etc.

En passant à une archive conforme au format PDF/A directement à partir de Microsoft SharePoint, Swiss Life a l'intention de rendre les documents accessibles par texte et, par le biais d'une signature numérique et d'un timbre horaire, il satisfait aux exigences de conformité. Cela devrait être réalisé à l'avenir en convertissant les documents Microsoft Office directement en PDF/A lors de la fermeture du business case et en les saisissant dans l'archive avec les métadonnées, une signature numérique et un timbre horaire.

Avantages du client

Grâce à l'archivage des documents de Microsoft SharePoint au format PDF/A, les employés internes contrôlent le processus d'archivage directement à partir de SharePoint et peuvent accéder aux documents archivés via l'interface utilisateur standard. Le groupe d'utilisateurs sera élargi en une seconde étape pour inclure tous les clients qui ont besoin d'un accès direct à leurs cas. En plus de l'archivage dans SharePoint, les fichiers sont mis en miroir dans une seconde archive autonome et robuste, garantissant la disponibilité à long terme. Environ 1,5 million de documents seront ajoutés chaque année à l'archive numérique par ce moyen.

Étant donné que les documents archivés ont tous une signature numérique et un timbre horaire, d'importantes exigences de conformité sont également remplies. Par exemple, la traçabilité du moment où les documents ont été saisis et quittés les archives et la preuve qu'ils ont été inchangés peuvent être fournies. Les documents peuvent également être contrôlés par un principe de « besoin de savoir », c'est-à-dire que les utilisateurs ne peuvent voir que les documents qui sont absolument nécessaires pour eux. L'accès (lecture et écriture) à l'archive doit être enregistré (enregistré) et après l'expiration du temps de rétention effacé à nouveau.

Implémentation

Le service de conversion de documents à 3 hauteurs®️ est utilisé pour archiver directement depuis Microsoft SharePoint, la conversion des fichiers PDF (et dans le futur aussi des formats PowerPoint, Word, Excel et email) en format d'archivage à long terme PDF/A. Les métadonnées, les signatures numériques et un tampon temporel sont ajoutés avant que les fichiers ne soient stockés dans la base de données des archives. De plus, le document PDF/A est également enregistré dans SharePoint.