Einführung in das Conversion Service Produkt
Stellen Sie sich vor, ihr Kundendienst erhält zahlreiche Dokumente aus unterschiedlichen Quellen per E-Mail zugestellt. Wie stellen Sie sicher, dass diese ohne grossen manuellen Aufwand sinnvoll weiterverarbeitet werden können? Sie harmonisieren Ihre Dokumente, indem Sie sie nach PDF konvertieren und für die Weiterverarbeitung optimieren (z.B. Zusatzinformationen anbringen). Stellen Sie sich weiter vor, Sie hätten zusätzlich ein Archiv für die Ablage Ihrer Geschäftsdokumente. Wie stellen Sie sicher, dass diese alle rechtsgültig abgelegt sind? Dass sie auch noch in den kommenden Jahren in der sich rasch verändernden IT Landschaft lesbar bleiben? Sie konvertieren Ihre Dokumente nach PDF/A und optimieren sie für die Ablage im Archiv, z.B. indem Sie sie durchsuchbar machen. Diese und viele weitere Szenarien können durch unser erstes 4-Heights® Produkt einfach automatisiert werden: der 4-Heights® Conversion Service ist die zentrale Drehscheibe für Ihr Unternehmen und einfach in Ihre Dokumentenprozesse integrierbar. Weitere Szenarien, wie etwa die Qualitätskontrolle oder Dossierbildung, sind in Arbeit.
Case Study: Archivierung
Dokumente, die in einem Archiv abgelegt werden, müssen gewisse Anforderungen erfüllen. Einerseits rein technischer Natur (z.B. wenig Speicherplatz benötigen, gleichzeitig hohe Qualität aufweisen), andererseits aber auch von Gesetzes wegen, um überhaupt rechtsgültig zu sein (z.B. gleiche Darstellung auf allen Geräten, auch noch in vielen Jahren).
Um dies zu erreichen, empfiehlt es sich Ihre Dokumente nach PDF/A zu konvertieren. So wird unter anderem sichergestellt, dass alle benötigten Schriften eingebettet und dynamische und bösartige Inhalte entfernt sind. Gleichzeitig kann die Dateigrösse durch das Entfernen von redundanten Daten, Schriften-Subsetting und Kompressionsverfahren reduziert werden.
Dabei ist es besonders wichtig einen hoch-qualitativen Konverter einzusetzen, der auch mit komplexen Dokumenten umgehen kann und intelligente Kompressionsverfahren einsetzt. Denn der PDF Standard ist sehr umfangreich und nicht immer eindeutig. Zudem ist das Entfernen von Inhalten eine heikle Angelegenheit. Wird das nicht richtig gemacht, kann dies zu korrupten oder nicht-konformen Ausgabedokumenten führen. Oder fehlendem Inhalt im Ausgabedokument. Oder unscharfen Bildern, wenn die Kompression schlecht oder zu aggressiv durchgeführt wird.
Es gibt verschiedene Tools auf dem Markt, mit denen die einzelnen Schritte abgedeckt werden können. Aber es gibt nur ein Tool, das speziell für diesen Anwendungsfall entwickelt wurde, alle genannten Schritte mit höchster Qualität meistert und mit minimalem Integrations- und Konfigurationsaufwand einsatzbereit ist: der 4-Heights® Conversion Service mit dem Archiv-Workflow.
