Neuer Workflow im Konvertierungsdienst: PDF/A-3 archivieren
Wie der bestehende und eingeschränktere "Archive PDF/A-2"-Workflow ist auch der "Archive PDF/A-3"-Workflow speziell für die Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung konzipiert.
Dieser Workflow erzeugt Ausgabedokumente, die dem PDF/A-3-Standard entsprechen, und enthält die folgenden Hauptfunktionen:
Quelldokumente, z. B. docx, xlsx, pptxkann an das resultierende Ausgabedokument angehängt werden. Auf diese Weise können Office-Dokumente archiviert und trotzdem für die spätere Verwendung, z.B. als Vorlagen, vorgehalten werden.
Falls gewünscht, können Dokumententeile, wie Anhänge, in ihrem Originalformat, z. B. Bilder, XML oder proprietäre Formate.
Ein detailliertes Protokoll aller Verarbeitungsschritte, als sogenannte Events, kann über die REST API des 4-Heights® Conversion Service abgerufen werden. Eine Ereigniszusammenfassung des Protokolls kann optional als Textdatei an das Ausgabedokument angehängt werden. Der neue Archive PDF/A-3 Workflow ist mit der Version 2.5.0 des 4-Heights® Conversion Service verfügbar.
Neue Konfigurationsoptionen: Konvertieren oder sammeln?
Der Workflow bietet zwei neue Konfigurationsoptionen: Den Konvertierungsmodus und den Sammelmodus. Diese Optionen legen fest, wie die verschiedenen Teile eines Dokuments konvertiert und zu einem Ausgabedokument kombiniert werden. Der Konvertierungsmodus regelt, wie der Inhalt eines Dokumententeils verarbeitet wird: nach PDF/A-3 konvertiert, als ursprüngliches Quelldokument beibehalten oder ob der Teil übersprungen werden soll. Der Sammelmodus steuert den Kombinationsprozess des konvertierten Dokuments und seiner Anhänge zur Erstellung des Ausgabedokuments.
Ein Beispiel: Eine E-Mail mit einem Word-Dokument und einem JPEG-Bild kann mit den Standardeinstellungen auf folgende Weise in PDF/A-3 konvertiert werden.
PDF/A-3-Hauptdokument, das den Mailtext und drei Anhänge enthält:
Word-Dokument, konvertiert in PDF/A-3, mit angehängter docx-Quelldatei.
JPEG-Bild wird im Quellformat beibehalten.
Bericht/Protokoll eine Zusammenfassung aller Schritte, die während des Konvertierungsprozesses durchgeführt wurden.
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-2 und PDF/A-3?
PDF/A-3 enthält eine wesentliche Änderung gegenüber PDF/A-2: In PDF/A-2 war es bereits möglich, PDF/A-konforme Dokumente in Form von Anhängen einzubetten. PDF/A-3 hingegen erlaubt die Einbettung beliebiger Dokumentformate wie Excel-, Word-, HTML-, CAD- oder XML-Dateien.
Auf diese Weise wird dem Bedürfnis von Unternehmen verschiedener Branchen entsprochen, die Originaldateien zusammen mit den konvertierten PDF/A-Dateien in ihrem ursprünglichen Format zu erhalten. Das Sammeln von zusammengehörigen Dateien in einer "Collection" ist seit PDF/A-2 bekannt. Eine typische Anwendung für den PDF/A-3-Standard ist die Archivierung von E-Mails und deren Anhängen, die aus unterschiedlichen Dateiformaten bestehen können.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den Standards PDF/A-2 und PDF/A-3 finden Sie auf unserer entsprechenden Webseite.
Weitere Workflows auf dem Weg
Die Version 2.5.0 des Konvertierungsdienstes enthält auch den neuen Workflow "Rechnung", der in einer der nächsten Ausgaben des Newsletters ausführlich vorgestellt wird. Wenn Sie es nicht abwarten können, mehr über den "Invoice"-Workflow zu erfahren, lesen Sie bitte das Kapitel 5.3 im Benutzerhandbuch oder kontaktieren Sie unser Vertriebsteam.
Und so viel sei verraten: Es werden noch weitere Workflows folgen. Darüber hinaus entwickeln und veröffentlichen wir vorkonfigurierte Workflows zur optimalen Unterstützung und Automatisierung Ihrer Dokumentenverarbeitungsaufträge bei minimalem Anlaufaufwand. Bleiben Sie dran!
