Neuer Workflow im Konvertierungsdienst: Archive PDF/A-3
Wie der bestehende und stärker eingeschränkte Workflow "Archive PDF/A-2" ist der Workflow "Archive PDF/A-3" speziell dafür ausgelegt, Dokumente für die Archivierung vorzubereiten.
Dieser Workflow erstellt Ausgabedokumente, die dem PDF/A-3-Standard entsprechen, und enthält die folgenden Schlüsselfunktionen:
Quelldokumente, wie docx, xlsx, pptx, können an das resultierende Ausgabedokument angehängt werden. So können Office-Dokumente archiviert und dennoch für eine spätere Verwendung, z.B. als Vorlagen, bereitgehalten werden.
Wenn gewünscht, können Dokumentenbestandteile wie Anlagen in ihrem ursprünglichen Format, z.B. Bilder, XML oder proprietäre Formate,.
Ein detailliertes Protokoll aller Verarbeitungsschritte, so genannte Ereignisse, kann über die REST-API des 4-Heights® Conversion Service abgerufen werden. Eine Ereigniszusammenfassung des Protokolls kann optional als Textdatei an das Ausgabedokument angehängt werden. Der neue Archiv-PDF/A-3-Workflow ist mit der Version 2.5.0 des 4-Heights® Conversion Service verfügbar.
Neue Konfigurationsmöglichkeiten: Konvertieren oder sammeln?
Der Workflow bietet zwei neue Konfigurationsoptionen: den Konvertierungsmodus und den Sammelmodus. Diese Optionen legen fest, wie die verschiedenen Teile eines Dokuments konvertiert werden und wie sie in das resultierende Ausgabedokument zusammengeführt werden. Der Konvertierungsmodus regelt, wie der Inhalt eines Dokumententeils verarbeitet wird: in PDF/A-3 konvertiert, als Original-Quelldokument behalten oder ob der Teil übersprungen werden soll. Der Sammelmodus steuert den Kombinationsprozess des konvertierten Dokuments und seiner Anhänge, um das Ausgabedokument zu erstellen.
Beispielsweise kann eine E-Mail mit einem Word-Dokument und einem JPEG-Bild auf folgende Weise mit den Standardeinstellungen in PDF/A-3 konvertiert werden.
PDF/A-3-Hauptdokument enthält den E-Mail-Inhalt und drei Anhänge:
Word-Dokument, in PDF/A-3 konvertiert, mit seiner Quelldocx-Datei angehängt.
JPEG-Bild wird im Quellformat behalten.
Bericht/Protokoll der alle während des Konvertierungsprozesses durchgeführten Schritte zusammenfasst.
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-2 und PDF/A-3?
PDF/A-3 enthält eine wesentliche Änderung gegenüber PDF/A-2: In PDF/A-2 war es bereits möglich, PDF/A-konforme Dokumente in Form von Anhängen einzubetten. PDF/A-3 erlaubt jedoch das Einbetten jedes Dokumentformats, wie Excel, Word, HTML, CAD oder XML-Dateien.
Auf diese Weise wurde die Notwendigkeit von Unternehmen in verschiedenen Branchen erfüllt, ursprüngliche Dateien zusammen mit den konvertierten PDF/A-Dateien in ihrem ursprünglichen Format zu behalten. Das Sammeln verwandter Dateien in einer "Sammlung" ist seit PDF/A-2 bekannt. Eine typische Anwendung für den PDF/A-3-Standard ist das Archivieren von E-Mails und deren Anhängen, die aus unterschiedlichen Dateiformaten bestehen können.
Für weitere Informationen über die Unterschiede zwischen den Standards PDF/A-2 und PDF/A-3 besuchen Sie bitte unsere entsprechende Webseite.
Mehr Workflows in Arbeit
Die Funktion der Version 2.5.0 des Conversion Service beinhaltet auch den neuen "Rechnungs"-Workflow, der in einer zukünftigen Newsletter-Ausgabe ausführlich vorgestellt wird. Wenn Sie nicht warten können, um mehr über den "Rechnungs"-Workflow zu erfahren, lesen Sie bitte Kapitel <b>5,3</b> im Benutzerhandbuch oder wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.
Und das ist schon so viel verraten: Es werden weitere Workflows kommen. Wir entwickeln weiter und veröffentlichen vorkonfigurierte Workflows, um Ihre Dokumentenverarbeitungsaufträge optimal zu unterstützen und zu automatisieren, bei minimalen Einrichtungsaufwänden. Bleiben Sie dran!
