ZUGFeRD – Ein Standard für elektronische Rechnungen im PDF/A-Format

Es gibt eine Fülle verschiedener Datenformate für E-Rechnungen. Es ist also höchste Zeit für eine Standardisierung. Der ZUGFeRD-Standard hat sich in den deutschsprachigen Ländern zunehmend etabliert. ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A.

Sie kombinieren maschinen- und menschenlesbare Daten im selben Dokument, was den Benutzern die Wahl lässt, Rechnungen manuell oder durch automatisierte Prozesse zu bearbeiten.

Auch die EU hat den Bedarf nach einem standardisierten E-Rechnungsformat anerkannt, weshalb sie den europäischen Standard EN 16931 geschaffen hat. Die neue ZUGFeRD-Version <b>2,0</b> erfüllt die Anforderungen dieses Standards vollständig. Und das Beste daran: ZUGFeRD <b>2,0</b> ist genauso einfach zu verwenden wie die vorherige Version.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf dem ISO-Standard PDF/A, der speziell für die langfristige Archivierung entwickelt wurde. Es erfüllt somit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsdokumente. PDF/A gewährleistet, dass eine Rechnung langfristig korrekt angezeigt wird.

Das Bild allein reicht jedoch nicht aus, um elektronische Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Deshalb enthält eine ZUGFeRD-Rechnung auch die Rechnungsinformation im maschinenlesbaren XML-Format. Dies basiert auf PDF/A-3, Teil 3 des PDF/A-Standards. Die Erweiterung erlaubt es, strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei einzubetten. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist daher immer ein hybrides Dokument, d.h. eine PDF-Datei mit integrierten XLM-Daten. Das PDF kann leicht von Menschen gelesen werden, während XML die Maschinenlesbarkeit garantiert.

Was ist ZUGFeRD <b>2,0</b>?

ZUGFeRD wurde nach der Veröffentlichung des europäischen Standards EN 16931 im Juni 2017 überarbeitet. Dieser EU-Standard verfolgt das Ziel, die elektronische Rechnungsstellung in ganz Europa zu standardisieren und eine entsprechende rechtliche Grundlage zu schaffen, um insbesondere die Prozesse der öffentlichen Verwaltung und die korrekte Besteuerung zu unterstützen. Allerdings erleichtert ein europaweit anerkannter Standard für die elektronische Rechnungsstellung auch den B2B-Handel im Allgemeinen, da das Senden, Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen elektronisch ebenso einfach ist wie im Papierformat – oder sogar einfacher dank automatisierter Prozesse.

Der frühere ZUGFeRD-Standard musste an den neuen angepasst werden. ZUGFeRD <b>2,0</b>, international als „Factur-X“ bezeichnet, wurde im Rahmen der deutsch-französischen Digitalen Agenda entwickelt. Die neue ZUGFeRD-Version erfüllt alle Anforderungen der EN 16931 und basiert ebenfalls auf PDF/A-3.

Was bedeutet ZUGFeRD <b>2,0</b> konkret?

Die Erstellung und der Austausch von ZUGFeRD-Rechnungen bleibt genauso einfach wie zuvor. Einige Branchen-Software und Archivierungslösungen unterstützen bereits den Standard. ZUGFeRD legt nicht fest, wie die Rechnungen zu versenden sind. Eine e-Invoicing-Plattform ist daher nicht unbedingt erforderlich, da PDF/A-Dokumente einfach per E-Mail versendet werden können. In jedem Fall ist die vollständige Konformität der Dokumente mit dem Standard entscheidend. Der 3 Heights® PDF Validator von PDF Tools wird hierfür empfohlen.

Seit Anfang 2018 ist die Einhaltung der Standards in der Schweiz noch einfacher geworden. Seit der Abschaffung der OElDI-Regel und der Einführung des Beweisfreiheitsprinzips im neuen Umsatzsteuergesetz müssen E-Mails nicht mehr digital signiert werden, damit ausgestellte PDF-Rechnungen umsatzsteuerkonform sind. Eine ordnungsgemäße Buchführung reicht aus, um den Ursprung und die Integrität einer Rechnung nachzuweisen. Das macht das Leben insbesondere für kleine Unternehmen und Mikrobetriebe einfacher.

Dennoch werden digitale Signaturen in ZUGFeRD-Dokumenten weiterhin wichtig sein. Schließlich sind nur digital signierte Rechnungen manipulationssicher und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für die langfristige Archivierung. PDF/A-3 unterstützt Signaturen gemäß den ETSI/EN-Normen, einschließlich PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). PAdES gewährleistet die langfristige Gültigkeit eines signierten Dokuments, auch wenn die zugrunde liegenden Algorithmen gebrochen sind. Dies erfüllt selbst die strengsten Compliance-Anforderungen.

Was wird ZUGFeRD <b>2,0</b> für Europa bedeuten?

ZUGFeRD <b>2,0</b>, oder „Factur-X“, ist ein Multi-Profil-Paket. Das Profil „EN 16931“ ersetzt das ZUGFeRD 1.0 „Comfort“-Profil und ist vollständig konform mit dem EU-Standard, definiert jedoch nur die Kernelemente einer Rechnung. Mit dem „Extended“-Profil können zusätzliche Details in eine elektronische Rechnung aufgenommen werden, abhängig von der Branche, den gesetzlichen Anforderungen und anderen Faktoren. Darüber hinaus wurden zwei weitere Profile für kleinere Lieferanten definiert: „Basic“ und „Basic WL“.

ZUGFeRD eignet sich für Organisationen jeder Größe, und „Factur-X“ hat auch durch die Konformität mit EN 16931 eine größere internationale Bedeutung. Das Profil „EN 16931“ wird von allen europäischen Behörden anerkannt. Die engste Verbindung besteht zwischen Deutschland und Frankreich: Öffentliche Behörden, die mit dem E-Rechnungsportal „Chorus“ verbunden sind, akzeptieren auch die anderen Profile. Darüber hinaus werden ab November 2018 elektronische Rechnungen in Europa für B2G-Transaktionen obligatorisch.

Nicht zuletzt basiert ZUGFeRD <b>2,0</b> auf dem globalen Standard „Cross Industry Invoice“, der von UN/CEFACT entwickelt wurde. Das bedeutet, dass sich ZUGFeRD <b>2,0</b> auch weltweit etablieren könnte.

Wie ist die globale E-Rechnungs-Situation?

Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung variiert stark je nach Kontinent und Land. Eine Studie zur elektronischen Rechnungsstellung, die 2017 von der Schweizer Firma Billentis durchgeführt wurde, zeigt ein Spektrum mit „Führern“ an einem Ende und „Nachzüglern“ am anderen. Laut der Studie ist der internationale E-Rechnungsmarkt in Skandinavien, Mittelamerika und Lateinamerika am weitesten entwickelt. Europa, Nordamerika und Australien stellen den Durchschnitt dar, während asiatische Länder sich noch im Entwicklungsstadium befinden.

Die Unterschiede in den Schwerpunkten zwischen den Regionen sind ebenfalls interessant. In Nordamerika verwenden insbesondere große und mittelständische Unternehmen elektronische Rechnungen, um ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse zu optimieren. Zu diesem Zweck werden mehr als 15 verschiedene Formate mit mehr als 40 Unterformaten verwendet, was zu einer leidenden Interoperabilität führt. In den USA ist das PDF/A-Format außerhalb der pharmazeutischen Industrie immer noch nicht besonders verbreitet. Darüber hinaus hat eine standardisierte E-Rechnungsplattform für B2G-Transaktionen zwischen Unternehmen und offiziellen Stellen das Planungsstadium noch nicht verlassen.

Lateinamerika vermittelt ein völlig anderes Bild. Die Finanzministerien mehrerer Länder haben E-Rechnungsplattformen geschaffen, um der Steuerhinterziehung entgegenzuwirken. Rechnungsaussteller und -empfänger müssen die Rechnungsdetails zur Validierung an die Steuerbehörden senden.

Ein Beispiel aus Asien ist Singapur. Die Regierung dort arbeitet derzeit an der Schaffung eines Rahmens für die elektronische Rechnungsstellung, der es Unternehmen ermöglichen soll, Rechnungen einfacher auszutauschen, um die Effizienz zu verbessern und die Kosten zu senken. Hongkong, Taiwan und Südkorea zeigen ebenfalls den Weg in Asien in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung. In einigen anderen asiatischen Ländern sind jedoch papierlose B2B-Rechnungen noch nicht erlaubt oder nur mit spezieller Genehmigung der Steuerbehörden.