ZUGFeRD - Ein Standard für elektronische Rechnungen im PDF/A-Format

Es gibt eine Fülle von unterschiedlichen Datenformaten für elektronische Rechnungen. Es ist also höchste Zeit für eine Standardisierung. Der ZUGFeRD-Standard hat sich im deutschsprachigen Raum zunehmend durchgesetzt. Die ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A.

Sie kombinieren maschinen- und menschenlesbare Daten in ein und demselben Dokument, so dass die Benutzer die Wahl haben, ob sie die Rechnungen manuell oder durch automatisierte Prozesse bearbeiten.

Auch die EU hat die Notwendigkeit eines Standardformats für elektronische Rechnungen erkannt und deshalb die europäische Norm EN 16931 geschaffen. Die neue ZUGFeRD-Version 2.0 erfüllt die Anforderungen dieser Norm in vollem Umfang. Und das Beste von allem: ZUGFeRD 2.0 ist genauso einfach zu bedienen wie die Vorgängerversion.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf dem ISO-Standard PDF/A, der speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Sie entspricht damit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen. PDF/A garantiert, dass eine Rechnung auf Dauer korrekt dargestellt wird.

Das Bild allein reicht jedoch nicht aus, um elektronische Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Deshalb enthält eine ZUGFeRD-Rechnung auch die Rechnungsinformationen im maschinenlesbaren XML-Format. Diese basiert auf PDF/A-3, Teil 3 der PDF/A-Norm. Mit der Erweiterung können strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei eingebettet werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist daher immer ein hybrides Dokument, d.h. eine PDF-Datei mit integrierten XLM-Daten. Das PDF kann von Menschen leicht gelesen werden, während XML die Maschinenlesbarkeit garantiert.

Was ist ZUGFeRD 2.0?

ZUGFeRD wurde nach der Veröffentlichung der europäischen Norm EN 16931 im Juni 2017 überarbeitet. Ziel dieser EU-Norm ist es, die elektronische Rechnungsstellung europaweit zu vereinheitlichen und eine entsprechende Rechtsgrundlage zu schaffen, um insbesondere die Prozesse der öffentlichen Verwaltung und die korrekte Besteuerung zu unterstützen. Ein europaweit anerkannter elektronischer Rechnungsstandard erleichtert aber auch den B2B-Handel im Allgemeinen, da er den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form genauso einfach macht wie in Papierform - oder sogar noch einfacher, dank automatisierter Prozesse.

Der bisherige ZUGFeRD-Standard musste an den neuen angepasst werden. ZUGFeRD 2.0, international als "Factur-X" bezeichnet, wurde im Rahmen der deutsch-französischen Digitalen Agenda geschaffen. Die neue ZUGFeRD-Version erfüllt alle Anforderungen der EN 16931 und basiert ebenfalls auf PDF/A-3.

Was bedeutet ZUGFeRD 2.0 konkret?

Das Erstellen und Austauschen von ZUGFeRD-Rechnungen bleibt so einfach wie bisher. Einige Unternehmenssoftware und Archivierungslösungen unterstützen den Standard bereits. Das ZUGFeRD schreibt nicht vor, wie die Rechnungen zu versenden sind. Eine E-Invoicing-Plattform ist daher nicht unbedingt erforderlich, da PDF/A-Dokumente problemlos per E-Mail versandt werden können. In jedem Fall ist die vollständige Übereinstimmung der Dokumente mit der Norm entscheidend. Zu diesem Zweck wird der 3 Heights® PDF Validator von PDF Tools empfohlen.

Seit Anfang 2018 ist es in der Schweiz noch einfacher geworden, Compliance zu erreichen. Seit der Abschaffung der OElDI-Regelung und der Übernahme des Grundsatzes der Beweisfreiheit in das neue Mehrwertsteuergesetz müssen E-Mails nicht mehr digital signiert werden, damit ausgestellte PDF-Rechnungen mehrwertsteuerkonform sind. Eine ordnungsgemäße Buchführung reicht aus, um die Herkunft und Unversehrtheit einer Rechnung nachzuweisen. Das macht vor allem kleinen Unternehmen und Kleinstbetrieben das Leben leichter.

Dennoch werden digitale Signaturen in ZUGFeRD-Dokumenten weiterhin wichtig sein. Denn nur digital signierte Rechnungen sind manipulationssicher und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung. PDF/A-3 unterstützt Signaturen gemäß den ETSI/EN-Standards, einschließlich PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). PAdES gewährleistet die langfristige Gültigkeit eines signierten Dokuments, selbst wenn die zugrundeliegenden Algorithmen defekt sind. Damit werden auch die strengsten Compliance-Anforderungen erfüllt.

Was wird ZUGFeRD 2.0 für Europa bedeuten?

ZUGFeRD 2.0, oder "Factur-X", ist ein Multiprofilpaket. Das Profil "EN 16931" ersetzt das Profil "Comfort" der ZUGFeRD 1.0 und ist vollständig konform mit der EU-Norm, definiert jedoch nur die Kernelemente einer Rechnung. Mit dem Profil "Erweitert" können zusätzliche Angaben in eine elektronische Rechnung aufgenommen werden, je nach Branche, gesetzlichen Anforderungen und anderen Faktoren. Darüber hinaus wurden zwei zusätzliche Profile für kleinere Anbieter definiert: "Basic" und "Basic WL".

ZUGFeRD eignet sich für Organisationen jeder Größe, und dank der Konformität mit der EN 16931 gewinnt "Factur-X" auch international an Bedeutung. Das Profil "EN 16931" wird von allen europäischen Behörden anerkannt. Die engste Verbindung besteht zwischen Deutschland und Frankreich: Öffentliche Stellen, die an das E-Invoicing-Portal "Chorus" angeschlossen sind, akzeptieren auch die anderen Profile. Darüber hinaus werden ab November 2018 elektronische Rechnungen für B2G-Transaktionen in Europa verpflichtend sein.

Nicht zuletzt basiert ZUGFeRD 2.0 auf dem von UN/CEFACT entwickelten globalen Standard "Cross Industry Invoice". Das bedeutet, dass sich ZUGFeRD 2.0 auch weltweit etablieren könnte.

Wie sieht es mit der elektronischen Rechnungsstellung weltweit aus?

Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung ist je nach Kontinent und Land sehr unterschiedlich. Eine E-Invoicing-Studie des Schweizer Unternehmens Billentis aus dem Jahr 2017 zeigt ein Spektrum mit "Vorreitern" am einen und "Nachzüglern" am anderen Ende. Laut der Studie ist der internationale E-Invoicing-Markt in Skandinavien, Mittelamerika und Lateinamerika am weitesten entwickelt. Europa, Nordamerika und Australien bilden den Durchschnitt, während sich die asiatischen Länder noch in der Entwicklung befinden.

Interessant sind auch die unterschiedlichen Schwerpunkte in den Regionen. In Nordamerika nutzen vor allem große und mittlere Unternehmen elektronische Rechnungen, um ihre Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu optimieren. Zu diesem Zweck werden mehr als 15 verschiedene Formate mit mehr als 40 Unterformaten verwendet, worunter die Interoperabilität leidet. In den USA ist das PDF/A-Format außerhalb der pharmazeutischen Industrie noch nicht sehr verbreitet. Auch eine standardisierte E-Invoicing-Plattform für B2G-Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden ist noch nicht über das Planungsstadium hinausgekommen.

In Lateinamerika ergibt sich ein völlig anderes Bild. Die Finanzministerien mehrerer Länder haben E-Invoicing-Plattformen eingerichtet, um die Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Rechnungsaussteller und -empfänger müssen den Steuerbehörden die Rechnungsangaben zur Prüfung übermitteln.

Ein Beispiel aus Asien ist Singapur. Die dortige Regierung arbeitet derzeit an der Schaffung eines Rahmens für die elektronische Rechnungsstellung, der es den Unternehmen ermöglichen soll, Rechnungen einfacher auszutauschen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Hongkong, Taiwan und Südkorea sind ebenfalls Vorreiter in Asien, wenn es um die elektronische Rechnungsstellung geht. In einigen anderen asiatischen Ländern sind papierlose B2B-Rechnungen jedoch noch nicht oder nur mit besonderer Genehmigung der Steuerbehörden zulässig.