ZUGFeRD – der neue Standard für elektronische Rechnungen

Optimale Lesbarkeit

Papierrechnungen gehören der Vergangenheit an. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Rechnungen mittlerweile elektronisch aus und reduzieren damit ihre Druck- und Versandkosten. Der Empfänger kann die elektronischen Rechnungen bei Bedarf ausdrucken und sie wie eine herkömmliche Papierrechnung bearbeiten oder sie direkt in automatisierte Prozesse innerhalb ihrer Unternehmenssoftware integrieren. Wie herkömmliche Rechnungen unterliegen auch elektronische Rechnungen bestimmten Aufbewahrungspflichten. Durch die Verwendung einer IT-Archivierungslösung können sie jedoch platzsparend gespeichert werden. Wenn die Rechnungen bereits als Dateien existieren, muss der unzuverlässige Prozess des Scannens von Papierdokumenten nicht durchlaufen werden.

Das Beste aus beiden Welten

Ein Dateiformat, das die manuelle und automatische Verarbeitung sowie die langfristige Archivierung unterstützt, muss die Rechnung so darstellen, wie sie auf Papier aussehen würde, und maschinenlesbare Daten enthalten. Darüber hinaus muss der Archivierungsprozess sicherstellen, dass die Daten nicht rückwirkend geändert werden können. FeRD (das Forum für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland) hat einen solchen Standard in Zusammenarbeit mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen entwickelt: ZUGFeRD (Zentrale Anwenderleitlinien des Forums für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland). Es basiert auf dem internationalen PDF/A-Standard, der speziell für die langfristige Archivierung konzipiert ist. PDF/A sorgt dafür, dass das archivierte Dokument langfristig korrekt angezeigt wird.

ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3, Teil <b>3</b> des Standards. Diese Erweiterung ermöglicht es, strukturierte Daten im XML-Format in die PDF/A-Datei einzubetten. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht daher immer aus einer PDF-Datei mit integrierten XML-Daten. Das PDF kann einfach von einer Person gelesen werden, während XML eine optimale maschinenlesbare Darstellung gewährleistet.

Mit seinem 3-Heights-Produktportfolio bietet der PDF-Spezialist PDF Tools AG die perfekten Entwicklertools für ZUGFeRD-konforme Softwarelösungen an. Der Dokumentenkonverter konvertiert Dateien verschiedener Formate in standardkonforme PDF- und PDF/A-Dokumente. Mit dem PDF-zu-PDF/A-Konverter können herkömmliche PDF-Dateien in gültige PDF/A-Dokumente umgewandelt werden.

Elektronische Rechnungsstellung für alle

Die Spezifikation für das XML-Schema und die Dateieinbettung wurde Ende Juni 2014 in Form des ZUGFeRD-Standards <b>1,0</b> veröffentlicht. PDF/A ist seit 2005 ein ISO-Standard und PDF/A-3 seit 2012. ZUGFeRD berücksichtigt auch die europäischen Standards CII und MUG. Prinzipiell steht ZUGFeRD als Dateiformat nichts im Wege. Die rechtlichen Grundlagen sind ebenfalls gegeben, zumindest in Deutschland: Nach dem Gesetz zur steuerlichen Vereinfachung werden elektronische Rechnungen nun als gleichgestellt zu Papierrechnungen betrachtet. ZUGFeRD ist nicht nur für Großunternehmen, KMUs und den öffentlichen Sektor geeignet, sondern auch für kleine Unternehmen. ZUGFeRD-konforme Rechnungen können viel einfacher generiert und geteilt werden als bestehende elektronische Rechnungsverfahren. ZUGFeRD schreibt nicht vor, wie die Rechnungen versendet werden. Die Dokumente können per E-Mail, FTP oder auf andere Weise gesendet und empfangen werden.