ZUGFeRD – der neue Standard für elektronische Rechnungen

Optimale Lesbarkeit

Rechnungen auf Papier kommen aus der Mode. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Forderungen elektronisch und sparen so Druck- und Portokosten. Der Empfänger kann elektronische Rechnungen je nach Bedarf ausdrucken und konventionell verarbeiten oder direkt in automatisierte Prozesse seiner Business-Software einfließen lassen. Wie herkömmliche Rechnungen unterliegen auch elektronische der Aufbewahrungspflicht. Aber sie können platzsparend mit einer IT-Archivlösung abgelegt werden. Wenn die Rechnungen von Anfang an als Datei vorliegen, wird auch das fehleranfällige Einscannen von Papierbelegen unnötig.

Beide Welten vereint

Ein Dateiformat, das die manuelle und automatisierte Verarbeitung sowie die Langfristarchivierung unterstützt, muss sowohl eine bildliche Darstellung der Rechnung „wie auf Papier“ als auch maschinenlesbare Daten enthalten. Der Archivierungsprozess muss zudem gewährleisten, dass die Daten nicht nachträglich verändert werden können. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat zusammen mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen ein solches Standardformat entwickelt: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es basiert auf dem internationalen Standardformat PDF/A, das speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert ist.

PDF/A stellt sicher, dass die Bilddarstellung des archivierten Dokuments dauerhaft erhalten bleibt. Bei ZUGFeRD kommt der Normteil 3 von PDF-A zum Einsatz. Diese Erweiterung erlaubt es, strukturierte Daten im XML-Format in die PDF/A Datei einzubetten. Eine ZUGFeRD Rechnung besteht somit immer aus einer PDF-Datei mit integrierten XML-Daten – PDF kann der Mensch bequem lesen, XML garantiert optimale Maschinenlesbarkeit.

Die PDF-Spezialistin PDF Tools AG bietet mit ihrer 3-Heights-Produktelinie ideale Entwicklerwerkzeuge für ZUGFeRD-konforme Softwarelösungen. Der Document Converter wandelt Dateien in verschiedenen Formaten in standardkonforme PDF- und PDF/A-Dokumente um. Mit dem PDF to PDF/A Converter entstehen aus gewöhnlichen PDF-Dateien gültige PDF/A-Dokumente.

E-Rechnung für alle

Die Spezifikation des XML-Schemas und der Einbettung der XML-Datei wurde Ende Juni 2014 als ZUGFeRD Standard 1.0 veröffentlicht. PDF/A ist seit 2005, PDF/A-3 seit 2012 eine ISO-Norm. ZUGFeRD berücksichtigt überdies die europäischen Standards CII und MUG. Grundsätzlich steht der Verbreitung von ZUGFeRD als Dateiformat also nichts im Weg. Zumindest in Deutschland sind auch die rechtlichen Rahmenbedingungen gegeben: Im Steuervereinfachungsgesetz wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. ZUGFeRD eignet sich nicht nur für große und mittlere Unternehmen und die öffentliche Hand, sondern auch für kleine Firmen. Denn ZUGFeRDkonforme Rechnungen lassen sich im Vergleich zu bisherigen E-Rechnungs-Verfahren sehr unkompliziert erstellen und austauschen. Für die Übermittlung schreibt ZUGFeRD kein bestimmtes Verfahren vor. Die Dokumente können via E-Mail, FTP-Server oder auf anderen Wegen zum Empfänger gelangen.