ZUGFeRD - der neue Standard für elektronische Rechnungen

Optimale Lesbarkeit

Papierrechnungen gehören der Vergangenheit an. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Rechnungen elektronisch aus und senken damit ihre Druck- und Portokosten. Der Empfänger kann die elektronischen Rechnungen bei Bedarf ausdrucken und wie eine herkömmliche Papierrechnung weiterverarbeiten oder sie direkt in automatisierte Prozesse seiner Unternehmenssoftware integrieren. Wie die herkömmlichen Rechnungen unterliegen auch die elektronischen Rechnungen bestimmten Aufbewahrungspflichten. Durch den Einsatz einer IT-Archivierungslösung können sie jedoch platzsparend aufbewahrt werden. Wenn die Rechnungen bereits als Dateien vorliegen, entfällt das unzuverlässige Einscannen von Papierdokumenten.

Das Beste aus beiden Welten

Ein Dateiformat, das die manuelle und automatisierte Verarbeitung und Langzeitarchivierung unterstützt, muss die Rechnung so darstellen, wie sie auf Papier aussehen würde, und maschinenlesbare Daten enthalten. Darüber hinaus muss der Archivierungsprozess sicherstellen, dass die Daten nicht rückwirkend geändert werden können. FeRD (Forum Elektronische Rechnung Deutschland) hat in Zusammenarbeit mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen einen solchen Standard entwickelt: ZUGFeRD (Zentraler Anwenderleitfaden des Forums für elektronische Rechnung in Deutschland). Es basiert auf dem internationalen PDF/A-Standard, der speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert ist. PDF/A stellt sicher, dass das archivierte Dokument auch langfristig korrekt angezeigt wird.

ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3, Teil 3 der Norm. Mit dieser Erweiterung können strukturierte Daten im XML-Format in die PDF/A-Datei eingebettet werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht daher immer aus einer PDF-Datei mit integrierten XML-Daten. Die PDF-Datei kann von einem Menschen leicht gelesen werden, während XML eine optimale Maschinenlesbarkeit gewährleistet.

Der PDF-Spezialist PDF Tools AG bietet mit seiner 3-Heights-Produktpalette die perfekten Entwicklerwerkzeuge für ZUGFeRD-konforme Softwarelösungen. Der Document Converter wandelt Dateien verschiedener Formate in standardkonforme PDF- und PDF/A-Dokumente um. Mit dem PDF to PDF/A Converter können herkömmliche PDF-Dateien in gültige PDF/A-Dokumente umgewandelt werden.

Elektronische Rechnungsstellung für alle

Die Spezifikation für das XML-Schema und die Dateieinbettung wurde Ende Juni 2014 in Form des ZUGFeRD-Standards 1.0 veröffentlicht. PDF/A ist seit 2005 ein ISO-Standard und PDF/A-3 seit 2012. ZUGFeRD berücksichtigt auch die europäischen Normen CII und MUG. Dem Dateiformat ZUGFeRD steht prinzipiell nichts im Wege. Auch die rechtlichen Grundlagen sind zumindest in Deutschland gegeben: Nach dem Steuervereinfachungsgesetz sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen nun gleichgestellt. ZUGFeRD eignet sich nicht nur für Großunternehmen, KMU und den öffentlichen Sektor, sondern auch für kleine Unternehmen. ZUGFeRD-konforme Rechnungen können viel einfacher erstellt und ausgetauscht werden als die bisherigen elektronischen Rechnungsverfahren. Das ZUGFeRD schreibt nicht vor, wie die Rechnungen zu versenden sind. Die Dokumente können per E-Mail, FTP oder auf anderem Wege gesendet und empfangen werden.