Verwandeln Sie diese Dateien in Pixel!

Vergangenheit und (noch) Gegenwart

Lange bevor die Digitalisierung Einzug hielt, wurden die Postsendungen geöffnet, sortiert, datiert und dem zuständigen Mitarbeiter in sein internes Postfach abgelegt. Später sah diese Person das Dokument, ordnete die Rechnung beispielsweise einem Konto zu und erfasste sie im Buchhaltungssystem. Das Dokument wurde dann zur Unterschrift an die verantwortliche Person des jeweiligen Kostenbereichs weitergeleitet.

Nach Genehmigung kam die Rechnung zurück, die Zahlung wurde ausgeführt und anschließend die Unterlagen in einem dicken Ordner abgelegt, der später in einem Archiv im Keller endete. Akten und Ordner in Kellerzimmern waren bis zur Decke gefüllt, und wenn ein Dokument benötigt wurde, begann die Suche durch die Regale, Akten und Indizes. Papier ist zeit- und kostenintensiv. Und wehe dem, der eine Akte oder ein Dokument verlegt hat! Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf diese alten Praktiken – intensivieren aber derzeit ihre Bemühungen zur Digitalisierung.

Digitalisierung während der Erfassung?

Digitalisierung kann Unternehmen in zahlreichen Prozessen einen Mehrwert bieten. Nehmen wir zum Beispiel das Schlagwort „Erfassung“. Jeden Tag sind wir mit Dokumenten, Daten, E-Mails und anderen Informationen überflutet. Wir erhalten geschäftsrelevante sowie weniger relevante Informationen über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten. Digitale Prozesse können diese Daten überwachen, scannen, sortieren, kategorisieren und durch die relevanten Bearbeitungsschritte führen. Ziel der Digitalisierung ist es, die nachfolgenden Bearbeitungsschritte so gut wie möglich zu erleichtern. Doch Maschinen und Algorithmen können nicht unbedingt jedes Szenario bewältigen.

Um den gesamten Prozess in Gang zu setzen, müssen eingehende Dokumente zunächst gescannt und eine OCR-Engine verwendet werden, um die erforderlichen Informationen mit dem Dokument zu erkennen, zu exportieren und zu verknüpfen. Nur so ist es beispielsweise möglich, Rechnungen von Lieferanten in einer breiten Palette von Formaten zu erkennen und zu lesen, um die elektronische Zahlungsabwicklung zu unterstützen.

Die optische Zeichenerkennung (OCR) beschleunigt nicht nur den Prozess vom Empfang des Dokuments bis zur Kontenzuordnung und Zahlung – die gespeicherten Informationen ermöglichen zudem die Suche nach Dokumenten jederzeit anhand der Volltextsuche. Die Papierkopie der Rechnung verschwindet, sobald sie gescannt, alle erforderlichen Daten gespeichert, die Zahlung genehmigt und abgeschlossen wurde, und all dies wird im elektronischen Archiv gespeichert. Das bedeutet nicht nur sparen, sondern auch den Dokumentenschutz hinsichtlich Zugang, Zeitstempel und elektronischer Signaturen.

Die Orte, an denen wir arbeiten, verändern sich ebenfalls. Diese Transformation fordert Flexibilität. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, benötigen jedoch Zugriff auf Dokumente. Nur durch Digitalisierung können die erforderlichen Informationen bereitgestellt werden. Übrigens ist dies auch ein wahr gewordener Traum für jeden Ordnungshüter, der erwartet, dass die Schreibtische der Mitarbeiter immer weniger überladen sind. Zu diesem Zweck gibt es auch Dokumentenprozesse, die aus dem Unternehmen herausführen. Auch hier sind digitalisierte Dokumente in den meisten Fällen deutlich schneller, sicherer und effizienter.

Aber das ist noch nicht alles! Während Audits ist es nicht mehr notwendig, Kisten mit Akten aus dem Keller in einen Besprechungsraum für den Prüfer zu schleppen. Stattdessen erhält der Prüfer einfach die entsprechenden Zugriffsrechte, um Dateien einzusehen, und er überprüft die Dokumente aus der Ferne im digitalen Archiv. Das spart beiden Parteien viel Zeit und Stress. Ist dieses Szenario unerwünscht, können die Dokumente auch auf einem sicheren USB-Stick zum Prüfer übergeben werden.

Das digitale Schmetterlingsnetz

Die Eingabekanäle für Dokumente sind so vielfältig wie die Vielfalt an Formaten und Qualitäten. Was erfasst werden kann, wird sowohl in der analogen als auch in der digitalen Welt erfasst. Selbst im Zeitalter elektronischer Rechnungen, Online-Shops und E-Commerce ist Papier noch nicht obsolet geworden: Dokumente wie Rechnungen, Steuerformulare, Serviceberichte und Verträge werden nach wie vor häufig in Papierform erstellt, versendet und empfangen.

Um das gewünschte elektronische Format für den Dokumentationsprozess zu erreichen, werden Papierdokumente gescannt. Eine gute Bildqualität ist entscheidend, um niedrige Erkennungsfehlerquoten sicherzustellen. Eine gute Bildqualität bei hoher Komprimierungsrate erfordert Bearbeitungsgeschwindigkeiten, die lokale Multifunktionsdrucker normalerweise nicht besitzen. Traditionell erzeugt ein Scanner für jede Seite ein TIFF- oder JPEG-Bild. Einige Geräte sind in der Lage, direkt PDF-Dateien zu erstellen, und neuere produzieren Dateien, die dem PDF/A-Standard entsprechen. Die Qualität dieser Dateien variiert jedoch stark je nach Anbieter und Konvertierungssoftware.

Ein zentraler Scan-Server wird empfohlen, um dieses Qualitätsproblem zu lösen. Der Service führt alle Aufgaben aus, die von lokalen Scanstationen delegiert werden können. Dieser Server empfängt die gescannten Bilddateien, analysiert die Dokumente und generiert ein PDF/A-Dokument mit allen Text- und Bildinformationen, die auf die richtige Größe komprimiert sind. Das Dokument kann auch mit einem Zeitstempel oder einer digitalen Signatur versehen werden. Die erfassten Informationen sind jetzt in einem standardisierten, hochwertigen Format verfügbar, das sowohl für menschliche Leser als auch für die automatisierte Verarbeitung mit IT-Anwendungen geeignet ist.

Im Gegensatz dazu gibt es eine Gruppe von digitalen Herstellern, die elektronische Formate mit unzureichender PDF-Qualität anbieten, was zu unerwarteten Problemen und Kosten beim Dokumentenmanagement führt. Die PDF-Konvertierung besteht nicht nur darin, ein Bild in eine PDF„Hülle“ zu verpacken. Das PDF-Dokument kann Texterkennung und Barcodeerkennung, eingebettete Metadaten und digitale Signaturen enthalten.

Der rasante technische Fortschritt führt dazu, dass heute eingesetzte Systeme schnell veraltet sind und ersetzt werden müssen. Der Inhalt archivierter Dokumente bleibt jedoch relevant. Deshalb sollte es möglich sein, ihn in unveränderter Form auf die neuen Systeme zu migrieren. Die Voraussetzung für eine verlustfreie Migration ist ein stabiles Dokumentformat, das den Lebenszyklus der Systeme überdauert.

Von Punkt zu Bit

Durch die Verbesserung der Scanfunktion mit Texterkennung (OCR) haben Sie die Möglichkeit, alle Dokumente mit zusätzlichen Informationen anzureichern, was sich positiv auf den gesamten Dokumentenprozess auswirkt. Dokumente, die von gescannten Papier- und elektronischen Dokumenten bis hin zu E-Mails und Anhängen reichen, können basierend auf Textattributen, Elementen und Dokumentenstrukturen Abteilungen oder Prozessen zugewiesen werden.

Das System erkennt, ob die Dokumente normale Korrespondenz, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen sind, und leitet sie entsprechend dem Verteilungsschlüssel weiter. Das hilft enorm bei nachgelagerten Prozessen und Entscheidungskreisläufen.

Mit anderen Worten, eine gute Texterkennung mit Nachbearbeitung unterstützt nicht nur die Erfassung an sich. Es ermöglicht auch, die Klassifizierung und Dokumentenverteilung effizienter zu strukturieren – einschließlich Nachbearbeitung sowie verbesserter Überprüfbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente zu Compliance-Zwecken. Nach der Anreicherung der Informationen ermöglicht OCR die Schlagwortsuche, Berichterstattungsfunktionen, das Erstellen von themenspezifischen Dossiers und beschleunigt somit generell die Reaktionszeit und die Verarbeitung.

Auch wenn der Austausch elektronischer Dokumente in Geschäftsprozessen bereits eine Selbstverständlichkeit geworden ist, wird die Dokumentenqualität oft vernachlässigt. In beiden Fällen ist ein Qualitätssicherungssystem für eingehende Dokumente unverzichtbar geworden. Aber bevor Sie das, was wir als "Qualitätstor" bezeichnen, einrichten, müssen Sie sich über die Definition von Qualität im Klaren sein. Eine Vielzahl von Unternehmen hat einen Dokumentenprozess, der mit einem Hauptformat arbeitet. Dies vereinfacht den gesamten Prozess und reduziert den Dschungel unterschiedlicher Formate in den Kanälen und macht Prozesse daher viel einfacher zu steuern.

Wenn wir PDF als Standardformat verwenden, ergeben sich zwei Arten von Qualität: inhärente Qualität und dedizierte Qualität. Inhärente Qualität überprüft die Konformität mit den Dateiformatspezifikationen (ISO 32000). Das liegt daran, dass nicht jedes als PDF gekennzeichnete Dokument tatsächlich ein richtiges PDF ist – zumindest nicht in der Form, die Unternehmen für die weitere Verarbeitung bis zum Archiv wünschen.

Dedizierte Qualität konzentriert sich auf Anwendungsfälle, wie Scannen, Dokumentenaustausch, Drucken und Archivieren, zum Beispiel, ob Schriften und Farben optimiert sind und, falls erforderlich, ob die Dateien den PDF/A-Standard für eine langfristige digitale Archivierung einhalten. Nach der Erfassung ist ein "Qualitätstor" eingerichtet, um Validierung, Reparatur, Optimierung und digitale Signatur zu verwalten und die Dokumente somit zu schützen.

Egal wie einfach oder umfassend es sein mag, es ist wichtig, dass ein Dokumentenprozess gut geplant und getestet wird, bevor er implementiert wird, sowohl in Bezug auf den Umgang mit externen als auch internen Dokumenten sowie deren Überprüfung, Anreicherung, Verteilung und Archivierung. Dies verbessert die Reaktionszeiten, schont die Ressourcen auf allen Ebenen und ist signifikant transparenter für Rückverfolgbarkeit und Compliance.

Zusammenfassung

Ein zentraler Scan-Server mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und einem nachgelagerten Qualitätstor sind der Schlüssel zu einem reibungslosen digitalen Dokumentenerfassungsprozess. Die Texterkennung ermöglicht es, die aus einem Dokument gesammelten Informationen zu kanalisieren, Dokumentenprozesse effizient zu gestalten und eine gute Durchsuchbarkeit zu gewährleisten. Das Qualitätstor gewährleistet konsistente Qualität und Dokumentensicherheit. Automatisierung minimiert Fehlerquellen, verbessert die Dokumentenqualität und spart somit Zeit und Geld – vom Moment des Empfangs der Dokumente bis hin zu ihrer langfristigen Archivierung.

In einer Welt von Bits und Bytes sollten wir auch den menschlichen Faktor nicht vergessen, sei es im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit oder Datenschutz. Es sollte beachtet werden, dass herausragende Software allein weder die Akzeptanz durch die Benutzer garantieren noch Transparenz in Bezug auf gesetzliche Vorschriften und Richtlinien gewährleisten kann. Das erfordert ein gutes Konzept und Verständnis. Die Rückverfolgbarkeit ist nicht nur für digitale Dateien in einem Archiv relevant; sie ist auch für Menschen wichtig.

Die Erfassung ist keine Magie, sondern vielmehr die effiziente Erfassung, Überprüfung und Anreicherung von Informationen. Aber Sie können viel mit der Erfassung erreichen – also verwandeln Sie diese Dateien in Pixel und sagen Sie Hallo zur Digitalisierung.