Verwandeln Sie diese Dateien in Pixel!

Vergangenheit und (noch) Gegenwart

Lange vor dem Aufkommen der Digitalisierung wurden Postsendungen geöffnet, sortiert, mit einem Datumsstempel versehen und in den internen Briefkasten der zuständigen Person eingeworfen. Später sichtete diese Person das Dokument, ordnete die Rechnung z. B. einem Konto zu und gab sie in das Buchhaltungssystem ein. Das Dokument wurde dann zur Unterzeichnung an die für die jeweilige Kostenstelle zuständige Person weitergeleitet.

Nach der Genehmigung kam die Rechnung zurück, die Zahlung wurde ausgeführt und der Papierkram in einem dicken Ordner abgelegt, der später in einem Archiv im Keller landete. Die Aktenschränke und Ordner in den Kellerräumen waren bis zur Decke gefüllt, und wenn ein Dokument benötigt wurde, begann die Suche in den Regalen, Akten und Registern. Papier ist zeit- und kostenintensiv. Und wehe dem, der eine Akte oder ein Dokument verlegt hatte! Viele Unternehmen setzen noch immer auf diese alten Praktiken - verstärken aber derzeit ihre Bemühungen um die Digitalisierung.

Digitalisierung während der Erfassung?

Die Digitalisierung kann Unternehmen in einer Reihe von Prozessen einen Mehrwert bieten. Nehmen wir zum Beispiel das Schlagwort "Capturing". Jeden Tag werden wir mit Dokumenten, Daten, E-Mails und anderen Informationen überflutet. Wir erhalten sowohl geschäftsrelevante als auch weniger relevante Informationen über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten. Digitale Prozesse können diese Daten überwachen, scannen, sortieren, kategorisieren und durch die entsprechenden Verarbeitungsschritte leiten. Ziel der Digitalisierung ist es, die nachfolgenden Bearbeitungsschritte bestmöglich zu unterstützen. Doch Maschinen und Algorithmen können nicht unbedingt jedes Szenario bewältigen.

Um den gesamten Prozess in Gang zu setzen, müssen die eingehenden Dokumente zunächst gescannt werden, und eine OCR-Engine muss eingesetzt werden, um die erforderlichen Informationen zu erkennen, zu exportieren und mit dem Dokument zu verknüpfen. Nur so können z.B. Rechnungen von Lieferanten in den unterschiedlichsten Formaten erkannt und gelesen werden, um die elektronische Zahlungsabwicklung zu unterstützen.

Die optische Zeichenerkennung (OCR) beschleunigt nicht nur den Prozess vom Dokumenteneingang bis zur Kontierung und Zahlung - die gespeicherten Informationen ermöglichen auch das jederzeitige Auffinden von Dokumenten per Volltextsuche. Der Ausdruck der Rechnung verschwindet, sobald er gescannt, alle erforderlichen Daten gespeichert, die Zahlung genehmigt und abgeschlossen ist, und all dies wird im elektronischen Archiv gespeichert. Dies bedeutet nicht nur die Speicherung, sondern auch den Schutz des Dokuments in Bezug auf Zugriff, Zeitstempel und elektronische Signaturen.

Auch die Orte, an denen wir unsere Arbeit verrichten, verändern sich. Dieser Wandel erfordert Flexibilität. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, benötigen aber Zugang zu Dokumenten. Nur durch die Digitalisierung können die benötigten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Nebenbei bemerkt, ist dies auch der Traum eines jeden Clean-Desk-Inspektors, der erwartet, dass die Schreibtische seiner Mitarbeiter immer weniger überladen sind. Für den gleichen Zweck gibt es auch Dokumentenprozesse, die wieder aus dem Unternehmen herausführen. Auch hier sind digitalisierte Dokumente in den meisten Fällen deutlich schneller, sicherer und effizienter.

Aber das ist noch nicht alles! Bei Prüfungen ist es nicht mehr nötig, kistenweise Akten aus dem Keller in einen Besprechungsraum für den Prüfer zu schleppen. Stattdessen erhält der Prüfer lediglich die entsprechenden Zugriffsrechte zur Akteneinsicht und prüft die Dokumente aus der Ferne im digitalen Archiv. Das spart beiden Parteien viel Zeit und Stress. Wenn dieses Szenario nicht erwünscht ist, können die Dokumente auch auf einem sicheren USB-Stick gespeichert und dem Prüfer übergeben werden.

Das digitale Schmetterlingsnetz

Die Eingangskanäle für Dokumente sind so vielfältig wie die Palette der Formate und Qualitäten. Was sich festhalten lässt, wird festgehalten, sowohl in der analogen als auch in der digitalen Welt. Auch im Zeitalter von elektronischen Rechnungen, Online-Shops und E-Commerce hat Papier noch nicht ausgedient: Dokumente wie Rechnungen, Steuerformulare, Dienstleistungsberichte und Verträge werden immer noch häufig in Papierform ausgestellt und auf dem altmodischen Postweg verschickt und empfangen.

Um die gewünschte elektronische Form für den Dokumentenprozess zu erreichen, werden Papierdokumente gescannt. Eine gute Bildqualität ist entscheidend für eine niedrige Fehlerquote bei der Erkennung. Um eine gute Bildqualität bei einer hohen Komprimierungsrate zu erreichen, ist eine Verarbeitungsleistung erforderlich, über die lokale Multifunktionsdrucker in der Regel nicht verfügen. Normalerweise erzeugt ein Scanner für jede Seite ein TIFF- oder JPEG-Bild. Einige Geräte sind in der Lage, PDF-Dateien direkt zu erstellen, und neuere Geräte erzeugen Dateien, die dem PDF/A-Standard entsprechen. Die Qualität dieser Dateien ist jedoch je nach Anbieter und Konvertierungssoftware sehr unterschiedlich.

Um dieses Qualitätsproblem zu lösen, wird ein zentraler Scan-Server empfohlen. Der Dienst nimmt alle Aufgaben wahr, die von lokalen Scan-Stationen delegiert werden können. Dieser Server empfängt die gescannten Bilddateien, analysiert die Dokumente und erzeugt ein PDF/A-Dokument, in dem alle Text- und Bildinformationen auf die richtige Größe komprimiert sind. Das Dokument kann auch mit einem Zeitstempel oder einer digitalen Signatur versehen werden. Die erfassten Informationen liegen nun in einem standardisierten, qualitativ hochwertigen Format vor, das sowohl für menschliche Leser als auch für die automatische Verarbeitung mit IT-Anwendungen geeignet ist.

Im Gegensatz dazu gibt es eine Reihe digitaler Hersteller, die elektronische Formate mit unzureichender PDF-Qualität anbieten, was zu unerwarteten Problemen und Kosten bei der Dokumentenverarbeitung führt. Bei der PDF-Konvertierung geht es nicht nur darum, ein Bild in einen PDF-"Umschlag" zu verpacken. Das PDF-Dokument kann Text- und Strichcodeerkennung, eingebettete Metadaten und digitale Signaturen enthalten.

Die rasante technologische Entwicklung führt dazu, dass heute eingesetzte Systeme schnell veraltet sind und ersetzt werden müssen. Der Inhalt der archivierten Dokumente bleibt jedoch relevant. Es sollte daher möglich sein, sie unverändert in die neuen Systeme zu übernehmen. Die Voraussetzung für eine verlustfreie Migration ist ein stabiles Dokumentenformat, das den Lebenszyklus der Systeme überdauert.

Vom Punkt zum Bit

Durch die Erweiterung der Scanfunktion mit Texterkennung (OCR) haben Sie die Möglichkeit, alle Dokumente mit zusätzlichen Informationen anzureichern, was sich positiv auf den gesamten Dokumentenprozess auswirkt. Dokumente - von gescannten Papier- und elektronischen Dokumenten bis hin zu E-Mails und Anhängen - können anhand von Textattributen, Elementen und der Dokumentstruktur Abteilungen oder Prozessen zugeordnet werden.

Das System erkennt, ob es sich z.B. um normale Korrespondenz, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen handelt, und leitet sie entsprechend dem Verteilungsschlüssel weiter. Dies ist eine große Hilfe für die nachgelagerten Prozesse und Entscheidungszyklen.

Mit anderen Worten: Eine gute Texterkennung mit Nachbearbeitung unterstützt nicht nur das Erfassen als solches. Darüber hinaus können die Klassifizierung und die Verteilung der Dokumente effizienter gestaltet werden - einschließlich der Nachbearbeitung und der verbesserten Überprüfbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente zu Compliance-Zwecken. Nach der Informationsanreicherung ermöglicht OCR die Stichwortsuche, Reporting-Funktionen, die Zusammenstellung themenspezifischer Dossiers und beschleunigt damit generell die Reaktionszeit und die Bearbeitung.

Obwohl die gemeinsame Nutzung elektronischer Dokumente in Geschäftsprozessen bereits zur Selbstverständlichkeit geworden ist, wird die Qualität der Dokumente oft vernachlässigt. In beiden Fällen ist ein Qualitätskontrollsystem für eingehende Dokumente unverzichtbar geworden. Bevor Sie jedoch ein so genanntes "Quality Gate" einrichten, müssen Sie sich über die Definition von Qualität im Klaren sein. Viele Unternehmen haben einen Dokumentenprozess, der mit einem Hauptformat arbeitet. Das vereinfacht den gesamten Prozess und reduziert den Dschungel an unterschiedlichen Formaten in den Kanälen und macht die Abläufe damit wesentlich besser steuerbar.

Wenn wir PDF als Standardformat verwenden, ergeben sich zwei Arten von Qualität: inhärente Qualität und dedizierte Qualität. Inhärente Qualität prüft die Konformität mit der Dateiformatspezifikation (ISO 32000). Denn nicht jedes Dokument, das als PDF gekennzeichnet ist, ist auch ein richtiges PDF - zumindest nicht in der Form, die Unternehmen für die Weiterverarbeitung bis hin zum Archiv wünschen.

Dedizierte Qualität konzentriert sich auf Anwendungsfälle wie Scannen, gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Drucken und Archivierung, z. B. ob Schriftarten und Farben optimiert sind und, falls erforderlich, ob die Dateien dem PDF/A-Standard für die digitale Langzeitarchivierung entsprechen. Nach der Erfassung sorgt ein "Quality Gate" für die Validierung, Reparatur, Optimierung und digitale Signierung und damit für den Schutz der Dokumente.

Unabhängig davon, wie einfach oder umfangreich er sein mag, ist es wichtig, dass ein Dokumentenprozess gut geplant und getestet wird, bevor er eingesetzt wird, und zwar in Bezug auf den Umgang mit externen und internen Dokumenten sowie deren Prüfung, Anreicherung, Verteilung und Archivierung. Dies verbessert die Reaktionszeiten, schont die Ressourcen auf allen Ebenen und ist für die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung der Vorschriften wesentlich transparenter.

Zusammenfassung

Ein zentraler Scan-Server mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und ein nachgeschaltetes Quality Gate sind der Schlüssel zu einem reibungslosen digitalen Dokumentenerfassungsprozess. Die Texterkennung ermöglicht es, die aus einem Dokument gewonnenen Informationen zu kanalisieren, Dokumentenprozesse effizient zu gestalten und eine gute Auffindbarkeit zu gewährleisten. Das Quality Gate gewährleistet gleichbleibende Qualität und Dokumentensicherheit. Die Automatisierung minimiert Fehlerquellen, verbessert die Qualität der Dokumente und spart damit Zeit und Geld - vom Eingang der Dokumente bis zu ihrer langfristigen Archivierung.

In einer Welt der Bits und Bytes sollten wir auch den menschlichen Faktor nicht vergessen, sei es im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit oder den Datenschutz. Es sei darauf hingewiesen, dass eine Stellar-Software allein weder die Akzeptanz bei den Nutzern noch die Transparenz im Hinblick auf die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien gewährleisten kann. Dies erfordert ein gutes Konzept und Verständnis. Die Rückverfolgbarkeit ist nicht nur für digitale Dateien in einem Archiv relevant, sondern auch für Menschen.

Erfassen ist keine Zauberei, sondern die rationelle Erfassung, Überprüfung und Anreicherung von Informationen. Aber man kann mit Aufnahmen viel erreichen - also verwandeln Sie diese Dateien in Pixel und sagen Sie Hallo zur Digitalisierung.