Das Qualitätsgate im digitalen Zeitalter – sichert die Qualität Ihrer Dokumente

Dokumente, die nicht mehr geöffnet werden können, nicht konform sind, falsch dargestellt werden oder versehentlich aufgrund unzureichender Schutzmaßnahmen geändert werden – das sind alles gängige Probleme, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind.

Die meisten dieser Probleme ergeben sich aus der Tatsache, dass Unternehmen nicht nur mit Dokumenten aus internen Quellen arbeiten: Durch den Kontakt mit Partnern, Kunden, öffentlichen Stellen und anderen Organisationen erhalten sie ständig neue Dokumente, die verarbeitet werden müssen.

Wie kann also die Integrität, Verfügbarkeit und Gültigkeit dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet werden? Das PDF-Qualitätsgate ist ein Ein- und Auscheckpunkt für eingehende und ausgehende Dokumente im PDF- und PDF/A-Format.

Es sichert die Qualität der Dokumente auf der Grundlage von drei Fragen:

• Ist es ein gültiges PDF-Dokument?

• Entspricht es dem PDF/A-ISO-Standard?

• Entspricht es den Unternehmensrichtlinien?

• Erstvalidierung: Alle Dokumente, die außerhalb des Unternehmens erstellt wurden, werden bei Erhalt (z. B. per E-Mail) analysiert und überprüft, um festzustellen, ob sie für eine weitere Verarbeitung geeignet sind. Das System prüft, ob die Datei korrekt angezeigt wird und ob keine der enthaltenen Daten beschädigt ist.

• Reparieren: Fehler bei der PDF-Erstellung, Manipulation, Dateitransferfehler, Systemabstürze und viele andere Faktoren können PDF-Dokumente unleserlich machen. Dokumentenfehler werden automatisch erkannt und repariert, und verlorene Inhalte werden so weit wie möglich wiederhergestellt. Schädliche und/oder nicht relevante Inhalte, wie Video oder Audio, werden entfernt.

• Optimierung: Die Auflösung, Farben und Schriftarten werden je nach Verwendungszweck des Dokuments (Archivierung, Web/E-Mail, Druck) optimiert, um die Dateigröße zu minimieren.

• Konvertierung: Alle Dokumente, die geprüft, repariert, optimiert und in den PDF/A-2 Standard konvertiert wurden.

• Unterzeichnung: Die Dokumente werden gemäß dem PAdES-Standard für das elektronische Langzeitarchiv signiert.

Automatisierte Qualitätssicherung und Qualitätsfeststellung

Eine der größten Herausforderungen im Dokumentenmanagement ist die Standardisierung von Dokumenten aus unterschiedlichen internen und externen Quellen. Im Allgemeinen unterliegt der Dokumentenaustausch mit Kunden und Partnern sehr wenigen Vorschriften.

Typ und Qualität der Dokumente im Posteingang werden extern bestimmt und stammen aus verschiedenen Quellen. Es besteht die Notwendigkeit, geschäftsrelevante Dokumente zu validieren und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu korrigieren.

Der Prozess zur Erreichung eines unternehmensweiten Qualitätsstandards erfordert ein geeignetes Produkt und die entsprechende Technologie. Am effektivsten sind zentralisierte Dienste, die von verschiedenen Abteilungen genutzt werden und immer dasselbe Qualitätsniveau bieten. Genau an dieser Stelle kommt das PDF Quality Gate ins Spiel. Dank seiner modularen Architektur können individuelle Konfigurationen für jeden Prozess im Unternehmen angewendet werden.

Das Hauptprinzip bleibt dasselbe: In einem ersten Schritt wird überprüft, ob das Dokument die Anforderungen erfüllt, um das Tor zu passieren. Wenn nicht, besteht der zweite Schritt darin, das Dokument zu verbessern, damit es die Anforderungen erfüllt. Die Fehlerbehandlung wird zentral definiert - zum Beispiel, wenn ein Dokument unleserlich ist oder eine elektronische Unterschrift erforderlich, aber nicht vorhanden oder ungültig ist.

• Erstellen – Intern erzeugte Dokumente aus dem Backoffice oder anderen Anwendungen entsprechen nicht den eigenen Qualitätsanforderungen des Unternehmens. Diese werden entsprechend nachbearbeitet.

• Erfassen – Dokumente aus der Mehrkanalaufnahme sind standardisiert. In einem einzigen Schritt wird ein Bild von einem Scanner in PDF/A umgewandelt, einschließlich geeigneter Bildkompression und OCR-Text. E-Mails einschließlich Anhängen werden für die Nachbearbeitung oder Archivierung im Kundenordner konvertiert.

• Verwalten – Nach dem Zusammenstellen von Akten aus verschiedenen Quellen werden die Dokumente für die weitere Verarbeitung optimiert.

• Liefern – Dokumente werden für einen sicheren Dokumentenaustausch vorbereitet. Wenn notwendig, werden sie elektronisch signiert und zeitgestempelt.

• Bewahren – Die zu archivierenden Dokumente werden gegen die Archivrichtlinien validiert. Die Gültigkeit der Unterschrift wird überprüft. Wenn eine Unterschrift fehlt, kann eine Unterschrift für die Archivierung angewendet werden.

Die Informationen eines Unternehmens befinden sich teilweise im Wissen seiner Mitarbeiter und teilweise in Dokumenten sowie anderen nicht flüchtigen Formen. Für viele Unternehmen stellen Geschäftsdokumente fundamentale Elemente vieler Prozesse dar. Daher hat die langfristige Sicherstellung der Dokumentenqualität im Records Management mittels eines unternehmensweiten Qualitätstors eine strategische Relevanz.

Unternehmen, die der digitalen Transformation Aufmerksamkeit schenken, sind sich dessen gut bewusst. Sie behalten sorgfältig den Überblick über das Portable Document Format (PDF), den De-facto-Standard für Dokumentenaustausch und Archivierung.

Aufzeichnungen, Verträge, Dossiers, Spezifikationen und viele weitere – sie werden alle täglich digital erstellt, gesendet und empfangen oder in einem Scan-Center erstellt. Sie werden verarbeitet und schließlich archiviert. Einige von ihnen werden später im Rahmen einer Kundenanfrage, einer Überarbeitung, einer rechtlichen Klärung oder einer Prüfung erneut benötigt.

Dank eines statisch platzierten Qualitätstors können unerwünschte Komplikationen vermieden werden. Das zuvor implementierte Qualitätstor sorgt für die Einhaltung von ISO-Normen und unternehmensweiten Prinzipien wie Archivierungsrichtlinien.

Im Gegensatz zu diesem Ansatz finden sich Unternehmen, die Dokumente mehr als technische Mittel zum Zweck betrachten, wiederholt in einer der folgenden Situationen:

• Verfügbarkeit – Ein Anhang zu einem Vertrag, der vor Jahren eingescannt wurde, kann nicht gefunden werden. Da er weder lesbaren Inhalt noch Metadaten enthält, wird er nicht vom Indizierungsdienst erfasst.

• Benutzerfreundlichkeit – Eine alte, aber immer noch gültige Spezifikation ist visuell deformiert oder teilweise unleserlich, da Unternehmensschriften nicht eingebettet sind und sich seitdem geändert haben. Noch schlimmer ist der Fall, dass Dokumente überhaupt nicht geöffnet werden können, weil das Passwort verloren gegangen ist.

• Integrität – Ein Dokument wurde anscheinend verändert, da einige Seiten fehlen. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, dies nachzuvollziehen oder zu beweisen.

• Echtheit – Es ist unklar, wer der Autor eines Dokuments ist und wer es unterschrieben hat und zu welchem Zeitpunkt. All diese fehlenden Informationen verringern den Beweiswert des Dokuments. Sich nicht an eine standardisierte und systematische Handhabung von Dokumenten zu halten, ist langfristig kostspielig. Es geht nicht nur um die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, branchenbezogenen Vereinbarungen und Unternehmensrichtlinien. Wichtiger sind die unmittelbaren Interessen des Unternehmens an guter Datenqualität und schneller Datenverfügbarkeit - heute und in Zukunft. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung, um auf sich verändernde Kundenanforderungen im digitalen Zeitalter reagieren zu können.

Echte Qualitätssicherung versus pseudo Sicherheit

Dann gibt es Produkte, die zusätzlich gegen ISO 32000 oder Teile davon validieren. Dies sind im Allgemeinen professionelle Produkte und decken ein relativ breites Spektrum an Dokumenten ab. Aber selbst diese erreichen, fast ohne Ausnahme, ihre Grenzen. Dies passiert, wenn fehlerhafte Teile von Dokumenten validiert werden müssen, auf die ISO 32000 auf andere Spezifikationen verweist.

Da dies Schriftarten und Kompressionsalgorithmen für Bilder umfasst – zwei grundlegende Elemente in PDF, kann es potenziell in jedem Dokument auftreten. Die referenzierten Spezifikationen summieren sich schnell auf mehrere tausend Seiten.

Die schiere Komplexität würde zu einem Validierungsprozess auf einem anderen Magnitudenlevel führen. Es würde dem Geist und Zweck von PDF/A folgen, auch diese Teile zu validieren, da ein Dokument mit einer eingebetteten beschädigten Schriftart schwerwiegende visuelle Defekte aufweisen kann. Für wirtschaftliche und machbarkeitstechnische Gründe verlangt der PDF/A-Standard jedoch nicht ausdrücklich die Validierung der referenzierten Spezifikationen. Infolgedessen ziehen es die Hersteller kaum in Betracht, den zusätzlichen Aufwand zu betreiben.

Und dann gibt es das PDF-Qualitätstor von PDF Tools AG. Es geht einen Schritt weiter und validiert alle Aspekte eines PDF/A-Dokuments. Das PDF-Qualitätstor setzt die wahre Idee von PDF/A um. Es validiert nach PDF/A, PDF und allen relevanten referenzierten Spezifikationen. Es geht sogar einen Schritt weiter und ermöglicht die Durchsetzung benutzerdefinierter Anforderungen. Beispiele sind eine umfassende Liste erlaubter Schriftarten oder Arten erlaubter Anhänge (PDF/A-2 erlaubt nur PDF/A-Anhänge, PDF/A-3 erlaubt alle Anhänge). Dies ermöglicht eine präzise Umsetzung von unternehmens-, prozess- oder branchenspezifischen Anforderungen und gleichzeitig die Einhaltung internationaler Standards.

Das Portable Document Format wurde erstmals 1993 veröffentlicht. Von da an entwickelte sich die ursprüngliche Idee eines einfachen, plattformunabhängigen digitalen Blattes weiter. Es bot bald eine breite Palette von Möglichkeiten und erfüllte Anforderungen aus verschiedenen Bereichen.

Aufgrund der Tiefe des Formats selbst und der Vielfalt der Softwarehersteller wurden unzählige Dokumente erstellt, die nicht mehr zur ursprünglichen Idee von PDF passten. Viele Dokumente waren aufgrund ihrer Inhalte oder ihrer Qualität nicht mehr für standardisierte Geschäftsprozesse geeignet. Dies galt insbesondere für die Archivierung. Der Bedarf an höherer Qualität wurde erkannt und durch PDF/A gedeckt. Eine ISO-Norm wurde für PDF geschaffen, um dynamische oder sogar schädliche Inhalte oder Abhängigkeiten von externen Ressourcen zu vermeiden.

PDF/A ist ein Unterset von PDF, oder genauer gesagt basiert PDF/A-1 (ISO 19005-1) auf PDF-1.4 und PDF/A-2 (ISO 19005-2) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A beschreibt das Delta, welcher Teil des PDF-Standards erforderlich ist (z. B. Schriftarten müssen eingebettet sein) und was nicht erlaubt ist (z. B. LZW (GIF) Kompression darf nicht verwendet werden). Die PDF/A-2-Spezifikation umfasst lediglich 38 Seiten. Im Gegensatz dazu sind die Spezifikationen ISO 32000-1 und PDF1.4 fast 1000 Seiten lang.

Verschiedene Produkte validieren die Dokumentenqualität auf unterschiedlichen Tiefenebenen. Leider werden sich viele Prozess- und Dokumenteneigentümer zu spät bewusst. Die Mehrheit der PDF/A-Produkte, insbesondere in Bezug auf die Validierung, beschränkt sich darauf, nur die 38 Seiten des PDF/A-Aspekts abzudecken. Diesresultiert in kurzen Markteinführungszeiten für Produkte. Auf den ersten Blick scheinen diese Produkte die Bedürfnisse zu einem sehr wettbewerbsfähigen Preis zu decken. Eine gründliche Produktevaluation wird jedoch sie von der Kurzliste entfernen.