PDF Quality Gate – sichert die Qualität Ihrer Dokumente

Man stelle sich folgende Szenarien vor: Dokumente lassen sich nicht mehr öffnen, sind nicht konform, werden falsch dargestellt oder durch unzureichenden Schutz ungewollt verändert. Ursache dafür ist, dass Unternehmen nicht nur mit Dokumenten aus eigenen Quellen arbeiten.

Täglich kommen durch den Austausch mit Partnern, Kunden, öffentlichen Stellen etc. zusätzliche Dokumente hinzu, welche weiterverarbeitet werden müssen.

Wie also stellt man die Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus sicher? Das PDF Quality Gate ist wie ein „Check-in“- und „Check-out“-Schalter für ein- und ausgehende Dokumente im PDF und PDF/A Format.

Das PDF Quality Gate sichert die Qualität von Dokumenten anhand von drei Kriterien:

• ob es sich um gültige PDF-Dokumente handelt

• ob sie dem PDF/A-ISO-Standard entsprechen

• ob die Unternehmensrichtlinien eingehalten sind

• Eingangskontrolle: sämtliche Dokumente, welche von ausserhalb des Unternehmens erzeugt wurden, werden beim Eingang (z.B. E-Mail) analysiert und kontrolliert, ob diese für eine Weiterverarbeitung geeignet sind. Es wird sichergestellt, dass das visuelle Erscheinungsbild der Datei korrekt und andere darin enthaltene Daten nicht beschädigt sind.

• Reparatur: Inkorrekte PDF Erstellung, Manipulation, fehlerhafte Datei-Übertragungen, Systemabstürze und vieles mehr können fehlerhafte PDF Dokumente zum Ergebnis haben. Die automatisch erkannten Defekte in den Dokumenten werden repariert und verlorene Inhalte – soweit möglich - wieder hergestellt. Schädliche Inhalte und / oder nicht relevante Inhalte wie Video und Ton werden entfernt.

• Optimierung: Auflösung, Farben und Schriften werden dem gewünschten Einsatz entsprechend optimiert (Archiv, Web/E-Mail, Print) so dass die Dateigrösse minimiert wird.

• Konvertierung: sämtliche überprüften, reparierten und optimierten Dokumente werden in den PDF/A-2 Standard umgewandelt.

• Signierung: signiert die Dokumente fürs elektronische Langzeitarchiv dem PAdES-Standard entsprechend.

Automatisierte Qualitätskontrolle und Qualitätsschaffung

Eine der Herausforderungen im Records Management ist die Standardisierung von Dokumenten aus verschiedenen internen und externen Quellen. Im Allgemeinen ist der Dokumentenaustausch mit Kunden und Geschäftspartnern nur bedingt reglementiert.

Form und Qualität im Posteingang werden extern bestimmt und kommen aus beliebigen Quellen. Für den Prozess, welcher geschäftsrelevante Dokumente prüft und bei Bedarf nachbessert, um den unternehmensweiten Qualitätsstandard zu erreichen, braucht es ein entsprechendes Produkt.

Am effektivsten ist ein zentraler Dienst, welcher aus verschiedenen Abteilungen genutzt werden kann und immer dasselbe Qualitätsniveau liefert. Genau hier setzt das PDF Quality Gate an. Dank seinem modularen Aufbau, können je Prozess im Unternehmen individuelle Konfigurationen vorgenommen werden.

Das allgemeine Prinzip ist immer dasselbe: Im ersten Schritt wird validiert, ob das Dokument die geforderten Richtlinien einhält. Falls dies nicht zutrifft, wird in einem zweiten Schritt das Dokument so aufbereitet, dass es die Richtlinien erfüllt. Die Behandlung von Fehlerfällen wird zentral definiert, z.B. wenn ein Dokument unlesbar ist, oder eine elektronische Signatur verlangt wird, diese aber fehlt oder ungültig ist.

• Create – Die intern erstellten Dokumente aus Backoffice und anderen Applikationen, welche die eigenen Qualitätsanforderungen nicht erfüllen, werden entsprechend nachgebessert.

• Capture – Eingangsdokumente aus verschiedenen Kanälen werden standardisiert. In einem Schritt wird aus einem Bild vom Scanner ein PDF/A konformes Dokument, mit adäquater Bildkomprimierung und OCR Text. E-Mails samt Anhängen werden konvertiert für die Weiterverarbeitung oder Ablage im Kundendossier.

• Manage – Nach der Assemblierung von Dossiers aus verschiedenen Quellen werden diese optimiert für die Weiterverarbeitung.

• Deliver – Dokumente werden für den sicheren Austausch aufbereitet. Sie werden ggf. elektronisch signiert und erhalten einen Zeitstempel.

• Preserve – Das zu archivierende Dokument wird gegen die Archiv-Richtlinien geprüft. Die Gültigkeit der elektronischen Signatur wird geprüft. Fehlt die Signatur, kann eine Signatur für die Archivierung angebracht werden.

Informationen eines Unternehmens liegen teils flüchtig in den Köpfen seiner Mitarbeiter, teils in Dokumenten oder anderen persistenten Formen. Für viele Unternehmen stellen Dokumente in Form von Geschäftsunterlagen einen essenziellen Bestandteile vieler Prozesse dar. Die langfristige Sicherstellung der Dokumentenqualität im Records Management durch ein unternehmensweites Quality Gate ist deshalb von strategischer Bedeutung.

Unternehmen, welche sich mit der Digitalen Transformation befassen, sind sich dessen bewusst. Sie richten ein besonderes Augenmerk auf das Portable Document Format (PDF), dem globalen de facto Standard für Dokumente im Bereich Dokumentenaustausch und in der Archivierung.

Belege, Verträge, Dossiers, Spezifikationen und viele mehr - sie alle werden täglich digital erstellt, versandt und empfangen oder entstehen ggf. im Scancenter. Sie werden verarbeitet und irgendwann archiviert. Einige davon werden zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt, im Rahmen einer Kundenanfrage, Revision, rechtlichen Abklärungen oder eines Audits.

Dank Einsatz eines Quality Gates an entsprechenden Stellen entstehen dabei keine ungewollten Komplikationen. Das Quality Gate hat vorgängig die Dokumenten-Qualität auf Einhaltung von ISO Standards und unternehmensspezifischen Vorgaben wie z.B. Archivierungs-Richtlinien sichergestellt.

Im Gegensatz dazu, finden sich Unternehmen, welche Dokumente eher als technisches Mittel zum Zweck sehen, von Zeit zu Zeit in folgenden Situationen wieder:

• Verfügbarkeit – Ein vor Jahren eingescannter Vertragsanhang kann nicht gefunden werden, weil er weder Metadaten noch Text enthält und von der Indexierung nicht erfasst werden kann.

• Benutzbarkeit – Eine alte, aber noch gültige Spezifikation ist visuell entstellt oder gar unlesbar, weil Corporate-Schriften nicht eingebettet sind und diese heute nicht mehr verfügbar sind. Noch schlimmer steht es um Dokumente, die nicht geöffnet werden können, da das Passwort verloren ging.

• Integrität – Eine Akte wurde augenscheinlich verändert, da z.B. einige Seiten fehlen, doch es fehlt die Möglichkeit das nachzuvollziehen bzw. zu belegen.

• Authentizität – Es ist nicht eindeutig, wer der Ersteller eines Schriftguts ist, bzw. wer es verabschiedet hat und zu welchem Zeitpunkt, was dessen Beweiskraft mindert. Auf einen standardisierten und ordnungsgemässen Umgang mit PDF Dokumenten zu verzichten ist langfristig kostspielig. Es geht nicht nur darum Gesetze, Vorschriften, branchenübliche Regelungen und Unternehmens-Richtlinien einzuhalten. Oft wichtiger sind die unmittelbaren Interessen des Unternehmens an guter Datenqualität und deren kurzfristige Verfügbarkeit - heute und in Zukunft. Nur so kann im digitalen Zeitalter schnell genug auf sich verändernde Kundenbedürfnisse reagiert werden.

Wahre Qualitätskontrolle versus Pseudo-Sicherheit

Dann gibt es Produkte, welche zusätzlich gegen ISO 32000, oder zumindest Teilen davon prüfen. Dies sind im Allgemeinen professionelle Produkte, welche ein breiteres Spektrum an Dokumenten abdecken. Doch auch diese gelangen, praktisch ohne Ausnahme, an ihre Grenzen. Nämlich dann, wenn es fehlerhafte Teile zu prüfen gilt, wofür ISO 32000 auf andere Spezifikationen referenziert. Dies kann praktisch bei jedem Dokument vorkommen. Denn dazu gehören Schriften und Kompressionen von Bildern – zwei fundamentale Elemente in PDF.

Durch die referenzierten Spezifikationen sammeln sich schnell mehrere tausend Seiten an. Die reine Komplexität würde in einem Validierungsprozess einer anderen Grössenordnung resultieren. Es wäre zwar im Sinn und Geist von PDF/A auch diese Teile im PDF zu validieren, denn ein Dokument mit ungültigen eingebetteten Schriften kann schwere visuelle Mängel haben. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und der Umsetzbarkeit, fordert der PDF/A Standard die Validierung von referenzierten Standards jedoch nicht explizit ein. Folglich macht sich auch kaum ein Hersteller die Mühe und nimmt den extra Aufwand auf sich.

Und dann gibt es das PDF Quality Gate von PDF Tools AG. Es geht die extra Meile und testet alle Aspekte des PDF/A Dokuments. Das Quality Gate setzt den wahren ursprünglichen Gedanken von PDF/A konsequent um. Es validiert gegen PDF/A, PDF und alle relevanten referenzierten Spezifikationen. Es geht noch einen Schritt weiter und erlaubt zusätzlich spezifische Anforderungen abzudecken. Wie zum Beispiel, dass nur eine abschliessende Liste von Schriftarten oder Typen von Anhängen zugelassen sind (in PDF/A-2 sind nur PDF/A Anhänge, PDF/A-3 sind alle Anhänge erlaubt). Damit lassen sich konkrete Unternehmens-, Prozess- oder Branchen-Anforderungen präzise umsetzen bei gleichzeitiger Einhaltung von internationalen Standards.

Das Portable Document Format wurde 1993 erstmals veröffentlicht. Fortan entwickelte es sich von der ursprünglichen Idee eines simplen, Plattform-unabhängigen digitalen Blatt Papiers weiter. Es stellte eine breite Palette an Möglichkeiten bereit und erfüllte Anforderungen verschiedenster Branchen.

Durch die Mächtigkeit des Formats selber, aber auch auf Grund der Vielfalt von Softwarehersteller, entstanden unzählige Dokumente, welche der ursprünglichen Idee vom PDF nicht mehr entsprachen. Viele Dokumente waren für standardisierte Businessprozesse auf Grund ihres Inhaltes oder ihrer Qualität nicht mehr geeignet, insbesondere im Bereich der Archivierung.

Das Bedürfnis nach höherer Qualität wurde erkannt und durch PDF/A abgedeckt. Damit wurde ein ISO Standard geschaffen, welcher dynamische oder gar schädliche Inhalte oder Abhängigkeiten von externen Ressourcen ausschliesst.

PDF/A setzt auf PDF auf, oder konkreter PDF/A-1 (ISO 19005-1) basiert auf PDF-1.4 und PDF/A-2 (ISO 19005-2) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A beschreibt das Delta, was aus dem PDF Standard zwingend ist (z.B. Schriften müssen eingebettet sein) und was im PDF/A nicht erlaubt ist (z.B. LZW (GIF) Komprimierung ist verboten). Die PDF/A-2 Spezifikation ist gerade mal 38 Seiten stark. Im Gegensatz dazu sind es bei ISO 32000-1 bzw. bei PDF-1.4 gegen 1000 Seiten.

Was viele Prozess– und Dokumenten-Verantwortliche oft zu spät realisieren, ist die unterschiedliche Tiefe der Qualitätsprüfung verschiedener Produkte. Die Mehrheit der Produkte im PDF/A Umfeld, insbesondere im Bereich der Dokumenten-Validierung, begnügen sich damit, nur die 38 Seiten vom PDF/A Anteil abzudecken. Das führt zu kurzen Go-to-Market-Zeiten von Produkten, welche auf den ersten Blick dem gewünschten Zweck dienen und ggf. preislich sehr verlockend sind. Bei halbwegs seriösen Produkt-Evaluationen fallen sie dann allerdings recht unsanft durch.