Das Quality Gate im digitalen Zeitalter - sichert die Qualität Ihrer Dokumente

Nicht mehr zu öffnende, nicht konforme, falsch wiedergegebene oder aufgrund unzureichenden Schutzes versehentlich geänderte Dokumente sind häufige Probleme, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind.

Die meisten dieser Probleme ergeben sich aus der Tatsache, dass Unternehmen nicht nur mit Dokumenten aus internen Quellen arbeiten: Durch den Umgang mit Partnern, Kunden, öffentlichen Einrichtungen und anderen Organisationen erhalten sie ständig neue Dokumente, die bearbeitet werden müssen.

Wie kann also die Integrität, Verfügbarkeit und Gültigkeit dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet werden? Das PDF Quality Gate ist ein Check-in/Check-out-Schalter für ein- und ausgehende Dokumente im PDF- und PDF/A-Format.

Sie sichert die Qualität der Dokumente auf der Grundlage von drei Fragen:

• Handelt es sich um ein gültiges PDF-Dokument?

• Entspricht es dem PDF/A-ISO-Standard?

• Entspricht sie den Unternehmensrichtlinien?

• Erste Validierung: Alle außerhalb des Unternehmens erstellten Dokumente werden beim Eingang (z. B. per E-Mail) analysiert und geprüft, um festzustellen, ob sie für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Das System prüft, ob die Datei korrekt angezeigt wird und ob keine der darin enthaltenen Daten beschädigt sind.

• Reparatur: Falsche PDF-Erstellung, Manipulation, Fehler bei der Dateiübertragung, Systemabstürze und viele andere Faktoren können PDF-Dokumente unleserlich machen. Fehler in den Dokumenten werden automatisch erkannt und repariert, und verlorene Inhalte werden so weit wie möglich wiederhergestellt. Schädliche und/oder nicht relevante Inhalte, wie z. B. Videos oder Audiodateien, werden entfernt.

• Optimierung: Auflösung, Farben und Schriftarten werden je nach Verwendungszweck des Dokuments (Archivierung, Web/E-Mail, Druck) optimiert, um die Dateigröße zu minimieren.

• Konvertierung: Alle Dokumente, die geprüft, repariert, optimiert und in den PDF/A-2-Standard konvertiert wurden.

• Unterzeichnung: Die Dokumente werden für das elektronische Langzeitarchiv nach dem PAdES-Standard signiert.

Automatisierte Qualitätssicherung und Qualitätsfeststellung

Eine der größten Herausforderungen im Records Management ist die Standardisierung von Dokumenten aus verschiedenen internen und externen Quellen. Der Austausch von Dokumenten mit Kunden und Partnern ist im Allgemeinen nur sehr begrenzt geregelt.

Art und Qualität der Dokumente im Posteingang werden von außen bestimmt und stammen aus verschiedenen Quellen. Es besteht die Notwendigkeit, geschäftsrelevante Dokumente zu validieren und ggf. Maßnahmen zur Korrektur zu ergreifen.

Der Prozess zur Erreichung eines unternehmensweiten Qualitätsstandards erfordert ein geeignetes Produkt und eine geeignete Technologie. Am effektivsten sind zentralisierte Dienste, die von verschiedenen Abteilungen genutzt werden und immer das gleiche Qualitätsniveau aufweisen. Genau an dieser Stelle kommt das PDF Quality Gate ins Spiel. Dank der modularen Architektur können für jeden Prozess im Unternehmen individuelle Konfigurationen vorgenommen werden.

Das Hauptprinzip bleibt dasselbe: In einem ersten Schritt wird geprüft, ob das Dokument die Anforderungen erfüllt, um das Tor zu passieren. Ist dies nicht der Fall, muss das Dokument in einem zweiten Schritt verbessert werden, damit es den Anforderungen entspricht. Die Fehlerbehandlung wird zentral festgelegt - zum Beispiel, wenn ein Dokument nicht lesbar ist oder eine elektronische Signatur erforderlich ist, aber fehlt oder ungültig ist.

• erstellen. - Intern erstellte Dokumente aus dem Backoffice oder anderen Anwendungen entsprechen nicht den unternehmenseigenen Qualitätsanforderungen. Sie werden entsprechend nachbearbeitet.

• Erfassen Sie - Dokumente aus der Mehrkanal-Erfassung sind standardisiert. In einem einzigen Schritt wird ein Bild von einem Scanner nach PDF/A konvertiert, einschließlich entsprechender Bildkompression und OCR-Text. E-Mails mit Anhängen werden für die Nachbearbeitung oder die Archivierung im Dossier des Kunden konvertiert.

• Verwalten Sie - Nach der Zusammenstellung von Dossiers aus verschiedenen Quellen werden die Dokumente für die weitere Bearbeitung optimiert.

• Liefern Sie - Die Dokumente werden für den sicheren Dokumentenaustausch vorbereitet. Soweit erforderlich, werden sie elektronisch signiert und mit einem Zeitstempel versehen.

• Erhalten Sie - Die zu archivierenden Dokumente werden anhand der Archivierungsrichtlinien validiert. Die Gültigkeit der Signatur wird überprüft. Wenn eine Signatur fehlt, kann eine Signatur für die Archivierung angebracht werden.

Die Informationen eines Unternehmens befinden sich zum Teil in den Köpfen der Mitarbeiter und zum Teil in Dokumenten und anderen nicht flüchtigen Formen. Für viele Unternehmen stellen Geschäftsdokumente grundlegende Elemente vieler Prozesse dar. Die langfristige Sicherung der Dokumentenqualität im Records Management durch ein unternehmensweites Quality Gate ist daher von strategischer Bedeutung.

Unternehmen, die sich mit der digitalen Transformation befassen, sind sich dessen wohl bewusst. Sie verfolgen sorgfältig das Portable Document Format (PDF), den De-facto-Standard für den Austausch und die Archivierung von Dokumenten.

Akten, Verträge, Dossiers, Spezifikationen und vieles mehr - sie alle werden täglich digital erstellt, versendet und empfangen oder in einem Scan-Center erstellt. Sie werden bearbeitet und schließlich archiviert. Einige von ihnen werden zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen einer Kundenanfrage, einer Revision, einer rechtlichen Klärung oder eines Audits erneut benötigt.

Dank eines statisch angeordneten Quality Gate können unerwünschte Komplikationen vermieden werden. Das zuvor implementierte Quality Gate gewährleistet die Einhaltung von ISO-Normen und Unternehmensgrundsätzen, wie z. B. Archivierungsrichtlinien.

Im Gegensatz zu diesem Ansatz finden sich Unternehmen, die Dokumente eher als technisches Mittel zum Zweck betrachten, immer wieder in einer der folgenden Situationen wieder

• Verfügbarkeit - Ein Anhang zu einem Vertrag, der vor Jahren eingescannt wurde, kann nicht gefunden werden. Da er weder lesbare Inhalte noch Metadaten enthält, wird er vom Indizierungsdienst nicht erfasst.

• Benutzerfreundlichkeit - Eine alte, aber noch gültige Spezifikation ist optisch verformt oder teilweise unleserlich, weil die Hausschriftarten nicht eingebettet sind und sich inzwischen geändert haben. Noch schlimmer ist der Fall, dass Dokumente überhaupt nicht geöffnet werden können, weil das Passwort verloren gegangen ist.

• Integrität - Eine Akte wurde offenbar manipuliert, da einige Seiten fehlen. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, dies zurückzuverfolgen oder zu beweisen.

• Authentizität - Es ist nicht klar, wer der Verfasser eines Dokuments ist und wer es zu welchem Zeitpunkt abgezeichnet hat. All diese fehlenden Informationen mindern die Beweiskraft des Dokuments. Der Verzicht auf einen standardisierten und methodischen Umgang mit Dokumenten ist auf Dauer kostspielig. Es geht nicht nur um die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen, sektoralen Regelungen und Unternehmensrichtlinien. Wichtiger sind die unmittelbaren Interessen des Unternehmens an guter Datenqualität und schneller Datenverfügbarkeit - heute und in Zukunft. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um auf die sich verändernden Kundenanforderungen im digitalen Zeitalter zu reagieren.

Echte Qualitätssicherung versus Schein-Sicherheit

Dann gibt es Produkte, die zusätzlich nach ISO 32000 oder Teilen davon validiert werden. Dabei handelt es sich in der Regel um professionelle Produkte, die eine recht breite Palette von Dokumenten abdecken. Aber auch diese stoßen fast ausnahmslos an ihre Grenzen. Dies geschieht, wenn fehlerhafte Teile von Dokumenten validiert werden müssen, wofür ISO 32000 auf andere Spezifikationen verweist.

Da dies auch Schriftarten und Komprimierungsalgorithmen für Bilder betrifft - zwei grundlegende Elemente von PDF -, kann es in jedem Dokument vorkommen. Die referenzierten Spezifikationen summieren sich schnell auf mehrere tausend Seiten.

Die schiere Komplexität würde zu einem Validierungsprozess in einer anderen Größenordnung führen. Es würde dem Sinn und Zweck von PDF/A entsprechen, auch diese Teile zu validieren, da ein Dokument mit einer eingebetteten beschädigten Schrift schwere visuelle Mängel aufweisen kann. Aus wirtschaftlichen und praktikablen Gründen verlangt der PDF/A-Standard jedoch nicht ausdrücklich die Validierung referenzierter Spezifikationen. Infolgedessen ziehen die Hersteller den zusätzlichen Aufwand kaum noch in Betracht.

Und dann ist da noch das PDF Quality Gate von PDF Tools AG. Es geht einen Schritt weiter und validiert alle Aspekte eines PDF/A-Dokuments. Das PDF Quality Gate setzt die eigentliche Idee von PDF/A um. Es prüft gegen PDF/A, PDF und alle relevanten Spezifikationen. Es geht sogar noch einen Schritt weiter und ermöglicht die Durchsetzung benutzerdefinierter Anforderungen. Beispiele sind eine vollständige Liste zulässiger Schriftarten oder Arten zulässiger Anhänge (PDF/A-2 erlaubt nur PDF/A-Anhänge, PDF/A-3 erlaubt alle Anhänge). Dies ermöglicht die präzise Umsetzung von unternehmens-, prozess- oder branchenspezifischen Anforderungen bei gleichzeitiger Erfüllung internationaler Standards.

Das Portable Document Format wurde erstmals 1993 veröffentlicht. Von da an entwickelte sich die ursprüngliche Idee eines einfachen, plattformunabhängigen digitalen Zettels weiter. Schon bald bot es eine breite Palette von Möglichkeiten und erfüllte die Anforderungen verschiedener Branchen.

Aufgrund der Tiefe des Formats selbst und der Vielfalt der Softwarehersteller wurden unzählige Dokumente erstellt, die nicht mehr der ursprünglichen Idee von PDF entsprachen. Viele Dokumente waren aufgrund ihres Inhalts oder ihrer Qualität nicht mehr für Standardgeschäftsprozesse geeignet. Dies gilt insbesondere für die Archivierung. Der Bedarf an höherer Qualität wurde erkannt und durch PDF/A abgedeckt. Für PDF wurde eine ISO-Norm geschaffen, um dynamische oder gar bösartige Inhalte oder Abhängigkeiten von externen Ressourcen zu vermeiden.

PDF/A ist eine Untermenge von PDF, genauer gesagt basiert PDF/A-1 (ISO 19005-1) auf PDF-1.4 und PDF/A-2 (ISO 19005-2) auf PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A beschreibt das Delta, welcher Teil des PDF-Standards erforderlich ist (z.B. müssen Schriften eingebettet sein) und was nicht erlaubt ist (z.B. darf keine LZW (GIF)-Kompression verwendet werden). Die PDF/A-2-Spezifikation umfasst lediglich 38 Seiten. Im Gegensatz dazu umfassen die Spezifikationen ISO 32000-1 und PDF1.4 fast 1000 Seiten.

Verschiedene Produkte validieren die Qualität der Dokumente in unterschiedlicher Tiefe. Leider werden sich viele Prozessverantwortliche und Dokumenteneigentümer dieser Tatsache und ihrer Folgen zu spät bewusst. Die meisten PDF/A-Produkte, insbesondere im Bereich der Validierung, beschränken sich darauf, die 38 Seiten des PDF/A-Aspekts abzudecken. Dies führt zu kurzen Markteinführungszeiten von Produkten. Auf den ersten Blick scheinen diese Produkte den eigenen Bedarf zu sehr günstigen Preisen zu decken. Bei einer gründlichen Produktbewertung wird es jedoch aus der engeren Auswahl gestrichen.