PDF Geschäftsprozesse
PDF hat sich als Format in den Unternehmensprozessen in den vergangenen 15 Jahren fest verankert. In allen Unternehmensprozessen kann die Nutzung von PDF zu erheblichen Einsparungen beitragen, indem Arbeitsabläufe vereinfacht und Kosten dank Vereinheitlichungen reduziert werden. Wir zeigen Ihnen auf, wo und wie PDF und PDF/A in den Unternehmensprozessen zum Einsatz kommen. Als Basis dazu dient uns das ECM-Modell von AIIM.
Posteingang
Die Digitalisierung hat die Posteingangsprozesse dramatisch verändert. Trotz einer Vervielfachung der möglichen Formen und Formate in der «Eingangspost» konnten die Bearbeitungs- und Antwortzeiten erheblich reduziert werden. Viele Unternehmen setzten dabei bis anhin auf das TIFF-Format. Gegenüber PDF und PDF/A hat dieses aber erhebliche Nachteile. So können bei den PDF-Formaten Metadaten (Schlagworte, Indizes), die im Dokument enthaltenen Texte uvm. direkt im Dokument als eine Einheit gespeichert werden. Und auch für die zunehmende E‑Mail Flut gibt es Lösungen. So können wir heute eine E‑Mail mitsamt Anhängen in ein einziges PDF (oder zur Not auch TIFF) umwandeln, so dass im Unternehmen sämtliche Dokumente in einem einheitlichen Format weiter verarbeitet werden können.
Szenarien Prozess Posteingang
Digitalisierung der Eingangspost, zwecks einheitlicher elektronischer Weiterverarbeitung in den Unternehmensprozessen/Workflows
Prüfung der Eingangspost, z. B. bezüglich Einhaltung von Format-Konformität, Richtlinien gegenüber Lieferanten etc.
Direkte Archivierung der Eingangspost im «Originalzustand», beispielsweise aus rechtlichen Gründen
Rolle von PDF und PDF/A
Nutzung von PDF oder PDF/A als Einheitsformat – alle dokumentbezogenen Informationen werden im PDF gespeichert
Umwandlung von gescannten Dokumenten nach PDF
Umwandlung von digitalen Dokumenten (MS Office etc.) nach PDF
Umwandlung von E‑Mails mit Anhängen nach PDF (oder TIFF)
Speicherung von Schlagworten, Indizes, Verarbeitungsvermerken u. ä. direkt im PDF, evtl. direkt aus dem Dokument extrahiert
Möglichkeit zur Volltextsuche, dank Einbettung der Dokumenttexte ins PDF, bei analogen Quellen nach OCR-Prozess
Aufbringen von digitalen Signaturen auf das PDF-Dokument, zwecks Nachweis bezüglich Integrität, Authentizität des Dokumentes und Zeitpunkt der Aufbringung der Signatur
Beispiele
Produkte für den Posteingang
Conversion Service
Image to PDF Converter
PDF to PDF/A Converter
PDF Validator
PDF Extract
Dokumentverwaltung, -erstellung und -verarbeitung (Manage)
Im ECM-Modell steht «Manage» für die Verwaltung, Erstellung und Verarbeitung von Informationen und Dokumenten im Unternehmen. Organisatorisch sind hier die Bereiche gemeint, wo Dokumente entstehen oder verarbeitet werden: Backoffice, Verkaufs-Innendienst, Fallbearbeitung, Leistungsabrechnung, Buchhaltung, Konstruktion, u. ä. In grösseren Unternehmen kommen hier meist ERP- und Workflow-Systeme zum Einsatz, die auf einer elektronischen Weiterleitung von Dokumenten basieren. PDF hat sich hier als Format längst durchgesetzt, insbesondere weil Annotationen und Wasserzeichen direkt auf dem Dokument aufgebracht werden können, da Prozessinformationen in Form von Metadaten als Teil des Dokuments gespeichert werden uvm.
Szenarien Prozess Dokumentverwaltung, -erstellung und -verarbeitung
Elektronische Bearbeitung von Dokumenten, zwecks Erledigung eines Geschäftsfalls (Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Prüfprotokolle von Lieferanten, eingehende Korrespondenz, Schadenformulare u. ä.)
Erstellung von Dokumenten für die externe Kommunikation (Kunden-Korrespondenzen, Rechnungen etc.)
Erstellung von Dokumenten für internen Gebrauch (Konstruktionszeichnungen, Prüfprotokolle, Produktionsdokumente, Nachweisdokumente allgemein)
Rolle von PDF und PDF/A
Aufbringen von Annotationen, Wasserzeichen auf PDF Dokumente zwecks Nachweis der Bearbeitungsschritte und Aufbringen von Hinweisen für nachfolgende Bearbeiter (Dokument Lebenszyklus)
Digitale Signierung von PDF zum Nachweis der internen Bearbeiter
Extraktion von Texten zur Verwendung in internen Systemen, für die Indexierung oder die weitere Bearbeitung oder zum Ausschluss der Verarbeitung von Duplikaten
Sicherstellung, dass bestimmte Informationen nur bestimmten Personen zugänglich sind
Erstellung von PDF aus digitalen Quellen wie MS Office Dokumenten, E‑Mails, CAD Zeichnungen u. ä., z. B. als Vorbereitung für den Versand
Anzeige der PDFs innerhalb der Firmenapplikationen oder in gesicherten Umgebungen, inklusive Annotationen, Wasserzeichen, digitalen Signaturen, Alternativtexten u. ä.
Beispiele
Produkte für die Dokumentverwaltung, -erstellung und -verarbeitung
Conversion Service
Image to PDF Converter
PDF to PDF/A Converter
PDF Viewer SDK
Postausgang (Deliver)
Im Postausgang geht es um die physische oder elektronische Verteilung von Dokumenten. Oft wird hierfür auch der Begriff «Output Management» verwendet. Es geht also darum, im Unternehmen erstellte Dokumente für den elektronischen oder physischen Versand aufzubereiten und diese Prozesse effizient und ohne Medienbruch zu gestalten. Auch hier spielt PDF eine grosse Rolle, insbesondere auch deshalb, weil PDF ein sehr flexibles Format ist und (in der visuellen Erscheinung des Dokumentes nicht sichtbare) Daten als Metadaten im Dokument integriert werden können.
Szenarien Prozess
Dynamische Erstellung von (personalisierten) Dokumenten aus Datenbanken
Generierung von Druckdatenströmen aus unterschiedlichen Quellen
Steuerung der Druckprozesse mit Steuerdaten
Elektronische Verteilung von Dokumenten z. B. über E‑Mail oder das Web
Rolle von PDF und PDF/A
«Zusammensetzen» von PDF-Dokumenten und Personalisierung aus Datenbank-Quellen
Erstellung von PDF aus ERP-Systemen, z. B. für das E‑Invoicing, inkl. Integration von Edifact-Daten in die Metadaten des PDFs
«Finishing» von PDF Dokumenten durch Aufbringen von «individuellen» Corporate Identity Elementen wie Logos u. ä.
Einbringen von Steuerdaten für den Druck ins PDF in Form von Metadaten
Konvertierung von PDF in Drucksprachen und Druckdatenströme (PCL, Postscript, AFP etc.)
Erstellung von PDF aus Office-Dateien und elektronischer Versand via E‑Mail, Fax u. ä.
Zusammenführen von digitalen und PDF Dokumenten zu einem Dokument (z. B. individuelle Korrespondenz und AGB)
Beispiele
Produkte für den Postausgang
PDF to Image Converter
PDF Optimizer
PDF Toolbox SDK
PDF Printer
PDF Security
Archivierung (Preserve)
In hoch regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie, Medizintechnik, Energieversorgung, Transportindustrie u. ä. ist der Archivierungsprozess von enormer Bedeutung. Können in einem Rechtsstreit die gewünschten Dokumente nicht rechtzeitig vorgebracht werden oder ist deren Authentizität nicht sichergestellt, so kann im Extremfall die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel stehen. Conformance und Records Management sind aber auch bei allen anderen Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung heute zentral. Mit PDF/A wurde ein ISO-Standard geschaffen, der den heutigen Bedürfnissen für die elektronische Archivierung in optimaler Weise gerecht wird.
Szenarien Prozess Archivierung
Rechtssichere Archivierung sämtlicher Unternehmensdokumente in elektronischer Form
Möglichkeit zum raschen Zugriff auf die archivierten Informationen über Indizes, Schlagworte und Volltextsuche
Erstellen von Szenarien zwecks Effizienz in der Archivierung und zur Sicherstellung des künftigen Zugriffs auf die Informationen Datenschutz
Rolle von PDF/A und PDF
Nutzung von PDF/A als Einheitsformat für die Archivierung sämtlicher Dokumente im Unternehmen (Verringerung der Abhängigkeit von proprietären Systemen und Lieferanten)
Konvertierung sämtlicher Unternehmensdokumente nach PDF/A (gescannte Dokumente, Bilder, MS Office, E‑Mails, Webseiten, bestehende PDF, uvm.)
Integration aller Dokument bezogenen Informationen als Metadaten und Unicode-Texte ins PDF, u. a. mittels Texterkennungsprozessen (OCR), Textextraktion oder Einspielen von Informationen aus externen Datenbanken in die Metadaten
Digitale Signierung von PDF-Dokumenten zum Nachweis, dass das Dokument nicht verändert wurde und den Zeitpunkt der Archivierung
Digitale Signierung von ganzen Archiven vor Ablauf der Zertifikate
Sicherstellung, dass nur PDF/A konforme Dokumente ins Archiv gelangen (Gatekeeper-Funktion)
Eingangsarchivierung von Dokumenten (inkl. Konformitätsprüfung auf PDF/A)
Beispiele
Produkte für die Archivierung
Conversion Service
Image to PDF Converter
PDF to PDF/A Converter
PDF Security