PDF-Geschäftsprozesse

Eingehende Post (Erfassen)

Die Digitalisierung hat die Prozesse im Posteingang drastisch verändert. Die Bearbeitungs- und Antwortzeiten können trotz der enormen Zunahme der möglichen Formulare und Formate, die im "Posteingang" landen, deutlich reduziert werden. Viele Unternehmen haben bis heute das TIFF-Format verwendet. Dies hat jedoch viele Nachteile im Vergleich zu PDF und PDF/A. Die PDF-Formate sind in der Lage, Metadaten (Stichworte, Indizes), den im Dokument enthaltenen Text und vieles mehr direkt im Dokument als Einheit zu speichern. Und es gibt auch Lösungen für die wachsende Flut von E-Mails. Heute können wir eine E-Mail und ihre Anhänge in ein einziges PDF (oder bei Bedarf in ein TIFF) umwandeln, so dass alle Dokumente im Unternehmen ein einheitliches Format für die Weiterverarbeitung haben.

Prozess-Szenario

• Digitalisierung des Posteingangs zum Zwecke der standardisierten elektronischen Verarbeitung in Geschäftsprozessen / Workflow-Prozessen

• Überprüfung der Eingangspost, z.B. hinsichtlich der Einhaltung von Formatkonformität, Richtlinien für Lieferanten etc.

• Direkte Archivierung eingehender Post in ihrem "Originalzustand", z. B. aus rechtlichen Gründen

Die Rolle von PDF und PDF/A

• Verwendung von PDF oder PDF/A als Standardformat - alle Informationen zum Dokument sind im PDF gespeichert

• Konvertierung von gescannten Dokumenten in PDF

• Konvertierung digitaler Dokumente (MS Office, etc.) in PDF

• Konvertierung von E-Mails mit Anhängen in PDF (oder TIFF)

• Speicherung von Schlagwörtern, Indizes, Bearbeitungshinweisen und ähnlichem direkt im PDF, ggf. direkt aus dem Dokument extrahiert

• Möglichkeit zur Volltextsuche durch Einbettung von Dokumententexten in das PDF auf Basis des OCR-Verfahrens für analoge Quellen

• Anwendung digitaler Signaturen auf das PDF-Dokument als Nachweis der Integrität, der Authentizität des Dokuments und des Zeitpunkts der Anbringung der Signatur

Erstellen und Verwalten (Verwalten)

Dokumentenverwaltung, Generierung und Verarbeitung

Das ECM-Modell verwendet den Begriff "Manage" für die Verwaltung, Erstellung und Bearbeitung von Informationen und Dokumenten im Unternehmen. Organisatorisch betrifft dies die Bereiche, in denen Dokumente erstellt oder bearbeitet werden: Backoffice, Verkaufsbüro, Fallbearbeitung, Fakturierung, Buchhaltung, Konstruktionsbüro und ähnliches. Die meisten großen Unternehmen verwenden ERP- und Workflow-Systeme, die auf der Übertragung elektronischer Dokumente basieren. PDF hat sich seit langem als Format für diesen Zweck durchgesetzt, insbesondere weil es die direkte Anbringung von Anmerkungen und Wasserzeichen auf dem Dokument ermöglicht und Prozessinformationen in Form von Metadaten als Teil des Dokuments gespeichert werden können, um nur zwei Vorteile zu nennen.

Prozess-Szenario

• Elektronische Verarbeitung von Dokumenten zum Zweck der Bearbeitung von Geschäftsfällen (Lieferpapiere, Eingangsrechnungen, Prüfberichte von Lieferanten, eingehende Korrespondenz, Reklamationsformulare usw.)

• Erstellung von Dokumenten für die externe Kommunikation (Kundenkorrespondenz, Rechnungen usw.)

• Erstellung von Dokumenten für den internen Gebrauch (Konstruktionszeichnungen, Prüfberichte, Produktionsunterlagen, Aufzeichnungen im Allgemeinen)

Die Rolle von PDF und PDF/A

• Anbringen von Annotationen und Wasserzeichen auf PDF-Dokumenten als Nachweis von Prozessschritten; Anbringen von Notizen für die Weiterverarbeitung (Dokumentenlebenszyklus)

• Digitale PDF-Signatur als Nachweis für interne Bearbeiter

• Extraktion von Text zur Verwendung in internen Systemen, zur Indexierung oder zur Weiterverarbeitung oder zur Vermeidung von Duplikaten

• Sicherstellen, dass bestimmte Informationen nur für bestimmte Personen zugänglich sind

• Erstellung von PDFs aus digitalen Quellen wie MS-Office-Dokumenten, E-Mails, CAD-Zeichnungen usw., z. B. als Vorbereitung für den Versand

• Anzeige von PDFs innerhalb der Unternehmensanwendung oder in sicheren Umgebungen, einschließlich Anmerkungen, Wasserzeichen, digitalen Signaturen, Alternativtexten usw.

Ausgehende Post (Deliver)

Die ausgehende Post umfasst häufig die physische oder elektronische Verteilung von Dokumenten. Zur Beschreibung dieses Prozesses wird häufig der Begriff "Output-Management" verwendet. Ziel ist es, die im Unternehmen erstellten Dokumente für die elektronische oder physische Verteilung vorzubereiten und diese Prozesse effizient und ohne Formatwechsel zu gestalten. Auch hier spielt PDF eine wichtige Rolle, zumal PDF ein sehr flexibles Format ist, das Metadaten in das Dokument integrieren kann (Metadaten sind im visuellen Erscheinungsbild des Dokuments nicht sichtbar).

Prozess-Szenario

• Dynamische Erstellung von (personalisierten) Dokumenten aus Datenbanken

• Erzeugung von Druckdatenströmen aus verschiedenen Quellen

• Steuerung des Druckprozesses über Steuerdateien

• Elektronische Verteilung von Dokumenten, z. B. per E-Mail oder über das Internet.

Die Rolle von PDF und PDF/A

• "Zusammenstellen" von PDF-Dokumenten und Personalisierung aus Datenbankquellen

• Erstellung von PDFs aus ERP-Systemen, z. B. für die elektronische Rechnungsstellung, einschließlich der Integration von Edifact-Daten in die Metadaten des PDFs

• "Veredelung" von PDF-Dokumenten durch Anbringen von "maßgeschneiderten" Corporate-Identity-Elementen wie Logos usw.

• Aufnahme von Druckkontrolldaten in das PDF in Form von Metadaten

• Konvertierung von PDFs in Drucksprachen und Druckdatenströme (PCL, Postscript, AFP usw.)

• Erstellung von PDF-Dateien aus Office-Dateien und deren elektronischer Versand per E-Mail, Fax usw.

• Zusammenführung von digitalen und PDF-Dokumenten zu einem einzigen Dokument (z. B. kundenspezifische Korrespondenz und Allgemeine Geschäftsbedingungen)

Archivierung

In stark regulierten Sektoren wie der pharmazeutischen Industrie, der Medizintechnik, der Energieversorgung, dem Transportwesen und ähnlichen Bereichen ist der Archivierungsprozess von zentraler Bedeutung. Die Existenz des Unternehmens kann im Extremfall gefährdet sein, wenn die in einem Rechtsstreit benötigten Dokumente nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können oder wenn ihre Echtheit nicht gewährleistet ist. Konformität und Records Management ist jedoch in jedem Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung von zentraler Bedeutung. Mit PDF/A wurde ein ISO-Standard geschaffen, der den heutigen Anforderungen an die elektronische Archivierung in vollem Umfang gerecht wird.

Szenario des Archivierungsprozesses

• Rechtssichere Archivierung aller Dokumente in elektronischer Form

• Schneller Zugriff auf archivierte Informationen über Indizes, Schlüsselwörter und Volltextsuche.

• Erstellung von Szenarien zur Effizienz der Archivierung und zur Sicherung des zukünftigen Zugriffs auf Informationen

Die Rolle von PDF und PDF/A

• Nutzung von PDF/A als Standardformat für die Archivierung aller Dokumente im Unternehmen (Verringerung der Abhängigkeit von proprietären Systemen und Lieferanten)

• Konvertierung aller Unternehmensdokumente in PDF/A (gescannte Dokumente, Bilder, MS Office, E-Mails, Websites, bestehende PDFs und vieles mehr)

• Integration aller dokumentbezogenen Informationen als Metadaten und Unicode-Text in das PDF, z.B. über OCR, Textextraktion oder Eingabe von Informationen in Metadaten aus externen Datenbanken

• Digitales Signieren von Dokumenten als Nachweis der Integrität des Dokuments und des Zeitpunkts, zu dem die Unterschrift geleistet wurde

• Digitale Signierung des gesamten Archivs vor Ablauf des Zertifikats

• Sicherstellung, dass nur PDF/A-konforme Dokumente in das Archiv gelangen (Überwachungsfunktion).

• Archivierung der eingehenden Dokumente (einschließlich einer PDF/A-Konformitätsprüfung)