PDF Geschäftsprozesse

Eingehende Post (Erfassung)

Die Digitalisierung hat die Prozesse der eingehenden Post drastisch verändert. Die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten können trotz des riesigen Anstiegs möglicher Formen und Formate, die in der "Inbox" landen, erheblich verkürzt werden. Viele Unternehmen haben bis heute das TIFF-Format genutzt. Das hat jedoch viele Nachteile im Vergleich zu PDF und PDF/A. Die PDF-Formate sind in der Lage, Metadaten (Schlüsselwörter, Indizes), den im Dokument enthaltenen Text und vieles mehr direkt im Dokument als Einheit zu speichern. Und es gibt auch Lösungen für die wachsende Flut an E-Mails. Heute können wir eine E-Mail und ihre Anhänge in ein einziges PDF (oder ein TIFF, falls erforderlich) umwandeln, damit alle Dokumente innerhalb des Unternehmens ein einheitliches Format für die weitere Verarbeitung haben.

Prozessszenario

• Digitalisierung der eingehenden Post zum Zweck der standardisierten elektronischen Verarbeitung in Geschäftsprozessen / Workflow-Prozessen

• Überprüfung der eingehenden Post, beispielsweise hinsichtlich der Einhaltung von Formatkonformität, Richtlinien für Lieferanten usw.

• Direktes Archivieren der eingehenden Post in ihrem "ursprünglichen Zustand", z.B. aus rechtlichen Gründen

Die Rolle von PDF und PDF/A

• Nutzung von PDF oder PDF/A als Standardformat - alle Informationen zum Dokument werden im PDF gespeichert

• Umwandlung gescannter Dokumente in PDF

• Umwandlung digitaler Dokumente (MS Office usw.) in PDF

• Umwandlung von E-Mails mit Anhängen in PDF (oder TIFF)

• Speicherung von Schlüsselwörtern, Indizes, Bearbeitungsnotizen und Ähnlichem direkt im PDF, möglicherweise direkt aus dem Dokument extrahiert

• Option zur Volltextsuche dank der Einbettung von Dokumententexten im PDF auf Basis des OCR-Prozesses für analoge Quellen

• Anwendung digitaler Signaturen auf das PDF-Dokument als Nachweis für Integrität, Dokumentenauthentizität und den Zeitpunkt, an dem die Signatur angewendet wurde

Erstellen und Verarbeiten (Verwalten)

Dokumentenverwaltung, Erstellung und Verarbeitung

Das ECM-Modell verwendet den Begriff "Verwalten", um die Verwaltung, Erstellung und Verarbeitung von Informationen und Dokumenten im Unternehmen zu kennzeichnen. Aus organisatorischer Sicht betrifft dies die Bereiche, in denen Dokumente erstellt oder verarbeitet werden: Backoffice, Verkaufsbüro, Fallbearbeitung, Abrechnung, Buchhaltung, Konstruktionsbüro und Ähnliches. Die meisten großen Unternehmen nutzen ERP- und Workflow-Systeme, die auf dem Austausch elektronischer Dokumente basieren. PDF hat sich bereits seit langem als Format dafür durchgesetzt, insbesondere da es die direkte Anwendung von Annotationen und Wasserzeichen auf das Dokument ermöglicht und eine Verarbeitung von Informationen in Form von Metadaten als Teil des Dokuments speichert, um nur zwei Vorteile zu erwähnen.

Prozessszenario

• Elektronische Verarbeitung von Dokumenten zum Zweck der Geschäftsfallbearbeitung (Lieferpapiere, eingehende Rechnungen, Inspektionsberichte von Lieferanten, eingehende Korrespondenz, Anspruchsformulare usw.)

• Erstellung von Dokumenten für die externe Kommunikation (Kundenkorrespondenz, Rechnungen usw.)

• Erstellung von Dokumenten für den internen Gebrauch (Entwurfszeichnungen, Inspektionsberichte, Produktionsdokumente, Aufzeichnungen im Allgemeinen)

Die Rolle von PDF und PDF/A

• Anwendung von Annotationen und Wasserzeichen auf PDF-Dokumente als Nachweis von Prozessschritten; Anwendung von Notizen für die nachgelagerte Verarbeitung (Dokumentenlebenszyklus)

• Digitale PDF-Signatur als Nachweis interner Prozesse

• Extraktion von Text zur Verwendung in internen Systemen, zur Indizierung oder für die weitere Verarbeitung oder um zu verhindern, dass Duplikate bearbeitet werden

• Sicherstellen, dass bestimmte Informationen nur bestimmten Personen zugänglich sind

• Erstellung von PDFs aus digitalen Quellen wie MS Office-Dokumenten, E-Mails, CAD-Zeichnungen usw., beispielsweise zur Vorbereitung des Versands

• Anzeige von PDFs innerhalb der Unternehmensanwendung oder in sicheren Umgebungen, einschließlich Annotationen, Wasserzeichen, digitale Signaturen, alternative Texte usw.

Ausgehende Post (Liefern)

Ausgehende Post umfasst oft die physische oder elektronische Verteilung von Dokumenten. Der Begriff "Output-Management" wird oft verwendet, um den Prozess zu beschreiben. Ziel ist es, die innerhalb des Unternehmens erstellten Dokumente für die elektronische oder physische Verteilung vorzubereiten und diese Prozesse effizient und ohne Formatänderung zu gestalten. PDF spielt erneut eine wichtige Rolle, insbesondere da PDF ein sehr flexibles Format ist, das Metadaten im Dokument integrieren kann (Metadaten sind im visuellen Erscheinungsbild des Dokuments unsichtbar).

Prozessszenario

• Dynamische Erstellung von (personalisieren) Dokumenten aus Datenbanken

• Generierung von Druckdatenströmen aus verschiedenen Quellen

• Steuerung des Druckprozesses über Steuerdateien

• Elektronische Verteilung von Dokumenten, z.B. per E-Mail oder über das Internet.

Die Rolle von PDF und PDF/A

• "Zusammenstellen" von PDF-Dokumenten und Personalisierung aus Datenbankquellen

• Erstellung von PDFs aus ERP-Systemen, z.B. für E-Rechnungen, einschließlich der Integration von Edifact-Daten in die Metadaten des PDFs

• "Fertigstellung" von PDF-Dokumenten durch Anwendung "angepasster" Corporate-Identity-Elemente wie Logos usw.

• Einbeziehung von Drucksteuerdaten in das PDF in Form von Metadaten

• Konvertierung von PDFs in Drucksprachen und Druckdatenströme (PCL, Postscript, AFP usw.)

• Erstellung von PDFs aus Office-Dateien und elektronische Versendung per E-Mail, Fax usw.

• Vereinigung digitaler und PDF-Dokumente zu einem einzigen Dokument (z.B. personalisierte Korrespondenz und Allgemeine Geschäftsbedingungen)

Archivierung (Bewahren)

Der Archivierungsprozess ist von zentraler Bedeutung in stark regulierten Bereichen wie der Pharmaindustrie, Medizintechnik, Energieversorgung, Transportindustrie und ähnlichen Branchen. Die Existenz des Unternehmens könnte in extremen Fällen bedroht sein, wenn die in einem Rechtsstreit erforderlichen Dokumente nicht rechtzeitig bereitgestellt werden können oder wenn ihre Authentizität nicht gewährleistet ist. Konformität und Dokumentenmanagement sind jedoch von zentraler Bedeutung in jedem Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. PDF/A spiegelt die Schaffung eines ISO-Standards wider, der die heutigen Anforderungen an die elektronische Archivierung vollständig erfüllt.

Archivierungsprozess-Szenario

• Rechtskonformes Archivieren aller Dokumente in elektronischer Form

• Schneller Zugriff auf archivierte Informationen über Indizes, Schlüsselwörter und Volltextsuche

• Erstellung von Szenarien zur Archivierungseffizienz und zur Sicherstellung des zukünftigen Zugriffs auf Informationen

Die Rolle von PDF und PDF/A

• Nutzung von PDF/A als Standardformat für das Archivieren aller Dokumente innerhalb des Unternehmens (Reduzierung der Abhängigkeit von proprietären Systemen und Anbietern)

• Konvertierung aller Unternehmensdokumente in PDF/A (gescannte Dokumente, Bilder, MS Office, E-Mails, Webseiten, vorhandene PDFs und viele mehr)

• Integration aller dokumentenbezogenen Informationen als Metadaten und Unicode-Text im PDF, z.B. über OCR, Textextraktion oder Eingabe von Informationen in Metadaten aus externen Datenbanken

• Digitale Signatur von Dokumenten als Nachweis der Integrität des Dokuments und des Zeitpunkts, zu dem die Signatur angewendet wurde

• Digitale Signatur ganzer Archive vor Ablauf des Zertifikats

• Versicherung, dass nur PDF/A-konforme Dokumente ins Archiv gelangen (Torwächterfunktion)

• Archivierung eingehender Dokumente (einschließlich einer PDF/A-Konformitätsprüfung)