PDF/A-Verarbeitung

Erstellen von PDF/A-Dokumenten

PDF/A-Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen. Die Software, die sie erstellt, muss die Do's und Don'ts von PDF/A (einschließlich des Berichtigungshinweises) befolgen:

• Die für Texte verwendeten Schriftarten müssen eingebettet sein.

• Farbenprofile müssen für Eingabebilder (scannen, konvertieren) definiert werden.

• Sinnvolle Metadaten müssen verfügbar und als XMP eingebettet sein.

Erstellung von PDF/A aus einer Windows-Anwendung

PDF-Dokumente können mit Hilfe eines PDF-Produzenten (andere Namen: PDF-Ersteller, PDF-Konverter usw.) aus jeder Windows-Anwendung mit Hilfe der Druckfunktion erstellt werden. MS Office-Dokumente werden in der Regel auf diese Weise konvertiert. Die Konvertierung von E-Mails mit Anhängen ist hingegen komplizierter.

In diesem Fall ist unser Dokumentkonverter ist geeigneter. Alternativ können PDF-Dokumente direkt mit einer Funktion „In PDF speichern“ erstellt werden, wie sie in Microsoft Office 2007 zu finden ist (Add-in muss heruntergeladen werden) oder Microsoft Office 2010.

Dynamische Erstellung und Anpassung von PDF/A

Die PDF-Dokumente werden direkt aus einer Anwendung (z. B. Webserver) programmgeneriert. Auf diese Weise können neben dem statischen Inhalt auch dynamische Inhalte aus einer Datenbank integriert werden. In sehr naher Zukunft werden wir in der Lage sein, einen PDF-Ersteller anzubieten, der PDF/A aus solchen Quellen erstellen kann.

Bild zu PDF/A Konverter

Die Umwandlung von Bilddateien in PDF/A-Dateien ist in den meisten Fällen eine einfache Dateioperation. Für fortgeschrittene Aufgaben (wie Farbmanagement) kann die Umwandlung auf komplexere Weise konfiguriert werden.

Scannen / OCR

Scannen, Texterkennung und Umwandlung in PDF/A-konforme Dokumente ist ein spezielles Gebiet, das ein höheres Maß an Fachwissen erfordert (gemischte Rasterinhalte, Komprimierungsprozesse).

Um Bilder oder gescannte Dokumente in PDF/A zu konvertieren, können Sie unseren Bild zu PDF Konverter.

Verarbeitung und Umwandlung von PDF-Dokumenten

Mögliche PDF-Verarbeitungsfunktionen:

• Aufteilen: Aufteilen eines Dokuments in separate Seiten.

• Zusammenführen: Zusammenführen einzelner Seiten zu einem Dokument.

• Stempeln: Anwendung von Wasserzeichen, Stempeln, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen. (PDF Toolbox SDK)

• Formulare ausfüllen: Programmgestütztes Ausfüllen von Formularfeldern mit dynamischen Inhalten. (PDF Toolbox SDK)

• Annotieren: Hinzufügen interaktiver Elemente wie Kommentare, Lesezeichen oder Textanmerkungen (PDF Webbetrachter).

Die meisten PDF-Verarbeitungsfunktionen garantieren nicht die PDF/A-Konformität des Ziel dokuments, selbst wenn alle Quelldokumente PDF/A-konform sind.

PDF zu PDF/A-Konverter

Die Hauptziele für die Konvertierung in PDF/A sind:

• Vorbereitung auf die Archivierung

• Vorbereitung auf die Anwendung einer digitalen Signatur

• Vorbereitung für den Dokumentenaustausch (intern / extern)

Die Konvertierung von PDF in PDF/A ist kein triviales Unterfangen. Die folgenden Aufgaben sind erforderlich:

• Eliminierung der Abhängigkeit vom Quelle medium

• Einbetten von Schriftarten

• Erstellen des statischen Erscheinungsbilds interaktiver Inhalte

• Eliminierung von Transparenz (Transparenz-Flattening)

• Entfernen von nicht autorisierten Inhalten wie JavaScript

Der PDF zu PDF/A-Konverter ist ideal für die Konvertierung von PDF in PDF/A.

Unterzeichnen von PDF/A-Dokumenten

Das Hinzufügen einer digitalen Unterschrift zu einem PDF/A-Dokument entspricht einer inkrementellen Änderung des Dokuments. Das Dokument muss jedoch PDF/A-konform sein, bevor es signiert werden kann. Der ursprüngliche Inhalt des Dokuments bleibt unverändert und die Datenstruktur der digitalen Unterschrift wird am Ende der Datei hinzugefügt.

Die digitale Unterschrift selbst muss ebenfalls PDF/A-konform sein. Es ist auch möglich, mehrere digitale Unterschriften hinzuzufügen (z. B. die Unterschrift des Autors, die Unterschrift des Testers, die Unterschrift des Freigebers).

Änderung des Dokuments nach Hinzufügen der digitalen Unterschrift

Alle Änderungen, die nach der digitalen Unterzeichnung des Dokuments vorgenommen werden, müssen ebenfalls inkrementell und PDF/A-konform sein. Typische Änderungen umfassen das Bearbeiten (Löschen, Ändern und Hinzufügen von Text, Anmerkungen usw.) sowie das Aktualisieren von Inhalten. Derzeit gibt es keine PDF/A-konformen Verarbeitungstools, die mit bereits digital signierten Dokumenten arbeiten können.

Unsere folgenden Produkte können PDF/A-konforme digitale Unterschriften anwenden:

Validierung von PDF/A-Dokumenten

Ziele der PDF/A-Validierung

Die Aufgabe der Validierung besteht darin festzustellen, ob ein PDF/A-Dokument den ISO-Standard erfüllt oder nicht.

Anwendungsbereiche

• Eingangs- und Ausgangsprüfung

• Überprüfungen vor und nach bestimmten Verarbeitungsschritten

• Kontrolle der Verarbeitung (akzeptieren / ablehnen)

• Erstellung eines "Konformitätsberichts"

Herausforderung

Validatoren müssen von einer unabhängigen Organisation auf der Grundlage eines allgemein anerkannten Testverfahrens getestet und zertifiziert werden.

Anzeige

Konventionelle PDF-Viewer

Die meisten Anzeigeprogramme sind nicht PDF/A-kompatibel, was bedeutet, dass sie die Anzeigeanforderungen des Standards nicht berücksichtigen. Eine PDF/A-Anzeigeeinheit sollte die folgenden Funktionen bieten:

• Warnung, falls eine Datei Elemente enthält, die nicht PDF/A-konform sind.

• Verwendung von eingebetteten Schriftarten anstelle von vorinstallierten Schriftarten mit demselben Namen.

• Verwendung von eingebetteten Farbprofilen anstelle der alternativen Farbräume.

• Konsistentes Anzeigen der Bilder von interaktiven Elementen, die in der Datei enthalten sind, anstelle ihrer dynamischen Neuerstellung.

• Option zum Deaktivieren von Hyperlinks.

Anzeigeorientierte Produkte

• Adobe Acrobat 9 im PDF/A-Modus

• PDF Tools AG 4-Heights® PDF-Web-Viewer

Massenarchivierung von PDF/A-Dokumenten

Getrennte, eigenständige PDF/A-Dokumente können direkt archiviert werden. Beim Archivieren einer größeren Anzahl ähnlicher PDF/A-Dokumente (wie z. B. Versorgungsrechnungen) kommt es häufig vor, dass dieselben Stile, Logos oder andere Elemente der Corporate Identity immer wieder für jedes einzelne Dokument archiviert werden müssen. Das wiederholte Speichern gemeinsamer Ressourcen (Schriftarten, Bilder) ist unerwünscht und verringert die Akzeptanz von PDF/A.

Die Lösung in diesem Fall ist ein erweitertes Archivierungssystem, das die gemeinsamen Ressourcen trennt und sie nur einmal für alle Dokumente speichert. Wenn eines der Dokumente abgerufen wird, werden die gemeinsamen Ressourcen und das Dokument selbst wieder in einem vollständigen PDF/A-Dokument zusammengeführt.

Dieser Prozess kann auch auf digital signierte Dokumente angewendet werden. In diesem Fall muss das Dokument jedoch so konfiguriert werden, dass es die Trennung der gemeinsamen Ressourcen bei der Hinzufügung der ursprünglichen Signatur akzeptiert.

Das PDF Prep Tool Suite von PDF Tools AG wurde für diesen Zweck entwickelt.

Übersicht: Überblick über PDF/A-Prozesse

Die oben skizzierten Schritte fügen sich in einen Gesamtprozess ein: