PDF/A-Verarbeitung

Erstellung von PDF/A-Dokumenten

PDF/A-Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen. Die Software, mit der sie erstellt werden, muss die Do's and Don'ts von PDF/A (einschließlich des Korrigendums) beachten:

• Die für Texte verwendeten Schriftarten müssen eingebettet sein.

• Für die Eingabebilder (gescannt, konvertiert) müssen Farbprofile definiert werden.

• Aussagekräftige Metadaten müssen verfügbar und als XMP eingebettet sein.

Erstellung von PDF/A aus einer Windows-Anwendung

PDF-Dokumente können mit Hilfe eines PDF-Produzenten (andere Bezeichnungen: PDF Creator, PDF Converter, etc.) aus jeder Windows-Anwendung über die Druckfunktion erstellt werden. MS Office-Dokumente werden in der Regel auf diese Weise konvertiert. Die Konvertierung von E-Mails mit Anhängen ist dagegen komplexer.

In diesem Fall ist unser Dokument-Konverter ist besser geeignet. Alternativ können PDF-Dokumente auch direkt mit einer Funktion zum Speichern in PDF" erstellt werden, wie sie beispielsweise in Microsoft Office 2007 (Add-in muss heruntergeladen werden) oder Microsoft Office 2010 enthalten ist.

Dynamische Erstellung und Anpassung von PDF/A

Die PDF-Dokumente werden direkt aus einer Anwendung (z.B. Webserver) heraus programmiert. Auf diese Weise können neben den statischen Inhalten auch dynamische Inhalte aus einer Datenbank integriert werden. In naher Zukunft werden wir in der Lage sein, einen PDF Creator anzubieten, der PDF/A aus solchen Quellen erstellen kann.

Bild zu PDF/A Konverter

Die Konvertierung von Bilddateien in PDF/A-Dateien ist in den meisten Fällen eine einfache Dateikonvertierungsoperation. Für fortgeschrittene Aufgaben (z. B. Farbmanagement) kann die Konvertierung auf komplexere Weise konfiguriert werden.

Scannen / OCR

Das Scannen, die Schrifterkennung und die Konvertierung in PDF/A-konforme Dokumente ist ein Spezialgebiet, das ein höheres Maß an Fachwissen erfordert (gemischte Rasterinhalte, Kompressionsverfahren).

Um Bilder oder gescannte Dokumente in PDF/A zu konvertieren, können Sie unser Bild zu PDF Konverter.

Verarbeitung und Konvertierung von PDF-Dokumenten

Mögliche PDF-Verarbeitungsfunktionen:

• Teilen: Aufteilung eines Dokuments in einzelne Seiten.

• Verschmelzen: Zusammenfügen einzelner Seiten zu einem Dokument.

• Stempel: Anbringen von Wasserzeichen, Stempeln, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen. (PDF Toolbox SDK)

• Formulare ausfüllen: Programmgestütztes Ausfüllen von Formularfeldern mit dynamischem Inhalt. (PDF Toolbox SDK)

• Kommentieren: Hinzufügen interaktiver Elemente wie Kommentare, Lesezeichen oder Textanmerkungen (PDF Web Viewer).

Die meisten PDF-Verarbeitungsfunktionen garantieren keine PDF/A-Konformität des Zieldokuments, selbst wenn alle Quelldokumente PDF/A-konform sind.

PDF zu PDF/A Konverter

Die wichtigsten Gründe für die Konvertierung in PDF/A sind:

• Vorbereitung für die Archivierung

• Vorbereitung für das Anbringen einer digitalen Signatur

• Vorbereitung für den Dokumentenaustausch (intern / extern)

Die Konvertierung von PDF nach PDF/A ist keine triviale Angelegenheit. Die folgenden Aufgaben sind damit verbunden:

• Eliminierung der Abhängigkeit vom Quellmedium

• Einbetten von Schriftarten

• Statisches Erscheinungsbild von interaktiven Inhalten

• Beseitigung der Transparenz (Transparenzreduzierung)

• Entfernen von nicht autorisierten Inhalten wie JavaScript

Die PDF zu PDF/A Konverter ist ideal für die Konvertierung von PDF in PDF/A.

Signieren von PDF/A-Dokumenten

Das Hinzufügen einer digitalen Signatur zu einem PDF/A-Dokument kommt einer schrittweisen Änderung des Dokuments gleich. Allerdings muss das Dokument PDF/A-konform sein, bevor es signiert werden kann. Der ursprüngliche Inhalt des Dokuments bleibt unverändert und die Datenstruktur der digitalen Signatur wird am Ende der Datei hinzugefügt.

Auch die digitale Signatur selbst muss PDF/A-konform sein. Es ist auch möglich, mehrere digitale Signaturen hinzuzufügen (z.B. Signatur des Autors, Signatur des Testers, Signatur des Freigebers).

Ändern des Dokuments nach Hinzufügen der digitalen Signatur

Alle Änderungen, die nach der digitalen Signatur des Dokuments vorgenommen werden, müssen ebenfalls inkrementell und PDF/A-konform sein. Typische Änderungen sind die Bearbeitung (Streichung, Änderung und Hinzufügung von Text, Anmerkungen usw.) sowie die Aktualisierung des Inhalts. Derzeit gibt es keine PDF/A-konformen Verarbeitungswerkzeuge, die mit bereits digital signierten Dokumenten arbeiten können.

Unsere folgenden Produkte können PDF/A-konforme digitale Signaturen aufbringen:

Validierung von PDF/A-Dokumenten

Zielsetzung der PDF/A-Validierung

Aufgabe der Validierung ist es, festzustellen, ob ein PDF/A-Dokument der ISO-Norm entspricht oder nicht.

Bereiche der Nutzung

• Eingangskontrolle und Ausgangskontrolle

• Kontrollen vor und nach bestimmten Verarbeitungsschritten

• Kontrolle der Verarbeitung (Annahme/Ablehnung)

• Erstellung eines "Konformitätsberichts"

Herausforderung

Die Validatoren müssen von einer unabhängigen Organisation auf der Grundlage einer allgemein anerkannten Testreihe geprüft und zertifiziert werden.

Anzeige von

Konventionelle PDF-Viewer

Die meisten Anzeigeprogramme sind nicht PDF/A-kompatibel, d. h. sie berücksichtigen nicht die Anzeigeanforderungen des Standards. Eine PDF/A-Anzeigekomponente sollte die folgenden Funktionen bieten:

• Warnung, wenn eine Datei Elemente enthält, die nicht PDF/A-konform sind.

• Verwendung eingebetteter Schriftarten anstelle der vorinstallierten Schriftarten mit demselben Namen.

• Verwendung von eingebetteten Farbprofilen anstelle der alternativen Farbräume.

• Konsistente Darstellung der Bilder der in der Datei enthaltenen interaktiven Elemente, anstatt sie dynamisch neu zu erstellen.

• Option zum Abschalten von Hyperlinks.

Display-orientierte Produkte

• Adobe Acrobat 9 im PDF/A-Modus

• PDF Tools AG 4-Heights® PDF Web Betrachter

Massenarchivierung von PDF/A-Dokumenten

Separate, eigenständige PDF/A-Dokumente können direkt archiviert werden. Bei der Archivierung einer größeren Anzahl ähnlicher PDF/A-Dokumente (z. B. Rechnungen von Versorgungsunternehmen) ist es häufig der Fall, dass dieselben Stile, Logos oder andere Corporate-Identity-Elemente immer wieder für jedes einzelne Dokument archiviert werden müssen. Das wiederholte Speichern von gemeinsam genutzten Ressourcen (Schriften, Bilder) ist unerwünscht und verringert die Akzeptanz von PDF/A.

Die Lösung in diesem Fall ist ein fortschrittliches Archivierungssystem, das die gemeinsam genutzten Ressourcen trennt und sie nur einmal für alle Dokumente speichert. Wenn eines der Dokumente abgerufen wird, werden die gemeinsamen Ressourcen und das Dokument selbst wieder zu einem vollständigen PDF/A-Dokument zusammengeführt.

Dieses Verfahren kann auch auf digital signierte Dokumente angewendet werden. In diesem Fall muss das Dokument jedoch so konfiguriert sein, dass es die Trennung der gemeinsamen Ressourcen akzeptiert, wenn die erste Signatur hinzugefügt wird.

Die PDF Prep Tool Suite von PDF Tools AG wurde zu diesem Zweck entwickelt.

Gliederung: Überblick über die PDF/A-Prozesse

Die oben dargestellten Schritte fügten sich in einen Gesamtprozess ein: