Murphys Gesetz - von der Erfassung bis zur Archivierung

Fünf Jahre nach Abschluss eines Vertrages mit Ihnen bestreitet ein Partner einige Rechnungen, so dass Sie verschiedene Unterlagen durchsehen und die Vorgänge über einen bestimmten Zeitraum zurückverfolgen müssen. Ihre Buchhaltungsabteilung hat alle Rechnungen der letzten fünf Jahre bearbeitet und aufbewahrt. Der Partnermanager bewahrte alle E-Mails mit Einzelheiten zu Zusatzvereinbarungen und konkreten Fällen auf - aber er verließ das Unternehmen vor Monaten. Die Prototypen und ihre Abnahmebescheinigungen werden in der Produktionsabteilung aufbewahrt, ebenso wie die Prüfberichte und Lieferscheine. Die Angebote und Aufträge wurden von der Verkaufsabteilung bearbeitet. Wie gut sind Sie auf ein solches Szenario vorbereitet?

Trotz digitaler Transformation, Industrie 4.0 und ähnlicher Schlagworte, die derzeit durch die Prozesszone des Unternehmens geistern, ist Papier immer noch weit verbreitet. Immer mehr Kommunikations- und Dokumentenaustauschprozesse werden digitalisiert und sichtbare Grenzen verschwinden. Informationen aus verschiedenen Quellen müssen gesammelt, qualifiziert, verarbeitet und gespeichert werden. Daher wird es für alle Abteilungen des Unternehmens immer wichtiger, über klar definierte und effiziente Dokumentenprozesse zu verfügen. Für die Erstellung eines digitalen Archivs gibt es kein Patentrezept. Welches die richtige ist, hängt von den Gegebenheiten im Unternehmen, branchenspezifischen Vorschriften, Zertifizierungen wie ISO, der technischen und finanziellen Machbarkeit und einer Reihe anderer Faktoren ab.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass zentrale Dienste wie ein Scanserver oder ein unternehmensweiter Dokumentenkonverter die Prozesse beschleunigen und vereinfachen können. Durch die Automatisierung können Fehlerquellen minimiert und die Qualität der Dokumente verbessert werden, was beides Zeit und Geld spart.

Zentraler Scan-Server

Ein zentraler Scan-Server ist ein Dienst, der innerhalb eines Unternehmens lokal gescannte Dateien und zugehörige Indexdateien in das standardisierte PDF/A-Dateiformat konvertiert. Er führt alle Aufgaben aus, die ihm von den lokalen Scan-Stationen übertragen werden können. Die Lösung eignet sich besonders für Verarbeitungsschritte, die keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scanstation mit rechenintensiven Funktionen wie OCR und Komprimierung beeinträchtigen.

Ein gut durchdachter Scanprozess digitalisiert die Dokumente, sobald die Post eintrifft, und ermöglicht von da an einen papierlosen Dokumentenfluss. Dabei werden die Papierdokumente gescannt, indiziert und komprimiert, um elektronische Dokumente zu erstellen. Die Text- und Barcode-Erkennung, die das Hinzufügen von Metadaten und einer digitalen Signatur umfasst, bestätigt die Gültigkeit elektronischer Dokumente und ermöglicht eine elektronische Suche. Typische Anwendungsbereiche für einen Scan-Server sind:

• Papiererfassung: Elektronische Archivierung von Papierdokumenten.

• Faksimile-Erfassung: Elektronische Archivierung aller Faxvorgänge.

• Archiv-Migration: Migration von Papierarchiven in ein elektronisches Archiv.

• Web/Mobil-Erfassung: Nutzung des zentralen Dienstes in Client/Server-Anwendungen über einen Webdienst.

• Integration von Unternehmensanwendungen: Nutzung des zentralen Dienstes zur Erstellung von PDF/A-Dokumenten über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachanwendungen.

Zentralisierte Konvertierung

Neben gescannten Dokumenten fließen auch "digital geborene" Dokumente in einer Vielzahl von Formaten in die Prozesse eines Unternehmens ein, von Office-Dokumenten und E-Mails (einschließlich Anhängen) bis hin zu HTML-Webseiten und CAD-Zeichnungen. Darüber hinaus müssen eingehende Dokumente aus externen Quellen validiert, repariert, optimiert und aufbewahrt werden, um die Qualität und einen einheitlichen Standard im Archiv des Unternehmens zu gewährleisten.

Ein Dokumentenkonvertierungsdienst erleichtert es, alle ein- und ausgehenden Dokumente als PDF/A-Dateien in das System einzufügen, um Informationen über Geschäftsprozesse zu speichern. Dazu kann auch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs (einschließlich Anhängen) zwischen dem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern gehören. Eine weitere effiziente Möglichkeit ist die Nutzung eines Webdienstes oder einer Programmierschnittstelle (API) zur Erstellung von PDF(/A)-Dokumenten direkt aus Fachanwendungen. Der Dokumentenkonverter ermöglicht auch die Migration von Archiven, die in einem älteren oder proprietären Format erstellt wurden. Für beide zentralen Serverdienste sind folgende technische Aspekte wichtig: hohe Qualität, ISO-Konformität und Bildtreue bei der Konvertierung von Dokumenten, robuster und handfreier Betrieb, hohe Durchsatzleistung, Skalierbarkeit der Leistung, Schnittstellen für die Anwendungsintegration und Erweiterbarkeit für zusätzliche Dateiformate und Funktionen.

Archiv im Standardformat

Bei der Konzeption von Archivierungslösungen muss berücksichtigt werden, dass bestehende Systeme aufgrund des raschen technologischen Fortschritts veralten und ersetzt werden müssen. Der Inhalt der archivierten Dokumente ist jedoch weiterhin relevant. Es sollte daher möglich sein, es vollständig und unverändert in die neuen Systeme zu migrieren. Die Voraussetzung für eine verlustfreie Migration ist ein stabiles Dokumentenformat, das den Lebenszyklus der Systeme überdauert. Im Laufe der Jahre hat sich PDF/A als standardisiertes Dateiformat für die Langzeitarchivierung auf dem Markt etabliert. Eine zentrale PDF/A-Konvertierungslösung sowohl für gescannte als auch für digital erstellte Dokumente ist sinnvoll, um die Qualität und Validierung der Konvertierung zu gewährleisten. Außerdem entfällt die aufwändige Einführung an den Arbeitsplätzen und alles kann zentral verwaltet und gepflegt werden. Intelligente Dokumentenformate wie der ISO-Standard für PDF/A erleichtern die Sicherstellung der Prüfungskonformität im Unternehmen erheblich.

Unterschrieben, versiegelt, zugestellt

Elektronische Signaturen spielen bei der Archivierung eine wichtige Rolle, da sie die Integrität eines Dokuments schützen, indem sie sicherstellen, dass alle Änderungen nachvollzogen werden können. Dies erhöht die Beweiskraft des Dokuments in Gerichtsverfahren. Die digitale Signatur beweist auch die Echtheit eines Dokuments und ermöglicht die Identifizierung von natürlichen und juristischen Personen. Wenn die gesetzlichen Formvorschriften eingehalten werden, ist auch eine elektronische Signatur ein gültiger Ersatz für eine handschriftliche Unterschrift. Weder die elektronische Signatur noch das Dokumentenformat können verhindern, dass das Aussehen oder der Inhalt digitaler Dokumente mit geeigneten technischen Hilfsmitteln verändert wird. Mit einer digitalen Signatur lassen sich Änderungen jedoch jederzeit erkennen und zurückverfolgen. Für jedes Unternehmen ist es eine Herausforderung und ein Wettbewerbsfaktor, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Das Scannen und Erfassen von Dokumenten allein reicht jedoch nicht aus, um Rechtssicherheit und ein praktisches digitales Langzeitarchiv zu schaffen. Der sorgfältige Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen erfordert eine seriöse Vorbereitung, um ein optimales Verhältnis zwischen Kosten und Risiken herzustellen. Zentrale Scan-Server und Dokumentenkonverter können den Dokumentenprozess unterstützen. Mit den entsprechenden Regeln, Prozessen, Strukturen und Werkzeugen ist die Erstellung einer fallbezogenen Akte aus dem digitalen Langzeitarchiv kein Wunschdenken mehr - und Murphy muss nicht mehr gefürchtet werden.