Murphys Gesetz – von der Erfassung zur Archivierung

Fünf Jahre nach dem Abschluss eines Vertrags mit Ihnen bestreitet ein Partner einige Rechnungen, was bedeutet, dass Sie durch verschiedene Aufzeichnungen zurückblicken und die Ereignisse über einen bestimmten Zeitraum nachverfolgen müssen. Ihre Buchhaltungsabteilung hat alle Rechnungen der letzten fünf Jahre verarbeitet und gespeichert. Der Partner-Manager hat alle E-Mails aufbewahrt, die Details zu zusätzlichen Vereinbarungen und speziellen Fällen enthalten – aber er hat das Unternehmen vor Monaten verlassen. Die Prototypen und ihre Abnahmezertifikate werden in der Produktionsabteilung aufbewahrt, ebenso wie Prüfberichte und Lieferbelege. Die Angebote und Bestellungen wurden von der Verkaufsabteilung bearbeitet. Wie gut sind Sie auf ein solches Szenario vorbereitet?

Trotz der digitalen Transformation, Industrie <b>4,0</b> und ähnlicher Schlagwörter, die derzeit in der Prozesszone des Unternehmens unterwegs sind, ist Papier nach wie vor verbreitet. Immer mehr Kommunikations- und Dokumentenaustauschprozesse werden digitalisiert und sichtbare Grenzen verschwinden. Informationen aus verschiedenen Quellen müssen gesammelt, qualifiziert, bearbeitet und gespeichert werden. Daher wird es immer wichtiger, dass alle Abteilungen des Unternehmens klar definierte und effiziente Dokumentenprozesse implementieren. Wenn es darum geht, ein digitales Archiv zu erstellen, gibt es keine perfekte Formel. Die richtige wird von den Umständen im Unternehmen, branchenspezifischen Vorschriften, Zertifizierungen wie ISO, technischer und finanzieller Machbarkeit und einer Reihe anderer Faktoren abhängen.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass zentrale Dienste wie ein Scan-Server oder ein unternehmensweiter Dokumenten-Konverter Prozesse beschleunigen und vereinfachen können. Die Automatisierung ermöglicht es, Fehlerquellen zu minimieren und die Dokumentenqualität zu verbessern, beides spart Zeit und Geld.

Zentraler Scan-Server

Ein zentraler Scan-Server ist ein Dienst, der lokal gescannte Dateien und zugehörige Indexdateien in das standardisierte PDF/A-Dateiformat innerhalb eines Unternehmens konvertiert. Er führt alle Aufgaben aus, die ihm von lokalen Scanstationen übertragen werden können. Die Lösung eignet sich besonders gut für Verarbeitungsphasen, die keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scanstation mit CPU-intensiven Funktionen wie OCR und Komprimierung beeinträchtigen.

Ein gut gestalteter Scanprozess digitalisiert die Dokumente, sobald die Post eintrifft, und ermöglicht so einen papierlosen Dokumentenfluss ab diesem Zeitpunkt. Dies umfasst das Scannen, Indizieren und Komprimieren der Papiere, um elektronische Dokumente zu erstellen. Die Texterkennung und Barcodeerkennung, die das Hinzufügen von Metadaten und einer digitalen Unterschrift umfasst, bestätigt die Gültigkeit elektronischer Dokumente und ermöglicht eine elektronische Suche. Typische Anwendungsbereiche für einen Scan-Server umfassen:

• Papieraufnahme: Elektronische Archivierung von Papierdokumenten.

• Telefaxaufnahme: Elektronische Archivierung aller Faxtransaktionen.

• Archivmigration: Migration von Papierarchiven in ein elektronisches Archiv.

• Web/Mobile-Erfassung: Nutzung des zentralen Dienstes in Client/Server-Anwendungen über einen Webdienst.

• Integration von Unternehmensanwendungen: Nutzung des zentralen Dienstes zur Erstellung von PDF/A-Dokumenten über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachanwendungen.

Zentralisierte Konversion

Neben gescannten Dokumenten fließen auch „digital geborene“ Dokumente in die Unternehmensprozesse in einer Vielzahl von Formaten ein, von Office-Dokumenten und E-Mails (einschließlich Anhängen) bis hin zu HTML-Webseiten und CAD-Zeichnungen. Darüber hinaus müssen eingehende Dokumente von externen Quellen validiert, repariert, optimiert und archiviert werden, um Qualität und einen einheitlichen Standard im Archiv des Unternehmens sicherzustellen.

Ein Dokumentenkonverterdienst erleichtert es, alle eingehenden und ausgehenden Dokumente als PDF/A-Dateien in das System einzufügen, um Informationen über Geschäftsprozesse zu speichern. Das kann auch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs (einschließlich Anhängen) zwischen dem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern umfassen. Eine weitere effiziente Option besteht darin, einen Webdienst oder eine Programmierschnittstelle (API) zu verwenden, um PDF(/A)-Dokumente direkt aus Fachanwendungen zu erstellen. Der Dokumentenkonverter ermöglicht auch die Migration von Archiven, die in einem älteren oder proprietären Format erstellt wurden. Die folgenden technischen Aspekte sind für beide zentralen Serverdienste wichtig: hohe Qualität, ISO-Konformität und Bildtreue bei der Konvertierung von Dokumenten, robuste und automatisierte Bedienung, hohe Durchsatzfähigkeit, Leistungsskalierbarkeit, Schnittstellen zur Anwendungsintegration und Erweiterbarkeit für zusätzliche Dateiformate und Funktionen.

Archivierung im Standardformat

Bei der Gestaltung von Archivierungslösungen ist es wichtig zu beachten, dass bestehende Systeme veraltet werden und aufgrund des schnellen technologischen Fortschritts ersetzt werden müssen. Der Inhalt der archivierten Dokumente bleibt jedoch relevant. Es sollte daher möglich sein, ihn vollständig in die neuen Systeme in unveränderter Form zu migrieren. Die Voraussetzung für eine verlustfreie Migration ist ein stabiles Dokumentformat, das den Lebenszyklus der Systeme überdauert. Im Laufe der Jahre hat sich PDF/A auf dem Markt als standardisiertes Dateiformat für die langfristige Archivierung etabliert. Eine zentrale PDF/A-Konvertierungslösung für sowohl gescannte als auch digitale Dokumente ist lohnenswert, um die Konvertierungsqualität und Validierung zu sichern. Es vermeidet auch die Notwendigkeit komplexer Rollouts zu Arbeitsplätzen und ermöglicht es, alles zentral zu verwalten und zu warten. Intelligente Dokumentformate wie der ISO-Standard für PDF/A erleichtern es erheblich, die Audit-Konformität innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

Unterschrieben, versiegelt, geliefert

Elektronische Signaturen spielen eine wichtige Rolle bei der Archivierung, da sie die Integrität eines Dokuments schützen, indem sie sicherstellen, dass alle Änderungen nachvollzogen werden können. Dies erhöht den Beweiswert des Dokuments in rechtlichen Verfahren. Die digitale Signatur beweist auch, dass ein Dokument authentisch ist, was es ermöglicht, Einzelpersonen und juristische Personen zu identifizieren. Wenn die gesetzlichen Formvorschriften eingehalten werden, ist eine elektronische Signatur auch ein gültiger Ersatz für eine handschriftliche Unterschrift. Weder die elektronische Signatur noch das Dokumentformat können verhindern, dass das Erscheinungsbild oder der Inhalt digitaler Dokumente mit entsprechenden technischen Hilfsmitteln geändert wird. Mit einer digitalen Signatur können Änderungen jedoch immer identifiziert und nachverfolgt werden. Für jedes Unternehmen ist es eine Herausforderung und ein Wettbewerbsfaktor, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügbar zu haben. Die bloße Digitalisierung und Erfassung von Dokumenten reicht jedoch nicht aus, um rechtliche Sicherheit und ein praktisches digitales Langzeitarchiv zu gewährleisten. Der sorgfältige Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen erfordert eine ernsthafte Vorbereitung, um ein optimales Gleichgewicht zwischen Kosten und Risiken zu finden. Zentrale Scan-Server und Dokumentenkonverter können den Dokumentationsprozess unterstützen. Mit den entsprechenden Regeln, Prozessen, Strukturen und Werkzeugen ist es nicht nur ein Wunschdenken, einen fallbezogenen Akteneintrag aus dem digitalen Langzeitarchiv zu erstellen – und Murphy muss nicht mehr gefürchtet werden.