Masterplan für das digitale Unternehmensgedächtnis

Unternehmen sind besonders betroffen, da sie mit der digitalen Transformation Schritt halten müssen - oder idealerweise, ihnen voraus sein sollten. In vielen Branchen ist dies von entscheidender Bedeutung und nicht zur Diskussion. Lassen Sie uns einen Blick auf den Dokumentenfluss werfen. Genauer gesagt, Unternehmen senden und empfangen Signale aus zahlreichen verschiedenen Quellen. Die „Synapsen“ müssen diese Signale je nach Relevanz identifizieren, akzeptieren, kategorisieren und dann speichern oder ignorieren. Aber wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass geschäftsrelevante Informationen identifiziert und korrekt behandelt werden? Anders ausgedrückt, wie werden Integrität, Verfügbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Authentizität garantiert? Was muss berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die digitale „Erinnerung“ nicht ins Stolpern gerät?

P – RICHTLINIEN; Regeln und Vorschriften

In der analogen Welt gibt es bereits zahlreiche Geschäftsrechte und Vorschriften. Im Verlauf der Digitalisierung wurden neue hinzugefügt. Es ist unbedingt erforderlich, die Anforderungen zu analysieren, denen ein Unternehmen je nach Rechtsform oder Branche entsprechen muss. Die richtigen Maßnahmen zu ergreifen kann die Einhaltung im Dokumentationsprozess und im digitalen Langzeitarchiv fördern.

Das Ziel ist es, den Überblick über alle Gesetze, Vorschriften und Regeln zu behalten, die ein Unternehmen beachten muss. Eine genaue Analyse liefert einen Überblick, zeigt Optimierungspotenzial auf und gewährleistet letztendlich Rechtssicherheit im Streitfall.

Analysiere die folgenden

• Anwendbare Gesetze, die für Sie relevant sind

• Branchenspezifische Regeln und Verfahren

• Unternehmensrichtlinien und Risiken

• Verbindliche Vertragsklauseln

Bereiten Sie basierend auf der Analyse vor:

• Inventar: Welche Regeln gelten für Ihr Unternehmen und können im Dokumentationsprozess eingehalten werden?

• Richtlinien: Wie sollten Dokumente behandelt werden? (Due Diligence)

• Auditrahmen: Wie wird die Einhaltung der Richtlinien überprüft? (Intervall und Verantwortung für Audits)

O – URSPRUNG; Quellen, Formate und Kanäle

Geschäftsrelevante Informationen werden erzeugt, verarbeitet und in einer Vielzahl von unterschiedlichen Umgebungen verteilt. Woher stammen diese Informationen und welche Art sind sie? Ein Unternehmen kann die Qualität seiner Dokumente und Prozesse kontrollieren. Dokumente, die von externen Quellen erhalten werden, entsprechen möglicherweise nicht den erwarteten Qualitätsstandards.

Das Ziel ist es, den Ursprung, die Form und die Wege, die Dokumente nehmen, nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Eine Bestandsaufnahme aller Quellen, Formate und Kanäle hilft, diese zu konsolidieren und anschließend die entsprechenden Aufräumarbeiten durchzuführen.

Analysieren Sie alle Dokumentenquellen:

• Quellen:

  • Digital und analog

  • Interne Dokumente

  • Dokumente von externen Quellen (von Lieferanten, Kunden, Partnern usw.)

• Formate:

  • Dateiformat und analoge Dokumente

  • Struktur, Qualität, Lesbarkeit, Versionierung

• Kanäle:

  • Post, Fax

  • E-Mail, Cloud (z.B. Dropbox)

Basierend auf der Analyse, vorbereiten:

• Verfahren zur Bereinigung der Vielzahl von Dokumenten

• Richtlinien für Quellen, Formate und Kanäle

C – CAPTURE; Inhaltseingabe und -verarbeitung

Externe Dokumente befinden sich im „Posteingang“ und intern in einem temporären Archiv. Um sicherzustellen, dass eingehende Dokumente reibungslos in den Dokumentationsprozess fließen, sollten sie zuerst geprüft und genehmigt werden.

Die Einrichtung eines Verfahrens zur Verarbeitung eingehender Dokumente sorgt dafür, dass sie validiert, klassifiziert und repariert werden. Durch die Anreicherung der Dokumente mit Metadaten und Texterkennung sind die Dokumente anschließend durchsuchbar und können lokalisiert werden.

Verfahren

Regeln für die Verarbeitung eingehender Dokumente definieren, einschließlich in Bezug auf:

• Validierung/Qualitätskontrolle

• Optische Zeichenerkennung (OCR)

• Umwandlung in Standardformate

• Dokumentenklassifikation und -kanalisierung

A – AUTOMATION; Workflow und Verantwortlichkeiten

Sobald ein Dokument erkannt, gelesen und klassifiziert ist, gibt es einen vordefinierten Prozess, der die Dokumente den zuständigen Bereichen zuweist.

Ziel eines End-to-End-Workflows ist es, klar definierte Verantwortlichkeiten, Nachverfolgbarkeit, Sicherheit und Datenschutz zu erreichen. Eine reibungslose Automatisierung ermöglicht es, Dokumente effizient ohne manuelle Eingriffe weiterzugeben, sodass sie im Prozess nicht verloren gehen.

Verfahren

Definieren Sie Folgendes:

• Workflow

• Zugangs- und Bearbeitungsprivilegien

• Organisationssystem und Erstellung von Aufzeichnungen

R – ÜBERARBEITUNG / ÜBERPRÜFUNG; Überprüfung, Überwachung und Revision

Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, sollten regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Dokumentationsprozess eingehalten wird und zu den gewünschten Ergebnissen führt. Dadurch ist es möglich, Sicherheitslücken, Lecks und Fehler zu entdecken. Dies kann eine Korrektur oder sogar die Entwicklung neuer Anforderungen und Prozesse zur Folge haben.

Verfahren

Definieren Sie Folgendes:

• Fehlerprotokoll

• Fehlerbehandlung

Sie sollten die folgenden Fragen beantworten:

• Wo treten Fehler auf? Wie werden Fehler behandelt?

• Welche Informationen sind unbedingt erforderlich? Was passiert, wenn es Auslassungen gibt? Wie viel darf weggelassen werden? Welche Elemente sind unbedingt notwendig?

• Gibt es Ausnahmen? Wenn ja, wie werden sie behandelt?

• Müssen neue Anforderungen in das System integriert werden? Zum Beispiel System- und Prozessprüfungen (Intervall, Verantwortung, Prüfprozesse)

A – ARCHIV; Aufbewahrung, Archivierung

Compliance, rechtliche Sicherheit, Durchsuchbarkeit und Lesbarkeit sind für Dokumente sehr wichtig, insbesondere wenn alle geschäftsrelevanten Dokumente in einem langfristigen digitalen Archiv gespeichert wurden. Dies stellt sicher, dass solide Beweise vorliegen, um etwaige Streitigkeiten zu klären.

Verfahren

Definieren Sie Folgendes:

• Überprüfung/Validierung der Dokumente, die dem Archiv hinzugefügt werden

• Dateiverwaltung (Struktur/Zugriffsberechtigungen)

• Archivierungsrichtlinien (Aufbewahrungsplanung/-fristen und endgültige Entsorgung)

• Archiv-Audits (Überprüfung, ob die Archivrichtlinien eingehalten werden)

C – KOMMUNIKATION; Benutzererfahrung, Akzeptanz

Die Akzeptanz neuer Technologien und Prozesse bestimmt, wie schnell sie in die tägliche Geschäftsroutine eines Unternehmens integriert werden. Die Benutzer müssen erkennen, dass das neue System ihre Arbeit erleichtert. Die Benutzeroberfläche und das Benutzererlebnis sowie transparente Prozesse sind hier wichtig. Die Prozesse können nur erfolgreich eingeführt werden, wenn sie einfach umzusetzen sind.

Verfahren

Es werden Maßnahmen ergriffen, um zu adressieren:

• Bereitstellung von Ressourcen/Tools (Portale, Geräte)

• Betrieb, Dokumentation (Benutzerhandbuch, Richtlinien)

• Interne/externe Kommunikation

• Helpdesk/Support, Schulung

Zusammenfassung

Um das digitale Gedächtnis eines Unternehmens erfolgreich zu organisieren, ist es wichtig, den IST- und ZIEL-Zustand zu bewerten, bevor man dieses Abenteuer beginnt. Das im gerade beschriebenen POCARAC-Plan skizzierte Verfahren ermöglicht es, sich auf die einzelnen Phasen zu konzentrieren, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Einzelne Anforderungen können bei Bedarf hinzugefügt werden.

Abkürzungen sollten nach Möglichkeit vermieden werden – sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Projekt. Fehler können helfen, zu erkennen, was nicht funktioniert – sie können jedoch auch kostspielig sein. Die Unterstützung durch die richtigen Experten ist daher wertvoll, insbesondere in Bezug auf die rechtlichen Aspekte. Das Risiko sollte im Voraus analysiert werden. Wie viele Vorsichtsmaßnahmen sind sinnvoll? Wo wären die potenziellen Schäden weniger teuer als die Kosten für die Implementierung einer Lösung?

Sobald die Fakten gesammelt und ein Verfahren festgelegt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die technischen Mittel auszuwählen, die Sie unterstützen. Was kann in die bestehende Struktur integriert werden? Wie skalierbar und zuverlässig ist das System? Wird es den heutigen Anforderungen sowie den neuen Anforderungen, die in der Zukunft entstehen können, gerecht?

Es braucht mehr als nur ausgeklügelte Prozesse und Systeme; der Erfolg hängt stark vom menschlichen Faktor ab. Proaktive Kommunikation und der Austausch von Wissen sind wichtig, damit jeder, der am Projekt beteiligt ist, seinen Teil beiträgt und eine innovative Feedback-Kultur fördert. Die Aktivierung der Synapsen zwischen Mitarbeitern und externen Partnern hilft, die Akzeptanz zu fördern, und ermöglicht es einem Unternehmen, einen Schritt näher an das Ziel eines gut funktionierenden digitalen Gedächtnisses zu kommen.