Masterplan für digitale Unternehmensspeichern

Unternehmen sind besonders betroffen, da sie mit der digitalen Transformation Schritt halten oder idealerweise ihr einen Schritt voraus sein müssen. In vielen Branchen ist dies von entscheidender Bedeutung und nicht zur Diskussion gestellt. Lassen Sie uns einen Blick auf den Dokumentenfluss werfen. Genauer gesagt, Unternehmen senden und empfangen Signale aus zahlreichen verschiedenen Quellen. Die „Synapsen“ müssen diese Signale je nach Relevanz identifizieren, akzeptieren, kategorisieren und dann speichern oder ignorieren. Aber wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass geschäftsrelevante Informationen ordnungsgemäß identifiziert und behandelt werden? Mit anderen Worten, wie werden Integrität, Verfügbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Authentizität gewährleistet? Was muss berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das digitale „Gedächtnis“ nicht ins Stolpern gerät?

P – RICHTLINIEN; Regeln und Vorschriften

In der analogen Welt gibt es bereits zahlreiche Gesetze und Vorschriften. Im Laufe der Digitalisierung wurden neue hinzugefügt. Es ist unbedingt erforderlich, die Anforderungen zu analysieren, denen ein Unternehmen je nach Rechtsform oder Branche entsprechen muss. Die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, kann die Einhaltung im Dokumentationsprozess und im digitalen Langzeitarchiv fördern.

Das Ziel ist, den Überblick über alle Gesetze, Vorschriften und Regeln zu behalten, die ein Unternehmen beachten muss. Eine genaue Analyse liefert einen Überblick, zeigt Optimierungspotenziale auf und gewährleistet letztendlich Rechtssicherheit im Streitfall.

Analysieren Sie Folgendes

• Relevante Gesetze für Sie

• Branchenspezifische Regeln und Verfahren

• Unternehmensrichtlinien und Risiken

• Bindende Vertragsklauseln

Bereiten Sie auf Grundlage der Analyse vor:

• Bestandsaufnahme: Welche Regeln gelten für Ihr Unternehmen und können im Dokumentationsprozess beachtet werden?

• Richtlinien: Wie sollten Dokumente behandelt werden? (Due Diligence)

• Prüfrahmen: Wie wird die Einhaltung der Richtlinien überprüft? (Intervall und Verantwortung für Audits)

O – URSPRUNG; Quellen, Formate und Kanäle

Geschäftsrelevante Informationen werden in einer Vielzahl von unterschiedlichen Umgebungen generiert, verarbeitet und verteilt. Woher stammen diese Informationen und welche Art sind sie? Ein Unternehmen kann die Qualität und die Prozesse seiner Dokumente steuern. Dokumente, die von externen Quellen empfangen werden, entsprechen jedoch möglicherweise nicht den erwarteten Qualitätsstandards.

Das Ziel ist es, den Ursprung, die Form und die Wege, die Dokumente nehmen, nachzuvollziehen und zu steuern. Eine Bestandsaufnahme aller Quellen, Formate und Kanäle hilft, diese zu konsolidieren und dann die entsprechenden Bereinigungsaufgaben durchzuführen.

Analysieren Sie alle Dokumentenquellen:

• Quellen:

  • Digital und analog

  • Interne Dokumente

  • Dokumente von externen Quellen (von Lieferanten, Kunden, Partnern usw.)

• Formate:

  • Dateiformat und analoge Dokumente

  • Struktur, Qualität, Lesbarkeit, Versionierung

• Kanäle:

  • Post, Fax

  • E-Mail, Cloud (z.B. Dropbox)

Basierend auf der Analyse vorbereiten:

• Verfahren zur Bereinigung der Vielzahl von Dokumenten

• Richtlinien für Quellen, Formate und Kanäle

C – AUFNAHME; Inhaltseingabe und Verarbeitung

Externe Dokumente befinden sich im „Posteingang“ und intern in einem temporären Archiv. Um sicherzustellen, dass eingehende Dokumente reibungslos in den Dokumentationsprozess fließen, sollten sie zuerst überprüft und genehmigt werden.

Die Einrichtung eines Verfahrens zur Verarbeitung eingehender Dokumente stellt sicher, dass sie validiert, klassifiziert und repariert werden. Durch die Anreicherung der Dokumente mit Metadaten und Texterkennung sind die Dokumente durchsuchbar und auffindbar.

Verfahren

Regeln zur Verarbeitung eingehender Dokumente definieren, einschließlich bezüglich:

• Validierung/Qualitätskontrolle

• Optische Zeichenerkennung (OCR)

• Umwandlung in Standardformate

• Dokumentklassifizierung und -kanalisation

A – AUTOMATION; Workflows und Verantwortlichkeiten

Sobald ein Dokument erkannt, gelesen und klassifiziert ist, gibt es einen vordefinierten Prozess, der die Dokumente den zuständigen Bereichen zuweist.

Ziel eines End-to-End-Workflows ist es, klar definierte Verantwortlichkeiten, Rückverfolgbarkeit, Sicherheit und Datenschutz zu erreichen. Eine reibungslose Automatisierung ermöglicht es, Dokumente effizient und ohne manuelles Eingreifen weiterzuleiten, sodass sie im Prozess nicht verloren gehen.

Verfahren

Definieren Sie Folgendes:

• Workflows

• Zugriffs- und Bearbeitungsrechte

• Organisationssystem und Erstellung von Aufzeichnungen

R – REVISION / REVIEW; Revision, Monitoring und Revision

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten regelmäßige Überprüfungen stattfinden, um sicherzustellen, dass der Dokumentationsprozess eingehalten wird und zu dem gewünschten Ergebnis führt. Dies ermöglicht es, Sicherheitslücken, Lecks und Fehler zu entdecken. Dies kann zu einer Lösung oder sogar zur Entwicklung neuer Anforderungen und Prozesse führen.

Verfahren

Definieren Sie Folgendes:

• Fehlerprotokoll

• Fehlerbehandlung

Du solltest folgende Fragen ansprechen:

• Wo treten Fehler auf? Wie werden Fehler behandelt?

• Welche Informationen sind unbedingt erforderlich? Was passiert, wenn es Auslassungen gibt? Wie viel darf ausgelassen werden? Welche Punkte sind unbedingt erforderlich?

• Gibt es Ausnahmen? Wenn ja, wie werden sie behandelt?

• Müssen neue Anforderungen in das System integriert werden? Zum Beispiel System- und Prozessprüfungen (Intervall, Verantwortung, Prüfprozesse)

A – ARCHIV; Aufbewahrung, Archivierung

Compliance, Rechtssicherheit, Durchsuchbarkeit und Lesbarkeit sind für Dokumente sehr wichtig, insbesondere wenn alle geschäftsrelevanten Dokumente in einem langfristigen digitalen Archiv gespeichert wurden. Dies stellt sicher, dass solide Beweise verfügbar sind, um Streitigkeiten zu lösen.

Verfahren

Definieren Sie Folgendes:

• Validierung/Überprüfung der zum Archiv hinzugefügten Dokumente

• Dateiverwaltung (Struktur/Zugriffsberechtigungen)

• Archivierungsrichtlinien (Aufbewahrungsplanung/-fristen und endgültige Entsorgung)

• Archivprüfungen (Überprüfung, ob die Archivrichtlinien eingehalten werden)

C – KOMMUNIKATION; Benutzererfahrung, Akzeptanz

Die Akzeptanz neuer Technologien und Prozesse bestimmt, wie schnell sie in die tägliche Geschäftsroutine eines Unternehmens integriert werden. Die Benutzer müssen erkennen, dass das neue System ihre Arbeit erleichtert. Die Benutzeroberfläche und die Erfahrung sowie transparente Prozesse sind hierbei wichtig. Die Prozesse können nur erfolgreich eingeführt werden, wenn sie einfach umzusetzen sind.

Verfahren

Maßnahmen werden ergriffen, um Folgendes zu adressieren:

• Bereitstellung von Ressourcen/Tools (Portale, Geräte)

• Betrieb, Dokumentation (Benutzerhandbuch, Richtlinien)

• Interne/externe Kommunikation

• Helpdesk/Support, Schulung

Zusammenfassung

Um das digitale Gedächtnis eines Unternehmens erfolgreich zu organisieren, ist es wichtig, den IST- und den ZIEL-Zustand vor dem Start dieses Abenteuers zu bewerten. Das im POCARAC-Plan beschriebene Verfahren ermöglicht es, sich auf die einzelnen Phasen zu konzentrieren, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Individuelle Anforderungen können bei Bedarf hinzugefügt werden.

Abkürzungen sollten am besten vermieden werden – sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Projekt. Fehler können helfen zu erkennen, was nicht funktioniert – sie können aber auch kostspielig sein. Die Unterstützung von den richtigen Experten ist daher wertvoll, insbesondere in Bezug auf die rechtlichen Aspekte. Das Risiko sollte im Voraus analysiert werden. Wie viele Vorsichtsmaßnahmen sind sinnvoll? Wo wären die potenziellen Schäden geringer als die Kosten für die Umsetzung einer Lösung?

Sobald die Fakten gesammelt und ein Verfahren festgelegt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die technischen Mittel auszuwählen, die Sie unterstützen. Was kann in die bestehende Struktur integriert werden? Wie skalierbar und zuverlässig ist das System? Wird es den Anforderungen von heute sowie möglichen neuen Anforderungen in der Zukunft gerecht?

Es braucht mehr als nur ausgeklügelte Prozesse und Systeme; der Erfolg hängt stark von dem menschlichen Faktor ab. Proaktive Kommunikation und das Teilen von Wissen sind wichtig, wenn alle Beteiligten im Projekt ihren Teil beitragen und eine innovative Feedback-Kultur fördern sollen. Die Aktivierung der Synapsen zwischen Mitarbeitern und externen Partnern hilft, Akzeptanz zu fördern, wodurch ein Unternehmen einen Schritt näher an sein Ziel eines gut funktionierenden digitalen Gedächtnisses herankommt.