Wie man mit schlechter PDF-Qualität umgeht

Der Austausch elektronischer Dokumente in Geschäftsprozessen ist mittlerweile selbstverständlich geworden. Die Qualität dieser Dokumente spielt daher eine wichtige Rolle für einen reibungslosen Betrieb. Viele Organisationen waren von der schlechten Qualität der gelieferten Dateien überrascht und sind gezwungen, Maßnahmen wegen Verarbeitungsproblemen und sogar Produktionsausfällen zu ergreifen.

Eine wichtige Maßnahme ist die Einrichtung eines Qualitätssicherungssystems für eingehende Dokumente - ein Qualitätstor, wie wir es nennen. Bevor dies getan werden kann, muss klar sein, was Qualität bedeutet. In diesem Zusammenhang können wir zwischen zwei Arten von Qualität unterscheiden: der inhärenten Qualität und der speziellen Qualität. Unter inhärenter Qualität versteht man in der Regel:

• Konformität mit der Dateiformatspezifikation (ISO 32'000)

• Effiziente, nicht redundante und speicherschonende Nutzung der PDF-Sprache

Spezielle Qualität konzentriert sich meist auf Anwendungen wie:

• Scannen

• Dokumentenaustausch

• Veröffentlichung

• Drucken

• Archivierung

• usw.

Für Beispiel ist es wichtig, dass die Dateien, die gedruckt werden, die Schriftarten und Farben optimiert sind, aber in der Regel sind keine strukturellen Informationen erforderlich. Und für die Archivierung müssen die Dateien dem PDF/A-Standard entsprechen, während das für das Drucken nicht notwendig ist.

Ein solches Qualitätstor muss daher folgende Funktionen bieten:

• Validierung: Standardkonformitätsprüfungen sowie konfigurierbare benutzerdefinierte Prüfungen wie Mindestauflösung gescannter Bilder, Lesbarkeit von Texten usw.

• Reparatur und Konversion: Beheben von Dateibeschädigungen, Sicherstellen der Konformität mit einem Standard wie PDF/A.

• Optimierung: Verkleinern der Dateigröße, Zusammenführen und Teilschriftarten, Farben konvertieren, Auflösung der Bilder anpassen.

• Digitale Signatur: das Dokument versiegeln, die Erkennung und Verhinderung unautorisierter Änderungen ermöglichen.

Die Einführung eines Qualitätssicherungssystems kostet Geld. Doch wie im Slogan zu Beginn angedeutet: Kunden und Mitarbeiter werden sich nicht an die anfänglichen Kosten erinnern, sondern an die Probleme, die durch die bessere Qualität gelöst wurden. Und das spart die wichtigsten Kosten: die Kosten eines beschädigten Rufs.