Wie man mit schlechter PDF-Qualität umgeht
"Qualität wird lange nach dem Preis vergessen", sagt ein Slogan der Gucci-Familie. Dennoch produzieren Ersteller von PDF-Dokumenten, private Nutzer bis hin zu großen Unternehmen, regelmäßig Dateien mit unzureichender Qualität, die unerwartete Probleme und Kosten in den Bearbeitungsschritten der Dokumente verursachen. Deshalb sind Unternehmen gezwungen, ihre Dokumenten-"Posteingänge" mit einem Qualitätssicherungssystem auszustatten.
Der Austausch elektronischer Dokumente in Geschäftsprozessen ist mittlerweile eine Selbstverständlichkeit. Die Qualität dieser Dokumente spielt daher eine wichtige Rolle für einen reibungslosen Betrieb. Viele Organisationen waren von der schlechten Qualität der gelieferten Dateien überrascht und sind gezwungen, aufgrund von Verarbeitungsproblemen und sogar Produktionsausfällen Maßnahmen zu ergreifen.
Eine wichtige Maßnahme ist die Einführung eines Qualitätssicherungssystems für eingehende Dokumente - ein Qualitätstor, wie wir es nennen. Bevor dies geschehen kann, muss man sich über die Bedeutung von Qualität im Klaren sein. In diesem Zusammenhang können wir zwischen zwei Arten von Qualität unterscheiden: der inhärenten Qualität und der spezifischen Qualität. Inherente Qualität wird normalerweise verstanden als:
Übereinstimmung mit der Dateiformatspezifikation (ISO 32'000)
Effiziente, nicht redundante und speichersensible Nutzung der PDF-Sprache
Spezifische Qualität konzentriert sich meist auf Anwendungen wie:
Scannen
Dokumentenaustausch
Veröffentlichung
Drucken
Archivierung
usw.
Zum Beispiel ist es wichtig, dass die Dateien, die gedruckt werden, optimierte Schriftarten und Farben haben, jedoch sind normalerweise keine strukturellen Informationen erforderlich. Und für die Archivierung müssen die Dateien dem PDF/A-Standard entsprechen, während dies für den Druck nicht notwendig ist.
Ein solches Qualitätstor muss daher folgende Funktionen bieten:
Validierung: Standardkonformitätsprüfungen sowie konfigurierbare individuelle Prüfungen wie Mindestauflösung von gescannten Bildern, Lesbarkeit des Textes usw.
Reparatur und Konvertierung: Behebung von Dateibeschädigungen, Sicherstellung der Konformität mit einem Standard wie PDF/A.
Optimierung: Reduzierung der Dateigröße, Zusammenführen und Subsetting von Schriftarten, Konvertierung von Farben, Anpassung der Auflösung von Bildern.
Digitale Signatur: das Dokument versiegeln, die Erkennung und Verhinderung unzulässiger Änderungen ermöglichen.
Die Einführung eines Qualitätssicherungssystems kostet Geld. Aber wie im Slogan am Anfang angedeutet: Kunden und Mitarbeiter werden sich nicht an die anfänglichen Kosten erinnern, sondern an die Probleme, die durch die bessere Qualität gelöst wurden. Und das spart die wichtigste Kosten: die Kosten eines beschädigten Rufs.
Conversion Service
PDF Validator
