Dokumentprozesse im digitalen Zeitalter

Die Digitalisierung ist jetzt ein anerkannter Prozess und wird zunehmend sichtbar in unserem Alltag. Die Flut an Papier nimmt ab, Hängemappen und Ordner sind fast retro, und praktisch niemand kann sich einen Tag ohne das Internet vorstellen.

Und jetzt machen Dokumentenordner einen weiteren Schritt in Richtung Digitales. Es war einmal, große klimatisierte Räume mit Zugangsböden und allen möglichen Spezialarrangements notwendig waren, damit Großrechner reibungslos arbeiten konnten – Großrechner, die dann kompakteren Lösungen Platz machten, die jetzt selbst durch die Cloud ersetzt werden. Jetzt wird auch das Papierarchiv schlanker.

Digitale Langzeitarchive gewinnen an Bedeutung: Dokumentenprozesse werden zunehmend automatisiert und der Anteil digitaler Informationen ist um ein Vielfaches höher als der auf Papier. Das Wachstum der Informationen, die Vorschriften dazu und die technischen Anforderungen für die Implementierung eines digitalen Archivs stellen alle vor Herausforderungen, von Einzelpersonen über Organisationen, Unternehmen, Behörden bis hin zu Regierungen. Digitalisierungsprojekte schießen überall hervor, von E-Banking und E-Regierung bis zu elektronischen Patientenakten.

Die meisten von ihnen dienen dazu, die Digitalisierung zu entmystifizieren. Trotz hoher Rechenleistung, gestiegener Speicherkapazität und einer breiten Palette von Software gibt es immer noch viele Faktoren, die die am besten geplanten Vorhaben aus der Bahn werfen können – die digitale Welt ist kein goldlegendes Hühnchen!

In einer Welt aus Bits und Bytes sollten wir auch den menschlichen Faktor nicht vergessen, sei es in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit oder den Datenschutz. Technologisch brillante Systeme können die Akzeptanz durch die Benutzer oder die Transparenz hinsichtlich gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien nicht garantieren. Nachverfolgbarkeit ist nicht nur für digitale Dossiers in einem Archiv relevant; sie ist auch wichtig für Menschen.

Scannen – Umwandlung – Speicherung

Ein gut gestalteter Scanprozess digitalisiert die Dokumente, sobald die Post eintrifft, und ermöglicht einen papierlosen Dokumentenfluss von diesem Zeitpunkt an. Dies minimiert Fehlerquellen, erhöht die Dokumentenqualität und spart Zeit und Geld. Der Prozess umfasst das Scannen, die Indizierung und die Komprimierung der Papierdokumente, um elektronische zu erstellen. Die Texterkennung und Barcodeerkennung, die das Hinzufügen von Metadaten und einer digitalen Signatur umfasst, bestätigt die Gültigkeit elektronischer Dokumente und ermöglicht eine elektronische Suche.

Ein zentraler Scanserver ist ein Dienst, der lokal gescannte Dateien und zugehörige Indexdateien in das standardisierte PDF/A-Dateiformat innerhalb eines Unternehmens umwandelt. Er führt alle Aufgaben aus, die ihm von lokalen Scanstationen delegiert werden können. Die Lösung eignet sich besonders für Verarbeitungsstufen, die keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scanstationen mit CPU-intensiven Funktionen wie OCR und Kompression beeinträchtigen.

Typische Anwendungsbereiche für einen Scanserver umfassen:

• Papiererfassung: Elektronisches Archivieren von Papierdokumenten.

• Telefaxerfassung: Elektronisches Archivieren aller Faxtransaktionen.

• Archivmigration: Migration von Papierarchiven zu einem elektronischen Archiv.

• Web-/Mobileerfassung: Nutzung des zentralen Dienstes in Client/Server-Anwendungen über einen Webservice.

• Integration von Unternehmensanwendungen: Nutzung des zentralen Dienstes zur Erstellung von PDF/A-Dokumenten über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachanwendungen.

Neben gescannten Dokumenten fließen auch digital erzeugte Dokumente in die Prozesse eines Unternehmens in einer Vielzahl von Formaten ein, von Office-Dokumenten und E-Mails (einschließlich Anhängen) bis hin zu HTML-Webseiten und CAD-Zeichnungen. Darüber hinaus müssen eingehende Dokumente aus externen Quellen validiert, repariert, optimiert und erhalten werden, um Qualität und einen einheitlichen Standard im Archiv des Unternehmens sicherzustellen.

Ein Dokumentenkonvertierungsdienst erleichtert es, alle eingehenden und ausgehenden Dokumente als PDF/A-Dateien zu erfassen, um Informationen über Geschäftsprozesse zu speichern. Dies kann auch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs (einschließlich Anhängen) zwischen dem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern umfassen. Eine weitere effiziente Option ist die Nutzung eines Webdienstes oder einer Programmierschnittstelle (API), um PDF(/A)-Dokumente direkt aus Fachanwendungen zu erstellen. Der Dokumentenkonverter vereinfacht auch die Migration von Archiven, die in einem älteren oder proprietären Format erstellt wurden.

Die folgenden technischen Aspekte sind für beide zentralen Serverdienste wichtig:

• Hohe Qualität, ISO-Konformität und Bildtreue bei der Konvertierung von Dokumenten

• Robuste und automatisierte Bedienung

• Hohe Durchsatzfähigkeit

• Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit

• Schnittstellen zur Anwendungsintegration

• Erweiterbarkeit für zusätzliche Dateiformate und Funktionen

Eine rasante technologische Entwicklung bedeutet, dass heute eingesetzte Systeme schnell veraltet sind und ersetzt werden müssen. Der Inhalt archivierter Dokumente bleibt jedoch relevant. Es sollte daher möglich sein, ihn in unveränderter Form auf die neuen Systeme zu migrieren. Die Voraussetzung für eine verlustfreie Migration ist ein stabiles Dokumentenformat, das den Lebenszyklus der Systeme überdauert. Im Laufe der Jahre hat sich PDF/A als standardisiertes Dateiformat für die langfristige Archivierung auf dem Markt etabliert.

Eine zentrale PDF/A-Konvertierungslösung für sowohl gescannte als auch digital erzeugte Dokumente ist sinnvoll, um die Qualitäts- und Validierungssicherung zu gewährleisten. Es vermeidet auch die Notwendigkeit komplexer Rollouts zu Arbeitsplätzen und erlaubt es, alles zentral zu verwalten und zu warten. Intelligente Dokumentenformate wie der ISO-Standard für PDF/A erleichtern es erheblich, die Audit-Konformität innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

Die digitale Signatur beweist auch, dass ein Dokument authentisch ist, was es ermöglicht, Personen und juristische Personen zu identifizieren. Weder die elektronische Signatur noch das Dokumentenformat können verhindern, dass das Erscheinungsbild oder der Inhalt digitaler Dokumente mit geeigneten technischen Hilfen verändert wird. Mit einer digitalen Signatur können Änderungen immer identifiziert und zurückverfolgt werden.

Verwendung eines digitalen Langzeitarchivs

• Standardisierte Speicherung (logisch, Format)

• Automatisierte Prozesse, weniger Fehler

• Einfache Suche/schnellerer Zugriff

• Bedarfsorientierte Erstellung von Dossiers durch Extraktion und individuelle Zusammenfassung der Inhalte

• Idealerweise werden Ressourcen (Platz, Zeit, Geld) eingespart

• Skalierbar gemäß den Anforderungen

Zusammenfassung

Ein digitales Langzeitarchiv bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einer Papierversion. Dennoch sollten Unternehmen und Organisationen ausreichend Zeit für die Vorbereitung vor der Implementierung investieren. Das Scannen und Erfassen von Dokumenten allein reicht nicht aus, um rechtliche Sicherheit und ein praktisches digitales Langzeitarchiv zu gewährleisten. Je mehr man sich der Variablen bewusst ist, die Hindernisse darstellen können, desto besser kann man Ressourcen während der Implementierung schonen.

Jede Branche hat unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und Parameter; jede Organisation stellt während der Implementierung unterschiedliche Herausforderungen, Risiken und Chancen dar. Und der menschliche Faktor muss während des gesamten Digitalisierungsprozesses berücksichtigt werden. Eine brillante Lösung garantiert weder Benutzerfreundlichkeit noch Benutzerakzeptanz – oder angemessene Nutzung und Sorgfaltspflicht.

Es muss auf die relevanten Datenschutzbestimmungen in jeder Branche geachtet werden; beispielsweise in Bezug auf Patientenakten im Gesundheitswesen oder die Verwaltung von Steuererklärungen.