Dokumentprozesse im digitalen Zeitalter

Die Digitalisierung ist jetzt ein anerkanntes Verfahren und wird zunehmend sichtbar in unserem Alltag. Die Flut an Papier nimmt ab, hängende Akten und Ordner sind fast retro, und praktisch niemand kann sich vorstellen, einen Tag ohne das Internet zu verbringen.

Und jetzt machen Dokumentenordner einen weiteren Schritt in die digitale Welt. Es war einmal notwendig, riesige klimatisierte Räume mit Zugangsböden und allerlei Spezialarrangements zu schaffen, damit Großrechner nahtlos funktionieren konnten – Großrechner, die dann kompakten Lösungen Platz machten, die jetzt ihrerseits durch die Cloud ersetzt werden. Jetzt wird auch das papierbasierte Archiv schlanker.

Digitale Langzeitarchive gewinnen an Bedeutung: Dokumentenprozesse werden zunehmend automatisiert und der Anteil an digitalen Informationen ist um ein Vielfaches höher als der auf Papier. Das Wachstum der Informationen, die Vorschriften dazu und die technischen Anforderungen für die Umsetzung eines digitalen Archivs stellen Herausforderungen für alle dar, von Einzelpersonen bis hin zu Organisationen, Unternehmen, Behörden und Regierungen. Digitalisierungsprojekte sprießen überall hervor, von E-Banking und E-Government bis hin zu E-Patientenakten.

Die meisten davon dienen dazu, die Digitalisierung zu entmystifizieren. ... die digitale Welt ist keine goldene Eier legende Gans!

In einer Welt von Bits und Bytes sollten wir den menschlichen Faktor ebenfalls nicht vergessen, sei es in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit oder Datenschutz. Technologisch brillante Systeme können die Benutzerakzeptanz oder die Transparenz in Bezug auf rechtliche Vorschriften und Richtlinien nicht garantieren. Nachverfolgbarkeit ist nicht nur für digitale Dossiers in einem Archiv relevant; sie ist auch wichtig für Menschen.

Scannen – Umwandlung – Speicherung

Ein gut gestalteter Scanning-Prozess digitalisiert die Dokumente, sobald die Post eintrifft, was einen papierlosen Dokumentenfluss ab diesem Zeitpunkt ermöglicht. Dies minimiert Fehlerquellen, erhöht die Dokumentenqualität und spart Zeit und Geld. Der Prozess umfasst das Scannen, Indizieren und Komprimieren von Papierdokumenten zur Erstellung elektronischer Dokumente. Texterkennung und Barcode-Erkennung, die das Hinzufügen von Metadaten und einer digitalen Signatur umfasst, bestätigen die Gültigkeit elektronischer Dokumente und ermöglichen eine elektronische Suche.

Ein zentraler Scan-Server ist ein Dienst, der lokal gescannte Dateien und zugehörige Indexdateien in das standardisierte PDF/A-Dateiformat innerhalb eines Unternehmens umwandelt. Er führt alle Aufgaben aus, die ihm von lokalen Scanstationen übertragen werden können. Die Lösung eignet sich besonders für Verarbeitungsstufen, die keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scanstationen mit CPU-intensiven Funktionen wie OCR und Komprimierung beeinträchtigen.

Typische Anwendungsbereiche für einen Scan-Server sind:

• Papiererfassung: Elektronische Archivierung von Papierdokumenten.

• Faxerfassung: Elektronische Archivierung aller Faxtransaktionen.

• Archivmigration: Migration von Papierarchiven in ein elektronisches Archiv.

• Web/Mobile-Erfassung: Nutzung des zentralen Dienstes in Client/Server-Anwendungen über einen Webdienst.

• Integration von Unternehmensanwendungen: Nutzung des zentralen Dienstes zur Erstellung von PDF/A-Dokumenten über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachanwendungen.

Neben gescannten Dokumenten fließen auch digital erzeugte Dokumente in die Prozesse eines Unternehmens in einer Vielzahl von Formaten ein, von Office-Dokumenten und E-Mails (einschließlich Anhänge) bis hin zu HTML-Webseiten und CAD-Zeichnungen. Darüber hinaus müssen eingehende Dokumente aus externen Quellen validiert, repariert, optimiert und erhalten werden, um Qualität und einen einheitlichen Standard im Archiv des Unternehmens sicherzustellen.

Ein Dokumenten-Konverterdienst erleichtert die Erfassung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente als PDF/A-Dateien mit dem Ziel, Informationen über Geschäftsprozesse zu speichern. Dies kann auch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs (einschließlich Anhänge) zwischen dem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern umfassen. Eine weitere effiziente Option ist die Nutzung eines Webdienstes oder einer Programmierschnittstelle (API), um PDF(/A)-Dokumente direkt aus Fachanwendungen zu erstellen. Der Dokumenten-Konverter vereinfacht auch die Migration von Archiven, die in einem älteren oder proprietären Format erstellt wurden.

Die folgenden technischen Aspekte sind für beide zentralen Serverdienste wichtig:

• hohe Qualität, ISO-Konformität und Bildtreue bei der Umwandlung von Dokumenten

• robuste und wartungsfreie Bedienung

• hohe Durchsatzfähigkeit

• leistungsstarke Skalierbarkeit

• Schnittstellen zur Anwendungsintegration

• Erweiterbarkeit für zusätzliche Dateiformate und Funktionen

Die schnelle technologische Entwicklung führt dazu, dass heute eingesetzte Systeme schnell veraltet sind und ersetzt werden müssen. Der Inhalt archivierter Dokumente bleibt jedoch relevant. Es sollte daher möglich sein, ihn in unveränderter Form in die neuen Systeme zu migrieren. Die Voraussetzung für eine verlustfreie Migration ist ein stabiles Dokumentenformat, das den Lebenszyklus der Systeme überdauert. Im Laufe der Jahre hat sich PDF/A als standardisiertes Dateiformat für die langfristige Archivierung auf dem Markt etabliert.

Eine zentrale PDF/A-Konvertierungslösung sowohl für gescannte als auch für digital erzeugte Dokumente ist sinnvoll, um die Umwandlungsqualität und Validierung sicherzustellen. Sie vermeidet außerdem aufwendige Rollouts an Arbeitsstationen und ermöglicht es, alles zentral zu verwalten und zu warten. Intelligente Dokumentenformate wie der ISO-Standard für PDF/A erleichtern es erheblich, die Konformität mit Audits innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

Die digitale Signatur beweist außerdem, dass ein Dokument authentisch ist, sodass Personen und juristische Personen identifiziert werden können. Weder die elektronische Signatur noch das Dokumentenformat können verhindern, dass das Erscheinungsbild oder der Inhalt digitaler Dokumente mit entsprechenden technischen Hilfsmitteln geändert wird. Mit einer digitalen Signatur können Änderungen immer identifiziert und zurückverfolgt werden.

Verwendungszwecke eines digitalen Langzeitarchivs

• Standardisierte Speicherung (Logik, Formate)

• Automatisierte Prozesse, weniger Fehler

• Einfache Suche/schnellerer Zugriff

• Bedarfsgerechte Erstellung von Dossiers durch Extraktion und individuelle Zusammenfassung von Inhalten

• Idealerweise werden Ressourcen (Platz, Zeit, Geld) gespart

• Skalierbar nach Anforderungen

Zusammenfassung

Ein digitales Langzeitarchiv bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einer Papierversion. Dennoch sollten Unternehmen und Organisationen ausreichend Zeit in die Vorbereitung investieren, bevor sie mit der Umsetzung beginnen. Allein das Scannen und Erfassen von Dokumenten genügt nicht für die Rechtssicherheit und ein praktisches digitales Langzeitarchiv. Je größer das Bewusstsein für die Variablen ist, die zu Hindernissen werden können, desto besser lassen sich Ressourcen während der Umsetzung sparen.

Jede Branche hat unterschiedliche rechtliche Anforderungen und Parameter; jede Organisation stellt während der Umsetzung unterschiedliche Herausforderungen, Risiken und Chancen dar. Und der menschliche Faktor muss während des gesamten Digitalisierungsprozesses im Auge behalten werden. Eine brillante Lösung garantiert nicht Benutzerfreundlichkeit oder Benutzerakzeptanz – oder angemessene Nutzung und Sorgfalt.

Es muss auf die relevanten Datenschutzbestimmungen in jeder Branche geachtet werden; zum Beispiel hinsichtlich der Patientenakten im Gesundheitswesen oder der Verwaltung von Steuererklärungen.