PDF-Tools-Konvertierungsdienst-Workflows für Unternehmen: Moderne Herausforderungen im Dokumentenmanagement lösen
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt kann das Verwalten einer Vielzahl von Dokumentenformaten eine gewaltige Herausforderung darstellen. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten mit ineffizientem Dokumentenmanagement, was zu verzögerten Prozessen, steigenden Kosten und einem erhöhten Risiko von Compliance-Problemen führt. Hier kommt der PDF-Tools-Konvertierungsdienst ins Spiel und verändert die Spielregeln. Als umfassende PDF-Konvertierungssoftware ist der Konvertierungsdienst von PDF-Tools fachmännisch darauf ausgelegt, Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und zu optimieren. Er erfüllt den dringenden Bedarf an effizienten, zuverlässigen und vielseitigen Dokumentenmanagementlösungen in verschiedenen Geschäftsumfeldern.
Mehrere auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Workflows
Denken Sie an die Konvertierungsdienst als eine Dokumentenkonverterfabrik, ausgestattet mit mehreren Produktionslinien oder Workflows. Jeder Workflow ist eine Reihe von Verarbeitungsschritten - wie validieren, OCR, konvertieren, zusammenführen, signieren usw. - anpassbar an Ihre spezifischen Anforderungen. Mit konfigurierbaren Setups (Profilen) für jede Produktionslinie haben Sie die Möglichkeit, die Verarbeitungsschritte und deren Optionen zu definieren, um einen Workflow zu gewährleisten, der perfekt auf Ihre betrieblichen Anforderungen abgestimmt ist.
Der Konvertierungsdienst bietet mehrere unterschiedliche Workflows wie Archiv PDF/A-2, Archiv PDF/A-3, Konvertierung, Dossier und Rechnung, die in allen Editionen des Konvertierungsdienstes verfügbar sind. Dieser Artikel betrachtet einige der am häufigsten verwendeten Workflows des Konvertierungsdienstes.
Workflow 1: Archivieren PDF/A-2
Die “Archivieren PDF/A-2” Workflow ist ein zuverlässiger automatisierter Prozess, um eine qualitativ hochwertige Dokumenten konvertierung von Office-Dokumenten, Bildern, ZIP-Archiven, E-Mails und Textdateien in PDF/A sicherzustellen.
Es beinhaltet zudem die Validierung und Reparatur von PDF-Dokumenten, die Dateikomprimierung, das Durchsuchbarmachen von Dokumenten durch OCR, das Zusammenführen von PDF-Dateien und die Erstellung digitaler Signaturen. Es ermöglicht auch Dateianhänge. Alle Verarbeitungsschritte können konfiguriert und auch in einem benutzerdefinierten Dokumentenworkflow kombiniert werden.
Workflow 2: Konversion
Die "Konversion" Workflow wurde hauptsächlich für die Konvertierung von Office-Dokumenten in PDF entwickelt. E-Mails, ZIP-Archive, Bilder, Textdateien und vorhandene PDFs sind ebenfalls möglich. Während der Verarbeitung können Anwender gezielt entscheiden, ob sie auf Geschwindigkeit oder Dateigröße optimieren möchten. OCR ist als optionaler Verarbeitungsschritt verfügbar.
Anwender wählen den "Konversion"-Workflow, wenn das Ergebnis nicht als PDF/A benötigt wird, d. h. wenn das PDF nicht archivierbar sein muss. In interaktiven Anwendungen, in denen ein Benutzer oder ein nachgelagertes System auf das konvertierte Dokument wartet, ist es entscheidend, dass die PDF-Konvertierung so schnell wie möglich erfolgt. Ein so kleines wie mögliches Ausgabedokument bringt enorme Vorteile, wenn der Speicherplatz begrenzt ist, z. B. für Hosting oder Webübertragung.
Workflow 3: Archivieren von PDF/A-3
Wie der bestehende und strengere "Archivieren von PDF/A-2"-Workflow, "Archivieren von PDF/A-3" ist speziell dafür entwickelt worden, Dokumente zum Archivieren vorzubereiten und den PDF/A-3-Standard einzuhalten.
Im Gegensatz zu Archivieren von PDF/A-2 müssen Quell-Dokumente wie docx, xlsx, pptx nicht konvertiert werden und können weiterhin dem resultierenden Ausgabedokument angehängt werden. Auf diese Weise können Office-Dokumente archiviert und für die spätere Verwendung als Vorlagen verfügbar gehalten werden.
Zusätzlich können Sie Word-Dokumente im Batch in PDF konvertieren und die Originaldateien anhängen. Falls gewünscht, können Dokumententeile wie Anhänge in ihrem Originalformat beibehalten werden, z. B. Bilder, XML oder proprietäre Formate.
Workflow 4: Dossier
Die "Dossier" Workflow ist speziell dafür konzipiert, mehrere PDF-Dokumente in ein einzelnes Dossier zusammenzuführen. Es kann verwendet werden, um mehrere Word-Dokumente in PDF oder ein zusammengestelltes PDF-Dossier zu konvertieren. Der Workflow unterstützt die Erstellung von Lesezeichen, um das Dossier zu strukturieren.
Zusätzlich wird ein klickbares Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite(n) des zusammengestellten Dokuments generiert und angepasst. Textstempel können auch auf den Dossier-Seiten angewendet werden, um Dokumentenkopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen, Wasserzeichen und mehr hinzuzufügen.
Workflow 5: Rechnung
Wie der Name schon sagt, wurde der Workflow speziell für die Erstellung von Rechnungen entwickelt. "Rechnung"-Workflow konvertiert Quelldokumente, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthalten, in PDF/A-3 und fügt der Ausgabe eine oder mehrere Dateien hinzu.
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Zusammenfassung: Verbesserung der Geschäftseffizienz mit PDF Tools-Konvertierungsdienst-Workflows
Die Landschaft des Dokumentenmanagements in Unternehmen hat sich mit der Digitalisierung erheblich weiterentwickelt. Die PDF-Tools Konvertierungsdienst spricht direkt diese Evolution an, indem es spezialisierte Workflows anbietet, die darauf ausgelegt sind, die Handhabung unterschiedlicher Dokumentenformate zu rationalisieren und zu optimieren. Mit maßgeschneiderten Lösungen für Archivierung, Konvertierung, Verwaltung von Dossiers und Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht dieser Dienst komplexe Dokumentenmanagementaufgaben. Es stellt sicher, dass Unternehmen mit der zunehmenden Vielfalt und dem Volumen an Dokumenten in einer digitalen Welt Schritt halten können, während die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten erheblich verkürzt werden. Diese Workflows zu übernehmen bedeutet nicht nur, sich an die aktuellen Anforderungen des Dokumentenmanagements anzupassen, sondern auch Ihre Prozesse zukunftssicher zu machen für Effizienz und Compliance in einem sich ständig ändernden digitalen Umfeld.