Workflows des PDF-Tools-Konvertierungsdienstes für Unternehmen: Lösung moderner Herausforderungen im Dokumentenmanagement
In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt kann das Management einer Vielzahl von Dokumentenformaten eine gewaltige Herausforderung darstellen. Unternehmen haben häufig mit ineffizienter Dokumentenbearbeitung zu kämpfen, was zu Verzögerungen, erhöhten Kosten und einem höheren Risiko von Compliance-Problemen führt. Hier kommt der PDF-Tools-Konvertierungsdienst ins Spiel und wirkt als Game-Changer. Als umfassende PDF-Konvertierungssoftware ist der Konvertierungsdienst der PDF-Tools speziell darauf ausgelegt, Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und zu optimieren. Er erfüllt den dringenden Bedarf an effizienten, zuverlässigen und vielseitigen Lösungen für das Dokumentenmanagement in verschiedenen Geschäftsumgebungen.
Mehrere Workflows, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind
Denken Sie an die Konvertierungsdienst als eine Dokumentkonverterfabrik, ausgestattet mit mehreren Produktionslinien oder Workflows. Jeder Workflow ist eine Reihe von Verarbeitungsstufen - wie z.B. Validierung, OCR, Konvertierung, Zusammenführen, Unterschreiben usw. - anpassbar an Ihre spezifischen Anforderungen. Mit konfigurierbaren Einstellungen (Profilen) für jede Produktionslinie haben Sie die Möglichkeit, die Verarbeitungsstufen und deren Optionen zu definieren, um einen Workflow zu gewährleisten, der perfekt auf Ihre betrieblichen Bedürfnisse abgestimmt ist.
Der Konvertierungsdienst bietet mehrere unterschiedliche Workflows wie Archiv PDF/A-2, Archiv PDF/A-3, Konvertierung, Dossier und Rechnung, verfügbar in allen Editionen des Konvertierungsdienstes. Dieser Artikel betrachtet einige der am häufigsten genutzten Workflows des Konvertierungsdienstes.
Workflow 1: Archiv PDF/A-2
Der “Archiv PDF/A-2Der “Archiv PDF/A-2”-Workflow ist ein zuverlässiger automatisierter Prozess, um die hochwertige Umwandlung von Office-Dokumenten, Bildern, ZIP-Archiven, E-Mails und Textdateien in PDF/A sicherzustellen.
Er umfasst zusätzlich die Validierung und Reparatur von PDF-Dokumenten, die Dateikomprimierung, die Durchsuchbarkeit von Dokumenten durch OCR, das Zusammenführen von PDF-Dateien und das Erstellen digitaler Signaturen. Es ermöglicht auch Dateianhänge. Alle Verarbeitungsschritte können konfiguriert und auch in einem angepassten Dokumenten-Workflow kombiniert werden.
Workflow 2: Konvertierung
Die "Konvertierung"-Workflow wurde hauptsächlich zur Konvertierung von Office-Dokumenten in PDF entwickelt. Auch E-Mails, ZIP-Archive, Bilder, Textdateien und vorhandene PDFs sind möglich. Während der Verarbeitung können Benutzer gezielt wählen, ob für Geschwindigkeit oder Dateigröße optimiert werden soll. OCR ist als optionaler Verarbeitungsschritt verfügbar.
Benutzer wählen den "Konvertierungsworkflow", wenn das Ergebnis nicht als PDF/A erforderlich ist, d.h. wenn das PDF nicht archivierbar sein muss. In interaktiven Anwendungen, bei denen ein Benutzer oder ein nachgelagertes System auf das konvertierte Dokument wartet, ist es entscheidend, dass die PDF-Konvertierung so schnell wie möglich erfolgt. Ein Ausgabedokument, das so klein wie möglich ist, bringt enorme Vorteile, wenn der Speicherplatz begrenzt ist, z.B. für Hosting oder die Übertragung im Web.
Workflow 3: Archiv PDF/A-3
Wie der bestehende und strengere "Archiv PDF/A-2" Workflow, "Archiv PDF/A-3" ist speziell dafür ausgelegt, Dokumente zur Archivierung vorzubereiten und dem PDF/A-3 Standard zu entsprechen.
Im Gegensatz zu Archiv PDF/A-2 müssen Quelldokumente, wie docx, xlsx, pptx, nicht konvertiert werden und können dennoch an das resultierende Ausgabedokument angehängt werden. So können Office-Dokumente archiviert und für die spätere Verwendung als Vorlagen verfügbar gehalten werden.
Zusätzlich können Sie Word-Dokumente stapelweise in PDF konvertieren und die Originaldateien anhängen. Falls gewünscht, können Dokumentteile wie Anhänge im Originalformat belassen werden, z.B. Bilder, XML oder proprietäre Formate.
Workflow 4: Dossier
Der "DossierDer "Dossier"-Workflow ist speziell dafür ausgelegt, mehrere PDF-Dokumente zu einem einzigen Dossier zusammenzustellen. Er kann verwendet werden, um mehrere Word-Dokumente in PDFs oder ein zusammengefügtes PDF-Dossier zu konvertieren. Der Workflow unterstützt die Erstellung von Lesezeichen zur Strukturierung des Dossiers.
Zusätzlich wird ein klickbares Inhaltsverzeichnis auf den ersten Seiten des zusammengestellten Dokuments generiert und angepasst. Textstempel können auch auf die Dossierseiten angewendet werden, um Dokumentkopf-, Fußzeilen, Seitennummerierung, Wasserzeichen und mehr hinzuzufügen.
Workflow 5: Rechnung
Wie der Name schon sagt, ist der Workflow speziell für die Erstellung von Rechnungen ausgelegt. "Rechnung"-Workflow konvertiert Quelldokumente, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthalten, in PDF/A-3 und fügt dem Ergebnis eine oder mehrere Dateien hinzu.
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Zusammenfassung: Verbesserung der Effizienz von Unternehmen mit PDF-Tools-Konvertierungsdienst-Workflows
Die Landschaft des Dokumentenmanagements in Unternehmen hat sich mit der Digitalisierung erheblich weiterentwickelt. Die PDF-Tools Konvertierungsdienst spricht direkt diese Entwicklung an, indem er spezialisierte Workflows anbietet, die darauf ausgelegt sind, die Handhabung verschiedener Dokumentenformate zu rationalisieren und zu optimieren. Mit maßgeschneiderten Lösungen für Archivierung, Konvertierung, Verwaltung von Dossiers und Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht dieser Dienst komplexe Aufgaben im Dokumentenmanagement. Er gewährleistet, dass Unternehmen mit der steigenden Vielfalt und Menge an Dokumenten in einer digitalen Welt Schritt halten können, während die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten erheblich verkürzt werden. Die Annahme dieser Workflows bedeutet nicht nur, sich an die aktuellen Anforderungen des Dokumentenmanagements anzupassen, sondern auch, Ihre Prozesse für Effizienz und Compliance in einer sich ständig verändernden digitalen Umgebung zukunftssicher zu machen.