Die Vorbehalte bei der Erstellung von PDF/A-Dokumenten
Die Erstellung von PDF-Dokumenten aus verschiedenen Quellen ist ein entscheidender Bestandteil eines Output-Management-Systems. Und da das Dokument in den meisten Fällen archiviert werden muss, sollte es dem PDF/A-Standard entsprechen. Gibt es eine Möglichkeit, ein Dokument zu erstellen und die PDF/A-Konformität in einem Schritt zu erreichen?
Ein zusammengestelltes Dokument kann ein Rohtransaktionsdokument sein, das aus einem Enterprise-Resource-Planning-System stammt. In der Regel ist es mit Elementen der Corporate Identity geschmückt und wird durch einige Werbeplätze ergänzt, bevor es an den Kunden gesendet wird. Oder es könnte eine sehr komplexe FDA-Dokumentation für einen Arzneimittelentwicklungs- und Genehmigungsprozess sein, die Tausende von Seiten von Laborberichten, klinischen Studien und ähnlichem enthält.
Unabhängig davon, was der Zweck eines zusammengestellten Dokuments sein mag, besteht die gemeinsame Herausforderung darin, ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten mit einem konsistenten Erscheinungsbild aller Teile zu erstellen. Es sollte so aussehen, als wäre es von einer einzigen Anwendung erstellt worden. Um dies zu erreichen, verwenden die meisten Output-Management-Systeme Dokumentenassemblierungstools, die typischerweise die folgenden Funktionen anbieten:
Dokumente aus mehreren Quellen zusammenführen
Leere Seiten einfügen (für Duplexdruck)
Seiten einfügen, die on-the-fly erstellt werden (Inhaltsverzeichnis usw.)
Unnötige Seiten löschen
Seiten in beliebiger Reihenfolge sortieren (Broschüre, umgekehrte Reihenfolge usw.)
Seiten rotieren (Hochformat, Querformat)
Eine Seite skalieren (von A3 nach A4 verkleinern, von Letter nach A4 konvertieren usw.)
Eine Seite zuschneiden (Registrier- und Schnittmarken unsichtbar machen)
Seitenüberlagerungen und -unterlagen hinzufügen (Corporate Identity)
Mehrere Seiten auf einem Blatt anordnen (2-up, 4-up, 6-up usw.)
Inhalte zu einer Seite hinzufügen, wie OMR-Marken, Barcode, Seitenzahlen, Wasserzeichen usw.
XMP-Metadaten zum Dokument hinzufügen
Das Color-Profil des Ausgabedokuments festlegen
Entfernen Sie unnötige Funktionen wie benannte Ziele, Tagging usw.
Darüber hinaus muss das zusammengestellte Dokument, da es an einen Kunden oder einen anderen Geschäftspartner gesendet wird, archiviert und somit dem PDF/A-Standard entsprechen.
Im Allgemeinen gibt es zwei Möglichkeiten, ein zusammengestelltes Dokument PDF/A-konform zu machen:
Stellen Sie die Dokumente zusammen, während Sie in einem ersten Schritt deren PDF/A-Konformität außer Acht lassen, und konvertieren Sie dann das Ergebnis in ein PDF/A-Dokument in einem zweiten Schritt.
Stellen Sie das Dokument aus Quellen zusammen, die bereits PDF/A-konform sind, erstellen Sie neuen konformen Inhalt und verarbeiten Sie alle Teile so, dass die PDF/A-Konformität erhalten bleibt.
Der erste könnte einfacher umsetzbar sein, da er weniger Anforderungen an die Qualität der Quelldokumente stellt. In Hochleistungs- und Hochvolumenanwendungen könnte jedoch der zweite Ansatz die einzige praktikable Lösung sein.
Eine der größten Herausforderungen, die zu bewältigen sind, besteht darin, die Ausgabenziele zu konsolidieren. Jede Eingabedatei kann ein anderes Ausgabenziel haben. Daher müssen alle Farbräume überprüft und angepasst werden, um das neue Ausgabenziel widerzuspiegeln, bevor sie im Ausgabedokument verwendet werden können. Es gibt viele andere Herausforderungen, wie die Handhabung von Schriftarten usw. Aber ich werde all diese Themen in separaten Artikeln ausführlich behandeln.
Wir haben eine Komponente entwickelt, die die meisten der oben genannten Funktionen und noch einige weitere bietet. Darüber hinaus PDF-Toolbox ist in der Lage, PDF/A-konforme Ausgabedokumente zu erstellen, die aus mehreren Quellen und On-the-Fly-generierten Inhalten zusammengestellt werden.
