Automatisierung der Konvertierung von Microsoft Office-Dokumenten in PDF/A
Ein zentraler Dienst zur Konvertierung von Microsoft Office-Dokumenten in PDF oder PDF/A hat offensichtliche Vorteile. Die Konvertierung erfolgt auf einer unternehmensweiten Plattform mit gut definierten Softwareversionen und Konfigurationen des Konvertierungsprozesses. Dies garantiert eine konsistente Qualität und macht den Einsatz und Betrieb von clientbasierter Software obsolet. Der Preis dafür ist jedoch, dass der zentrale Dienst die nativen Anwendungen, wie Microsoft Word, automatisieren muss, die für die interaktive Nutzung und nicht für den Serverbetrieb konzipiert sind. Wenn ich einen solchen Dienst aufbauen müsste, wäre mein erster naiver Ansatz, den Dienst die folgenden Automatisierungsschritte durchführen zu lassen: Die Anwendung ausführen und die Funktionen "Datei öffnen" und "Als PDF/A speichern" aufrufen. Leider ist das nicht so einfach. Warum nicht?
Anwendungen wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint sind für die interaktive Nutzung konzipiert. Sie können nur als einzelne Instanz in einer Benutzersitzung ausgeführt werden. Ein Dienst muss jedoch darauf vorbereitet sein, Dokumente parallel zu konvertieren, um die Computerressourcen optimal zu nutzen. Die meisten Anwendungen benachrichtigen den Benutzer mit Pop-up-Dialogfeldern und ähnlichen Benutzeroberflächenfunktionen. Wenn dies im Kontext eines Dienstes geschieht, blockieren die Anwendungen den Prozess, weil kein Benutzer die OK- und Abbrechen-Schaltflächen drücken kann. Darüber hinaus sind interaktive Anwendungen nicht robust genug, um Tausende von Dokumenten zu verarbeiten. Sie werden nach einer Weile instabil und müssen beendet werden. Schließlich entspricht die Qualität des produzierten PDF/A-Dokuments manchmal nicht dem Standard oder ist von minderer visueller Qualität.
Aus diesen Gründen muss ein Dienst zur Automatisierung der Konvertierung von Microsoft Office-Dokumenten in PDF/A viel mehr tun, als ich oben in meinem naiven Ansatz beschrieben habe. Die wichtigsten Aufgaben sind:
Führen Sie die Anwendung in mehreren Instanzen einer "Worker-Sitzung" aus. Dies ermöglicht die gleichzeitige Ausführung von Konvertierungen.
Automatisieren Sie den Konvertierungsprozess, indem Sie die Anwendung über eine API steuern und einen "Roboter" ausführen, um die Benutzeroberfläche der Anwendung zu bedienen (OK-Buttons drücken, Nachrichten lesen und entsprechend handeln usw.).
Überwachen Sie die Funktionsfähigkeit der Anwendungen und starten Sie diese entsprechend neu.
Verwenden Sie die optimalen Mittel, um eine PDF-Datei zu erstellen und sie als Nachbearbeitungsschritt in eine PDF/A-Datei zu konvertieren. Einige Anwendungen haben eine integrierte Funktion "Als PDF speichern", andere können an einen virtuellen Druckertreiber drucken, und einige können ein Dateiformat (XPS, PostScript usw.) erzeugen, das in PDF/A konvertiert werden kann.
Die Konvertierung ist nicht die einzige Funktion, die ein solcher Dienst anbieten kann. Sobald der Dienst ein Dokument erhält, kann er einige zusätzliche sehr nützliche Nachbearbeitungsschritte anbieten. Hier sind einige davon:
Dokumente zusammenführen
Digitale Signaturen anwenden
XML-Daten in elektronischen Rechnungsdokumenten (ZUGFeRD-Standard) einbetten
XMP-Metadaten einbetten
Stempeln
