Alles über PDF/A für die langfristige Archivierung
PDF/A ist der Standard für die Archivierung elektronischer Dokumente. Das Format PDF ist weltweit verbreitet. Es wird für verschiedene Zwecke in der Industrie, im öffentlichen und im privaten Sektor verwendet. Der PDF/A-Standard ist das perfekte Instrument, um die Erhaltung und Reproduzierbarkeit von Dokumenten über lange Zeiträume hinweg zu gewährleisten.
Was ist PDF/A?
PDF/A ist ein Format, das die Anforderungen für die langfristige Archivierung erfüllt. Es kombiniert die Vorteile des PDF-Formats mit weiteren spezifischen Anforderungen für die langfristige Archivierung.
Der ISO-Standard 19005 definiert ein Dateiformat auf Basis von PDF, das PDF/A genannt wird. Das Format bietet das Prinzip eines eigenständigen Dokuments. Das bedeutet, dass das visuelle Erscheinungsbild eines Dokuments über einen längeren Zeitraum erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Erstellung, Speicherung und Wiedergabe.
Dieser Standard spezifiziert weder die Methoden noch die Absicht oder den Zweck der Bewahrung. Der Standard soll somit garantieren, dass elektronische Dokumente in ihrem ursprünglichen Erscheinungsbild auch in der Zukunft betrachtet werden können.
Aus diesem Grund darf das Dokument weder indirekt noch direkt auf eine externe Quelle verweisen, beispielsweise auf ein externes Bild oder eine Schriftart, die nicht im Dokument selbst eingebettet ist.
Der PDF/A-Standard ist eine Gruppe von Regeln, die definiert, welche Kriterien ein Dokument erfüllen muss, um PDF/A-konform zu sein. Er ist in seinem Umfang begrenzter als PDF, da PDF selbst bereits der zugrunde liegende Standard ist.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?
Das normale PDF-Format garantiert nicht die langfristige Reproduzierbarkeit oder vollständige Unabhängigkeit von der Software und dem Ausgabegerät. Um beide Prinzipien zu garantieren, war es notwendig, die bestehende PDF-Spezifikation sowohl einzuschränken als auch zu erweitern. Es war von Anfang an klar, dass PDF/A auf einer bestehenden Version von PDF basieren musste, um die Akzeptanz eines breiten Publikums zu erreichen.
Adobes PDF-Referenz <b>1,4</b> (Acrobat 5) bildet die Grundlage für den PDF/A-Standard (ISO 19005). Es heißt, dass PDF/A "alle Anforderungen der PDF-Referenz erfüllen muss, die zusätzlich diesen Teil des ISO 19005-Standards umfassen". Mit anderen Worten, der Standard beschreibt nur die Unterschiede zur Referenz.
Bestimmte Funktionen, die von PDF 1.4 unterstützt werden, wie z. B. Transparenz oder Audio-/Video-Wiedergabe, wurden aus PDF/A ausgeschlossen. Gleichzeitig beschreibt PDF 1.4 optionale Elemente, die in PDF/A zwingend erforderlich sind. Alle sichtbar verwendeten Schriftarten müssen beispielsweise in PDF/A eingebettet sein.
Kurz gesagt, PDF/A definiert in erster Linie die spezifischen Eigenschaften, die in der PDF-Referenz 1.4 festgelegt sind und die zwingend erforderlich, empfohlen, eingeschränkt oder verboten sind.
Woher stammt das PDF/A-Format?
Wie hat sich PDF/A entwickelt? Warum wurde eine PDF/A-Initiative gegründet? Wie wurden Dokumente in der Vergangenheit archiviert?
Was sind die Versionen und Konformitätsstufen von PDF/A?
PDF/A ist als mehrteilige Normenreihe konzipiert: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4. Eine später ausgegebene Version ersetzt eine zuvor ausgegebene nicht in irgendeiner Weise. Zum Beispiel, PDF/A-1 konform Dokumente, die bereits erstellt wurden, bleiben für die Langzeitarchivierung gültig. Sie können unverändert bleiben, sodass ein „Upgrade“ auf PDF/A-2 nicht erforderlich ist.
Die PDF/A-Versionen 1-3 sind zusätzlich in zwei bis drei Konformitätsstufen unterteilt, die anzeigen, ob ein Dokument, neben einer eindeutigen visuellen Reproduzierbarkeit (Basic = b), auch die Verwendung von Unicode-Text (Unicode = u) oder barrierefreien Gebrauch (Accessibility = a) ermöglicht. Bei PDF/A-4 werden je nach Inhalt oder vorgesehenem Gebrauch nur zwei Stufen gebildet.
Empfehlung
Es sei denn, die Art der Dokumente legt einen anderen Standard nahe, empfehlen die PDF-Tools Archivierung im PDF/A-2 Standard. Die Umwandlung in PDF/A-2 ist einfach und von hoher Qualität mit den richtigen Software-Tools. Darüber hinaus vermeidet dieser Standard Risiken, die mit unbekannten Dateianhängen verbunden sind (siehe PDF/A-3).
Die Verwendung von PDF/A-1 für die heutigen Umwandlungsprozesse ist nicht ratsam, da der Mangel an Funktionalität dieses Standards, wie Transparenz, zu visuellen Änderungen im Dokument führen oder die Umsetzung der Umwandlung verhindern kann. PDF/A-4 erscheint ebenfalls wenig sinnvoll, da die überwiegende Mehrheit der vorhandenen Dokumente auf PDF 1.X basiert, und die Umwandlung in PDF/A-4 daher eine unnötig komplexe Umwandlung im Vergleich zu PDF/A-2 darstellen würde.
Wie werden Microsoft Office-Dokumente, E-Mails und Webseiten archiviert?
Im Vergleich zur Aufbewahrung von Daten im ursprünglichen Format gibt es viele Vorteile bei der Archivierung von Dokumenten aus digitalen Quellen als PDF/A. Die Quellanwendungen werden rapide weiterentwickelt. Infolgedessen kann nach nur wenigen Jahren die Lesbarkeit und die authentische Anzeige der Daten nicht mehr garantiert werden. Darüber hinaus muss ein Unternehmen alle Anwendungen, die verwendet werden, sowie alle Plattformen, auf denen sie betrieben werden, pflegen.
Wie werden PDF/A-konforme Dokumente erstellt und verarbeitet?
Fundiertes Wissen über PDF/A-Standards ist erforderlich, um PDF/A-Dokumente zu erstellen und korrekt darzustellen. Dennoch ist dieses Wissen allein nicht ausreichend, um PDF/A-bezogene Prozesse optimal zu konfigurieren.
Was passiert während der Konvertierung in PDF/A?
Die Konvertierung eines Dokuments in ein PDF/A ist eine hybride Konvertierung. Das bedeutet, dass nicht nur die PDF/A-Spezifikation die Konvertierungsparameter beeinflusst, sondern auch die des PDF-Standards selbst. Typische Beispiele sind, dass die eingebetteten Schriftarten und die verwendeten Farben kalibriert werden müssen. Weniger bekannt ist, dass der PDF/A-Standard zusätzliche, strengere Regeln enthält.
PDF/A wurde mit Blick auf die Dokumentenerstellung und nicht auf die Konvertierung entwickelt. Dennoch muss ein PDF-zu-PDF/A-Konverter eine neue PDF-Datei generieren, die den Regeln des Standards folgt. Hier sind einige Beispiele:
Nicht kalibrierte Farbräume können einfach durch kalibrierte ersetzt werden, indem ein ICC-Farbprofil für jeden der geräteabhängigen Farbräume DeviceGray, DeviceRGB und DeviceCMYK ausgewählt wird.
Es ist nicht notwendig, ein Ausgabeziel einzuführen, wenn es im Eingabedokument nicht vorhanden ist. Wenn das Eingabedokument bereits ein Ausgabeziel-Profil hat, z.B. ein CMYK-Profil, ist es ratsam, es beizubehalten und die geräteabhängigen Farben, die sich darauf beziehen.
Das Einbetten fehlender Schriftprogramme ist nur einfach, wenn die ursprüngliche Schriftart verfügbar ist, was oft nicht der Fall ist. Wenn die Schriftart nicht verfügbar ist, muss sie durch eine Ersatzschriftart ersetzt werden, die der ursprünglichen ähnlich sein sollte.
Wenn Transparenz verboten ist, wie bei PDF/A-1, muss der Konverter eine Art von Transparenzabbildung durchführen oder die Datei ablehnen, wenn dies nicht möglich ist.
Bei verbotenen Funktionen wie JavaScript, Multimedia-Inhalten, irgendeiner Art von Aktionen usw. hat der Konverter die Möglichkeit, die Funktionen zu entfernen oder abzulehnen.
Warum muss ein PDF/A-Dokument validiert werden?
Für Unternehmen ist es wichtig, dass sie wissen, dass die PDF- und PDF/A-Dokumente, die durch die geschäftsrelevanten Prozesse gehen, tatsächlich die jeweiligen Standards erfüllen. Nicht alles, was als PDF/A gekennzeichnet ist, ist tatsächlich PDF/A – PDF/A ist ein Qualitätskriterium, das das standardkonforme Archivieren in einem digitalen Langzeitarchiv unterstützt. Doch wie kann sichergestellt werden, dass PDF/A-Dokumente, die extern sowie intern erstellt werden, alle Kriterien des Standards erfüllen?
Ein PDF-Validator überprüft die Konformität eines PDF-Dokuments mit einer bestimmten Spezifikation. Das Werkzeug umfasst mehrere Regelsets – hauptsächlich in Form von Profilen – die verwendet werden, um die Dokumente entsprechend zu analysieren.
Zu welchem Zweck werden PDF/A-Dokumente signiert?
In der heutigen Welt sind digitale Dokumente eng mit Geschäftsprozessen verwoben. Elektronische Signaturen spielen diesbezüglich eine Schlüsselrolle. Das Wissen in diesem Bereich fehlt jedoch stark. Elektronische Signaturen haben vier Hauptfunktionen:
Ersatz von handschriftlichen Unterschriften: Elektronische Signaturen können die gleiche Anforderung wie eine handschriftliche Unterschrift erfüllen, vorausgesetzt, sie erfüllen die geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Schutz der Integrität: Elektronische Signaturen sind ein "Siegel" für digitale Dokumente, da sie nachträgliche Änderungen am Dokument offensichtlich machen.
Gewährleistung der Authentizität: Die elektronische Signatur kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Unterschrift eindeutig einer natürlichen oder juristischen Person zugeordnet werden kann.
Gewährleistung der Autorisierung: Rechte und Befugnisse können im Zertifikat definiert und verwaltet werden und daher auf eine bestimmte Person zurückverfolgt werden. Eine elektronische Signatur kann sicherstellen, dass die Änderung immer identifizierbar und nachvollziehbar ist.
Wie elektronische Signaturen tatsächlich in Geschäftsprozessen verwendet werden, hängt von der jeweiligen Situation ab. Im Falle von signierten Dokumenten wird das Format PDF/A zusammen mit digitaler Signierungssoftware empfohlen, die alle Anforderungen für gültige Signaturen und langfristige Archivierung erfüllt.