Die Vorteile von PDF/A-3 in der Praxis

Das PDF geniesst in der Praxis grosses Vertrauen und ist daher weit verbreitet. Bei der Archivierung hat sich PDF/A zum Standard gemausert. Aus diesem Grund kommt es nicht überraschend, dass von Unternehmen und Institutionen Anforderungen an das Dateiformat und Archivierungsstandards formulieren und vertreten. Sie stehen vor der Herausforderung ihrer gesetzliche Aufbewahrungspflicht nachzukommen und gleichzeitig effizient zu wirtschaften. Der Standard PDF/A-3 verspricht in verschiedenen Anwendungen der Dokumentenverarbeitung grosse Vorteile für praktikable Lösungen.

Denn PDF/A-3 ermöglicht es, das PDF als Container für eine unbegrenzte Anzahl Dateien beliebigen Formats zu verwenden. Das bisher elektronische Papier PDF lässt sich zur archivfähigen Sammelmappe für verschiedene Dateiformate umfunktionieren. Somit können beispielsweise auch XML, MS Word und proprietäre (Binär-)Formate in ihrem Originalformat mitarchiviert werden.

Die Entwicklung des hybriden Archivformats bringt allerdings auch Risiken mit sich. Mit PDF/A-3 lassen sich beliebige, auch potenziell schädliche Anhänge verteilen bzw. archivieren. Daher empfiehlt es sich je nach Anwendungsfall, die erlaubten Formate für Anhänge zu limitieren. Für Anwendungsfälle, in denen keine Anhänge notwendig sind, kann auf den restriktiveren PDF/A-2-Standard zurückgegriffen werden.

Rechnungsstellung im ZUGFeRD-Standard

Eine Paradeanwendung stellt die Zustellung und die Archivierung elektronischer Rechnungen dar. In Europa ist der ZUGFeRD-Standard als E-Rechnungs-Format auf dem Vormarsch. Nach diesem Standard enthält eine Rechnung das visuelle Dokument und das dazu passende, maschinenlesbare XML in der gleichen Datei. Bei der ZUGFeRD-Rechnung kann der Rechnungsempfänger die Verbuchung wahlweise durch Menschen oder vollautomatisiert maschinell ausführen. Zudem wird die Rechnungsbearbeitung und Buchhaltung bei systematischer Anwendung von PDF/A-3 deutlich beschleunigt, was zu drastischen Kostensenkungen und zur Verkürzung von Zahlungsfristen führt.

E-Mail-Archivierung

Einige Unternehmen nutzen PDF/A-3, um den Inhalt von E-Mails aufzubewahren und verfügbar zu halten. PDF/A-3 erleichtert die Bündelung von Inhalten verschiedener Formate für Kommunikations- und Referenzzwecke. Dabei bleiben die Originaldateien der E-Mail-Nachrichten auf Wunsch als Anhänge erhalten.

Tabellenkalkulationsformate

Die Archivierung von Tabellen gestaltet sich zweifach schwierig. Zum einen kann das Einfassen des Tabellenblattes in ein vorgegebenes Papierformat dazu führen, dass die Tabelle entweder unleserlich oder schwierig zu navigieren wird. Das zweite Problem liegt in der PDF/A-Konvertierung, weil damit alle Formeln und Berechnungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Mit der Möglichkeit von PDF/A-3 die originale Excel-Tabelle anzuhängen, lässt sich diese Herausforderung geschickt meistern.

Digital signierte Verträge

Verträge oder andere digital unterschriebene Dokumente werden über die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus aufbewahrt. Bei der nachträglichen Konvertierung eines signierten Dokumentes in PDF/A würde die digitale Unterschrift allerdings ungültig werden. Der PDF/A-3-Standard bietet hier eine gute Behelfslösung: Das Originaldokument mit der gültigen Unterschrift kann an das archivfähige PDF angehängt werden, während die Gültigkeit des Dokuments und der Unterschrift vom Anhang belegt wird.

Technische Konstruktion

Im Konstruktionsbereich profitiert man bereits von den Vorteilen der Container-Bildung in PDF/A-3. So können Unternehmen die Originaldaten von 3D-Modellen direkt und unabhängig vom Format in der PDF/A-3-Datei aufbewahren.

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