Die Vorteile von PDF/A-3 in der Praxis

PDF genießt ein hohes Maß an Vertrauen in der Praxis und wird daher häufig verwendet. PDF/A ist zum Standard für die Archivierung geworden. Aus diesem Grund ist es nicht überraschend, dass Unternehmen und Institutionen Anforderungen an das Dateiformat und die Archivierungsstandards definieren und unterstützen. Sie stehen vor der Herausforderung, ihre gesetzlichen Speicherpflichten zu erfüllen und gleichzeitig effizient zu arbeiten. Der PDF/A-3 Standard verspricht große Vorteile für praxisnahe Lösungen in verschiedenen Dokumentenverarbeitungsanwendungen.

Überwiegend, weil PDF/A-3 es ermöglicht, PDF als Container für eine unbegrenzte Anzahl von Dateien beliebigen Formats zu verwenden. Das zuvor elektronische Papier-PDF kann in einen archivierbaren Ordner für verschiedene Dateiformate umgewandelt werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass XML, MS Word und proprietäre (binäre) Formate auch in ihrem Originalformat archiviert werden können.

Die Entwicklung des hybriden Archivformats birgt jedoch auch Risiken. PDF/A-3 kann verwendet werden, um alle Anhänge, einschließlich potenziell schädlicher, zu verteilen oder zu archivieren. Es ist daher ratsam, die zulässigen Formate für Anhänge je nach Anwendungsfall zu beschränken. Für Anwendungsfälle, in denen keine Anhänge erforderlich sind, kann der restriktivere PDF/A-2 Standard verwendet werden.

Rechnungstellung im ZUGFeRD Standard

Die Lieferung und Archivierung von elektronischen Rechnungen ist eine Hauptanwendung. In Europa gewinnt der ZUGFeRD Standard als e-Rechnungsformat an Bedeutung. Nach diesem Standard enthält eine Rechnung das visuelle Dokument und das passende, maschinenlesbare XML in derselben Datei. Mit der ZUGFeRD-Rechnung kann der Rechnungsempfänger wählen, ob die Buchung von Menschen oder vollständig automatisiert durch Maschinen erfolgen soll. Darüber hinaus wird die Bearbeitung und Buchhaltung von Rechnungen deutlich beschleunigt, wenn PDF/A-3 systematisch eingesetzt wird, was zu drastischen Kostensenkungen und Verkürzungen der Zahlungsfristen führt.

E-Mail-Archivierung

Einige Organisationen verwenden PDF/A-3, um den Inhalt von E-Mails zu bewahren und verfügbar zu halten. PDF/A-3 erleichtert das Zusammenstellen von Inhalten aus verschiedenen Formaten für Kommunikations- und Referenzzwecke. Die Originaldateien der E-Mail-Nachrichten werden bei Bedarf als Anhänge beibehalten.

Tabellenformat

Das Archivieren von Tabellenkalkulationen stellt zwei Schwierigkeiten dar. Das erste Problem besteht darin, dass der Prozesse des Einfügens der Tabellenkalkulation in ein vordefiniertes Papierformat dazu führen kann, dass die Tabellenkalkulation unleserlich oder schwer navigierbar wird. Das zweite Problem liegt in der PDF/A-Konvertierung, da diese alle Formeln und Berechnungen undurchführbar macht. Die Fähigkeit von PDF/A-3, die ursprüngliche Excel-Tabellenkalkulation anzuhängen, kann genutzt werden, um diese Herausforderung geschickt zu überwinden.

Digital signierte Verträge

Verträge oder andere digital signierte Dokumente werden für die Dauer der vertraglichen Beziehung und darüber hinaus aufbewahrt. Wenn ein signiertes Dokument anschließend in PDF/A konvertiert wird, würde die digitale Unterschrift jedoch ungültig werden. Der PDF/A-3 Standard bietet einen guten Workaround: Das Originaldokument mit der gültigen Unterschrift kann dem archivierbaren PDF angehängt werden, während die Gültigkeit des Dokuments und der Unterschrift durch den Anhang nachgewiesen wird.

Technisches Design

Im Bereich der technischen Planung ziehen Unternehmen bereits die Vorteile der Containerisierung in PDF/A-3. Dies ermöglicht es ihnen, die ursprünglichen Daten von 3D-Modellen direkt in der PDF/A-3-Datei zu speichern, unabhängig vom Format.

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