Die Vorteile von PDF/A-3 in der Praxis

PDF genießt in der Praxis ein hohes Vertrauen und ist daher weit verbreitet. PDF/A hat sich als Standard für die Archivierung durchgesetzt. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen und Institutionen Anforderungen an das Dateiformat und die Archivierungsstandards definieren und unterstützen. Sie stehen vor der Herausforderung, ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen und gleichzeitig effizient zu arbeiten. Der PDF/A-3-Standard verspricht große Vorteile für praktische Lösungen in verschiedenen Anwendungen der Dokumentenverarbeitung.

Vor allem, weil PDF/A-3 es ermöglicht, PDF als Container für eine unbegrenzte Anzahl von Dateien beliebigen Formats zu verwenden. Das bisher elektronische Papier-PDF kann in einen archivierbaren Ordner für verschiedene Dateiformate umgewandelt werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel XML, MS Word und proprietäre (binäre) Formate auch in ihrem ursprünglichen Format archiviert werden können.

Die Entwicklung des hybriden Archivformats birgt jedoch auch Risiken. PDF/A-3 kann zur Verteilung oder Archivierung beliebiger Anhänge, einschließlich potenziell schädlicher Anhänge, verwendet werden. Es ist daher ratsam, die zulässigen Formate für Anhänge je nach Anwendungsfall zu begrenzen. Für Anwendungsfälle, in denen keine Anhänge erforderlich sind, kann der restriktivere PDF/A-2-Standard verwendet werden.

Fakturierung im ZUGFeRD-Standard

Die Zustellung und Archivierung elektronischer Rechnungen ist eine der Hauptanwendungen. In Europa setzt sich der ZUGFeRD-Standard als e-Rechnungsformat immer mehr durch. Nach diesem Standard enthält eine Rechnung das visuelle Dokument und das dazugehörige, maschinenlesbare XML in derselben Datei. Bei der ZUGFeRD-Rechnung kann der Rechnungsempfänger wählen, ob er die Buchung durch einen Menschen oder vollautomatisch durch eine Maschine durchführen lassen möchte. Darüber hinaus wird die Rechnungsbearbeitung und -abrechnung durch den konsequenten Einsatz von PDF/A-3 erheblich beschleunigt, was zu drastischen Kostensenkungen und einer Verkürzung der Zahlungsfristen führt.

E-Mail-Archivierung

Einige Unternehmen verwenden PDF/A-3, um den Inhalt von E-Mails zu bewahren und verfügbar zu halten. PDF/A-3 erleichtert die Bündelung von Inhalten aus verschiedenen Formaten zu Kommunikations- und Referenzzwecken. Die Originaldateien der E-Mail-Nachrichten werden auf Wunsch als Anhänge beibehalten.

Tabellenkalkulationsformate

Die Archivierung von Tabellenkalkulationen birgt zwei Schwierigkeiten. Erstens kann das Einschließen der Kalkulationstabelle in ein vordefiniertes Papierformat dazu führen, dass die Kalkulationstabelle entweder unlesbar oder schwer zu navigieren wird. Das zweite Problem liegt in der PDF/A-Konvertierung, denn dadurch sind alle Formeln und Berechnungen nicht mehr nachvollziehbar. Die Möglichkeit von PDF/A-3, die ursprüngliche Excel-Tabelle anzuhängen, kann genutzt werden, um diese Herausforderung geschickt zu meistern.

Digital unterzeichnete Verträge

Verträge oder andere digital signierte Dokumente werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus aufbewahrt. Wird ein signiertes Dokument jedoch nachträglich in PDF/A konvertiert, wird die digitale Signatur ungültig. Der PDF/A-3-Standard bietet eine gute Abhilfe: Das Originaldokument mit der gültigen Signatur kann an das archivierbare PDF angehängt werden, wobei die Gültigkeit des Dokuments und der Signatur durch den Anhang nachgewiesen wird.

Technischer Entwurf

Im Bereich der technischen Planung profitieren Unternehmen bereits von der Containerisierung in PDF/A-3. So können sie die Originaldaten von 3D-Modellen direkt in der PDF/A-3-Datei speichern, unabhängig vom Format.

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