Die 10 wichtigsten Dinge, die Sie über PDF/A wissen sollten

1. PDF/A ist ein ISO-Standard

Eine ISO-Norm stellt einen internationalen Konsens für bewährte Verfahren zur Einhaltung einer Spezifikation oder Norm dar. PDF/A ist seit Oktober 2005 ein ISO-Standard. Es wurde eingerichtet, um den besonderen Anforderungen der Langzeitarchivierung gerecht zu werden. Als offener Standard ist PDF/A plattform- und anbieterunabhängig. PDF/A baut auf der langjährigen Erfahrung im Bereich PDF (seit 1993) auf.

Das Format ist in allen Branchen weit verbreitet und etabliert. Der PDF/A-Standard und die Verfügbarkeit einer Vielzahl von Viewern (z.B. Adobe Acrobat/Reader) garantieren die Lesbarkeit des PDF/A-Formats auch in Zukunft. Der PDF/A-Standard liefert alle notwendigen Informationen, um einen PDF/A-konformen Viewer zu bauen, auch noch in vielen Jahren. PDF/A wird kontinuierlich weiterentwickelt. Im Jahr 2011 wurde der zweite Teil und 2012 bereits der dritte Teil veröffentlicht.

2. Standardisierte Metadaten werden direkt in das Dokument eingebettet

Alle Informationen, die zur Beschreibung eines Dokuments dienen (so genannte "Metadaten"), sind in einem standardisierten, austauschbaren Format (XMP, offener XML-Standard) direkt in das PDF/A-Dokument eingebettet. Metadaten anderer Formate wie PNG, PostScript oder TIFF können problemlos in das PDF/A-Dokument übernommen werden. Die Verwendung von (oft proprietären) Systemen zur Speicherung solcher Metadaten getrennt vom Dokument ist überholt.

3. PDF/A-Dokumente sind vollständig textdurchsuchbar

Die Möglichkeit, PDF/A-Dokumente im Volltext zu durchsuchen, ist ebenfalls Teil der Norm. Der Text des digital erstellten Inhalts bleibt im Dokument erhalten. Dies gilt auch für gescannte Dokumente, die einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen wurden. Die PDF/A-Datei speichert sowohl den erkannten Text (als Unicode) als auch das ursprünglich gescannte Bild, das das visuelle Erscheinungsbild beibehält und die Suchfunktion ermöglicht.

4. Alles ist für eine authentische Wiedergabe enthalten

PDF/A-Dateien sind in sich geschlossen: Alle Elemente (Schriften, Farbprofile usw.), die für eine einwandfreie, authentische Wiedergabe erforderlich sind, sind in der PDF/A-Datei enthalten. Ein PDF/A-Dokument darf keine Verweise auf externe Inhalte oder Ressourcen enthalten. Einfache Informationsverweise wie Links zu Webseiten sind jedoch zulässig.

5. PDF/A ist platzsparend

Obwohl PDF/A-Dokumente mehr Informationen enthalten als Bilder (z. B. TIFF), sind die PDF/A-Dateien in der Regel kleiner, da effiziente Kompressionsalgorithmen verwendet werden.

6. Optimale Sicherheit mit digitalen Signaturen

Die Kombination aus PDF/A und digitaler Signatur ist die perfekte Möglichkeit, um die Unverfälschtheit und Authentizität eines PDF-Dokuments nachzuweisen. Dies bietet optimale Rechtssicherheit für die Langzeitarchivierung.

7. PDF/A kann die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen (Section 508)

Der PDF/A-Standard enthält Unterstandards. Die Teilnormen des "Part A" (PDF/A-1a, PDF/A-2a und PDF/A-3a) sind die detailliertesten Varianten, die spezifische Informationen erfordern, um Menschen mit bestimmten Behinderungen besser zu unterstützen: So muss der Text beispielsweise als Unicode gespeichert werden, damit Text-to-Speech-Engines unterstützt werden können, und die Dokumentstruktur, die Lesereihenfolge sowie Beschreibungen von Bildern müssen enthalten sein. Andere Unterstandards sind weniger anspruchsvolle Varianten, die in den meisten Fällen ausreichend sind. Typische Anwendungsbereiche sind gescannte Dokumente und Konvertierungen von digital erzeugten Dokumenten in PDF/A.

8. PDF/A-Dokumente bleiben ohne zeitliche Begrenzung gültig

Der Normenausschuss verlängert die bestehende Norm alle zwei bis vier Jahre mit sinnvollen Änderungen. Das bedeutet nicht, dass bestehende PDF/A-Dokumente auf solche neuen Standardänderungen migriert werden müssen. Bestehende PDF/A-Dokumente bleiben dauerhaft konform. Im Gegensatz zu anderen Normen kann die ISO die PDF/A-Norm nicht zurückziehen.

9. PDF/A wird weitgehend akzeptiert

In Europa und Asien wird PDF/A bereits von mehreren Regierungen, Organisationen und Unternehmen für die Langzeitarchivierung empfohlen bzw. vorgeschrieben und gesetzlich geregelt. Auch in Nordamerika gibt es solche Empfehlungen in den Bereichen Rechtsprechung und Bibliotheken, und die Nachfrage nach diesem Standard wächst stetig. Die PDF Association (siehe nächste Seite) ist maßgeblich an der Unterstützung des PDF/A-Standards beteiligt.

10. Zuverlässige Werkzeuge sind heute verfügbar

Dank der langjährigen Erfahrung mit PDF und der schnellen Reaktion der großen PDF-Technologieanbieter gibt es bereits viele PDF/A-konforme Softwarewerkzeuge auf dem Markt. Die PDF Association hat eine Prüfsuite entwickelt, mit der sich PDF/A-Validierungssoftwareprodukte zuverlässig validieren lassen. Ein Validator hilft zu prüfen, ob ein Dokument dem PDF/A-Standard entspricht oder nicht.