Die 10 wichtigsten Dinge, die Sie über PDF/A wissen sollten

1. PDF/A ist ein ISO Standard

Ein ISO Standard ist eine international erarbeitete Norm, die das optimale Verfahren definiert, um eine Spezifikation zu erfüllen. Das Dateiformat PDF/A ist seit 2005 ein ISO Standard und speziell auf die Anforderungen der Archivierung zugeschnitten. Als offener Standard ist er unabhängig von Plattformen oder Anbietern. PDF/A basiert auf jahrelanger Erfahrung mit PDF (seit 1993).

Dieses Format wird in allen Branchen verwendet und ist allgemein etabliert. Der PDF/A Standard garantiert zusammen mit den unzähligen Betrachtern (z.B. Adobe Acrobat/Reader) auch in Zukunft die Lesbarkeit PDF/A konformer Dokumente. Der PDF/A Standard enthält alle Informationen, um heute, aber auch in Zukunft einen PDF/A konformen Betrachter zu erstellen. PDF/A wird laufend weiterentwickelt. Im Jahre 2011 wurde der 2. Teil und 2012 bereits der 3. Teil des Standards freigegeben.

2. Standardisierte Metadaten sind im Dokument eingebettet

Alle Informationen, die dazu dienen ein Dokument zu beschreiben (sogenannte Metadaten), werden direkt im PDF/A Dokument eingebettet. Diese Metadaten werden dabei in einem standardisierten, austauschbaren Format (XMP, offener XML Standard) festgehalten. Metadaten anderer Formate (z.B. PNG, PostScript oder TIFF) können mühelos in das PDF/A Dokument übertragen werden. Die Verwendung (oft proprietärer) Systeme, um Metadaten separat zu speichern, wird überflüssig.

3. PDF/A Dokumente unterstützen Volltextsuche

Die Möglichkeit, eine Volltextsuche durchzuführen, ist auch Bestandteil des Standards. Der Text eines digital erstellten Inhalts ist im Dokument selbst integriert. Das gilt auch für Scans, die mit optischer Zeichenerkennung OCR (Optical Character Recognition) eingelesen worden sind. Das PDF/A Dokument speichert den erkannten Text (als Unicode) wie auch das Originalbild. So bleibt das visuelle Erscheinungsbild unverändert und die Suchfunktion erhalten.

4. Alle Informationen, die für eine Wiedergabe benötigt werden, sind im Dokument enthalten

PDF/A Dokumente sind selbständig und unabhängig: Elemente (Schriften, Farbprofile, usw.), die für eine einwandfreie Wiedergabe benötigt werden, sind im Dokument enthalten. Ein PDF/A Dokument darf keine Verweise zu externen Quellen aufweisen. Einfache informative Verweise wie zum Beispiel Links zu Webseiten sind erlaubt.

5. PDF/A spart Speicherplatz

Auch wenn PDF/A Dokumente mehr Informationen als Bilddateien (z.B. TIFF) enthalten, brauchen sie dank effizienten Kompressions- und Farbtrennungsverfahren in der Regel weniger Speicherplatz.

6. Optimale Sicherheit dank digitalen Signaturen

Die Kombination von PDF/A und digitalen Signaturen stellt sicher, dass das Dokument nicht manipuliert wurde, sondern den ursprünglichen, vom Autor beabsichtigten Inhalt darstellt. Das gewährleistet Rechtssicherheit für die Langzeitarchivierung.

7. PDF/A kann die Richtlinien für behindertengerechte Informationsangebote erfüllen (USA: Rehabilitation Act, Section 508)

Der PDF/A Standard teilt sich in Unterstandards. Der Unterstandard ‚Part A’ (PDF/A-1a, PDF/A-2a und PDF/A-3a) stellt die ausführlichste Variante dar, welche Informationen beinhaltet, um Menschen mit besonderen Bedürfnissen besser zu unterstützen (Barrierefreiheit). So lässt sich z. B. der Text als Unicode darstellen, und eignet sich damit für computererzeugte Sprachsynthese. Zudem bleibt die Dokumentenstruktur jederzeit erhalten; die Leserichtung sowie eine Beschreibung der Bilder in Worten sind zu diesem Zweck im Standard inbegriffen. Andere Unterstandards sind weniger anspruchsvolle Varianten, genügt aber meistens. Typische Anwendungsbereiche sind gescannte Dokumente und die Umwandlung digital erzeugter Dokumente nach PDF/A.

8. PDF/A Dokumente bleiben fristlos gültig

Das ISO Standard Komitee erweitert den Standard alle zwei bis vier Jahre. Das heisst nicht, dass bestehende PDF/A Dokumente umgewandelt werden müssen; sie bleiben immer gültig. ISO darf den PDF/A Standard nicht widerrufen.

9. PDF/A ist in weiten Kreisen akzeptiert

In Europa und Asien wird PDF/A bereits empfohlen oder vorgeschrieben. Regierungen, Organisationen und Unternehmen definieren das PDF/A Format als Standard für Langzeitarchivierung. Auch in Nordamerika existieren solche Richtlinien, v. a. bei Gerichten, Bibliotheken und Kernkraftwerken. Die PDF Association trägt massgeblich zur Verbreitung des Format zu.

10. Zuverlässige Werkzeuge sind bereits erhältlich

Dank der langjährigen Erfahrung mit PDF und der schnellen Reaktion der wichtigsten Hersteller von PDF Technologien, gibt es bereits eine Vielfalt an PDF/A konformen Software Werkzeugen auf dem Markt. Eine Übersicht gibt die Verbandswebseite der PDF Association.