Die 10 wichtigsten Dinge, die Sie über PDF/A wissen sollten

1. PDF/A ist ein ISO-Standard

Ein ISO-Standard stellt einen internationalen Konsens über bewährte Verfahren zur Einhaltung einer Spezifikation oder Norm dar. PDF/A ist seit Oktober 2005 ein ISO-Standard. Es wurde gegründet, um die spezifischen Anforderungen für die langfristige Archivierung zu erfüllen. Als offener Standard ist PDF/A plattform- und lieferantenunabhängig. PDF/A basiert auf gesammelten Erfahrungen im Bereich PDF (seit 1993).

Das Format ist branchenübergreifend weit verbreitet und etabliert. Der PDF/A-Standard sowie die Verfügbarkeit einer großen Anzahl von Betrachtern (wie Adobe Acrobat/Reader) garantieren die Lesbarkeit des PDF/A-Formats auch in Zukunft. Der PDF/A-Standard stellt alle notwendigen Informationen zur Verfügung, um einen PDF/A-konformen Betrachter zu erstellen, selbst in vielen Jahren. PDF/A wird kontinuierlich verbessert. 2011 wurde der zweite Teil veröffentlicht und 2012 bereits der dritte Teil.

2. Standardisierte Metadaten sind direkt im Dokument eingebettet

Alle Informationen, die zur Beschreibung eines Dokuments verwendet werden (sogenannte „Metadaten“), sind direkt im PDF/A-Dokument in einem standardisierten, austauschbaren Format (XMP, offener XML-Standard) eingebettet. Metadaten anderer Formate wie PNG, PostScript oder TIFF können leicht in das PDF/A-Dokument übertragen werden. Die Verwendung von (häufig proprietären) Systemen zur Speicherung solcher Metadaten außerhalb des Dokuments ist veraltet.

3. PDF/A-Dokumente sind vollständig durchsuchbar

Die Möglichkeit, Volltextsuchen in PDF/A-Dokumenten durchzuführen, ist ebenfalls Teil des Standards. Der Text digital erzeugter Inhalte wird im Dokument bewahrt. Dies gilt auch für gescannte Dokumente, die einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen wurden. Die PDF/A-Datei speichert sowohl den erkannten Text (als Unicode) als auch das ursprünglich gescannte Bild, das das visuelle Aussehen bewahrt und die Suchfunktion ermöglicht.

4. Alles ist für eine authentische Wiedergabe enthalten

PDF/A-Dateien sind eigenständig: Alle Elemente (Schriften, Farbprofile usw.), die für eine einwandfreie und authentische Wiedergabe erforderlich sind, sind in der PDF/A-Datei enthalten. Ein PDF/A-Dokument darf keine Verweise auf externe Inhalte oder Ressourcen enthalten. Einfache Informationsverweise wie Links zu Webseiten sind jedoch erlaubt.

5. PDF/A ist platzsparend

Obwohl PDF/A-Dokumente mehr Informationen enthalten als Bilder (wie TIFF), sind die PDF/A-Dateien aufgrund der Verwendung effizienter Kompressionsalgorithmen in der Regel kleiner.

6. Optimaler Schutz mit digitalen Signaturen

Die Kombination von PDF/A und digitalen Signaturen ist der perfekte Weg, um zu überprüfen, ob das PDF-Dokument nicht verfälscht wurde und auch authentisch ist. Dies bietet optimale rechtliche Sicherheit für die langfristige Archivierung.

7. PDF/A kann die Anforderungen an die Barrierefreiheit (Abschnitt 508) erfüllen

Der PDF/A-Standard enthält Teilstandards. Die Teilstandards der ‚Teil A‘ (PDF/A-1a, PDF/A-2a und PDF/A-3a) sind die detailliertesten Varianten, die spezifische Informationen erfordern, um Personen mit bestimmten Behinderungen besser zu unterstützen: Zum Beispiel muss der Text als Unicode gespeichert werden, damit Sprachausgabe-Systeme unterstützt werden können, und die Dokumentenstruktur, die Reihenfolge des Lesens sowie Beschreibungen von Bildern müssen enthalten sein. Andere Teilstandards sind weniger anspruchsvoll und in den meisten Fällen ausreichend. Typische Anwendungsbereiche sind gescannte Dokumente und die Konvertierung digitaler Dokumente in PDF/A.

8. PDF/A-Dokumente bleiben unbegrenzt gültig

Der Normenausschuss erweitert den bestehenden Standard alle zwei bis vier Jahre mit sinnvollen Änderungen. Das bedeutet jedoch nicht, dass bestehende PDF/A-Dokumente auf solche neuen Normen geändert werden müssen. Bestehende PDF/A-Dokumente bleiben dauerhaft konform. Im Gegensatz zu anderen Normen kann die ISO den PDF/A-Standard nicht zurückziehen.

9. PDF/A wird weithin akzeptiert

In Europa und Asien wird PDF/A bereits von mehreren Regierungen, Organisationen und Firmen für die langfristige Archivierung empfohlen oder gefordert und gesetzlich geregelt. Auch in Nordamerika gibt es solche Empfehlungen im Bereich der Zuständigkeit und Bibliotheken, und die Nachfrage nach diesem Standard wächst kontinuierlich. Die PDF Association (siehe nächste Seite) spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung des PDF/A-Standards.

10. Zuverlässige Werkzeuge sind heute verfügbar

Dank der langjährigen Erfahrung mit PDF und der schnellen Reaktion der wichtigsten Anbieter von PDF-Technologie gibt es bereits viele PDF/A-konforme Software-Tools auf dem Markt. Die PDF Association hat eine Test-Suite entwickelt, mit der Produkte zur Validierung von PDF/A zuverlässig validiert werden können. Ein Validator hilft zu überprüfen, ob ein Dokument dem PDF/A-Standard entspricht oder nicht.