Weltweit erste elektronische Archivierung von Webseiten nach dem ISO Standard PDF/A

Ausgangslage

Das Gesellschaftssekretariat der UBS ist innerhalb des Corporate Centers und der Business Divisions für die Archivierung von Dokumenten aus dem Führungsprozess verantwortlich. Sie stellte im Zuge der regelmässigen Archiv-Reviews fest, dass die Homepage der UBS nicht in die Archivierung eingebunden war.

Trotz ausführlichem Disclaimer auf der Homepage kam man zum Schluss, dass die UBS auch noch in 5 oder 20 Jahren nachweisen können will, was sie heute über ihre Homepage kommuniziert. Dies verleiht der UBS grössere Sicherheit für den Nachweis und die Überprüfung der Kommunikationsinhalte und bringt auch aus historischer Sicht Vorteile.

Kundennutzen

Mit jeder Änderung zur Archivversion erkennt das System automatisch, ob eine neue Archivversion erstellt werden muss oder nicht. Die Grösse der zu archivierenden Websites wird eins zu eins im PDF/A Format übernommen. Es entsteht dabei eine rollende Seite im PDF/A Format, wobei die Paginierung gesteuert werden kann. 

Die Archivführung erfolgt analog zu den bereits bestehenden Archivgütern, ergänzt mit einer Volltext-Suchfunktion.

Umsetzung

Alles, was aus Corporate Governance Sicht relevant ist, sollte langfristig archiviert werden. Dazu gehören auch sämtliche Link-Funktionen. Gleichzeitig wurde jedoch klar, dass nicht alle Inhalte archivwürdig sind oder technisch archivfähig gemacht werden können.

Aus diesem Grunde musste eine Triagierung und Auflistung der Inhalte erstellt werden. Die Suche der identifizierten Inhalte läuft über die URL und das Datum. Damit wurde ersichtlich, dass nur das PDF/A Format diese Anforderungen erfüllen konnte. Die Evaluation brachte die UBS in der Folge zum 3-Heights® Document Converter Service der PDF Tools AG.