Das weltweit erste elektronische Website-Archivierungssystem nach der ISO-Norm PDF/A

Anforderungen an die Anwendung

Das Unternehmenssekretariat von UBS ist für die Archivierung von Dokumenten zu Managementprozessen innerhalb des Corporate Centers und der Geschäftsbereiche zuständig. Bei einer routinemäßigen Archivprüfung wurde festgestellt, dass die UBS-Homepage nicht in den Archivierungsprozess einbezogen wurde.

Trotz eines ausführlichen Disclaimers auf der Homepage wurde beschlossen, dass die UBS auch in 5 oder 20 Jahren noch beweisen können soll, was sie heute über ihre Homepage kommuniziert. Dies würde der UBS eine grössere Sicherheit in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit und Überprüfung der Kommunikationsinhalte geben und wäre auch aus historischer Sicht von Vorteil.

Kundenvorteile

Das System erkennt alle Änderungen an der archivierten Version und weiß, ob eine neue Version für das Archiv erstellt werden muss oder nicht. Die Größe der zu archivierenden Webseiten wird 1:1 im PDF/A-Format übernommen. Dabei wird eine fortlaufende Seite im PDF/A-Format erzeugt, wobei die Seitennummerierung steuerbar ist.

Die Archivierung erfolgt analog zu vorhandenem Archivmaterial und wird durch eine Volltextsuchfunktion ergänzt.

Umsetzung

Alles, was unter dem Gesichtspunkt der Corporate Governance von Bedeutung ist, muss langfristig archiviert werden. Dazu gehören alle Verknüpfungsfunktionen. Es hat sich jedoch auch gezeigt, dass nicht alle Inhalte archivierungswürdig sind oder in einen archivierbaren Zustand überführt werden können. Es war daher notwendig, den gesamten Inhalt zu sichten und aufzulisten.

Die Suche nach identifizierten Inhalten wird auf der Grundlage von URL und Datum durchgeführt. Damit war klar, dass nur das PDF/A-Format in der Lage sein würde, diese Anforderungen zu erfüllen. Als Ergebnis der Evaluation entschied sich UBS für den 3-Heights® Document Converter Service der PDF Tools AG.