Das weltweit erste elektronische Website-Archivierungssystem gemäß dem ISO-Standard PDF/A

Anwendungsvoraussetzungen

Das Unternehmenssekretariat der UBS ist für die Archivierung von Verwaltungsprozessdokumenten innerhalb des Corporate Center und der Geschäftsbereiche verantwortlich. Während einer Routinearchivüberprüfung wurde entdeckt, dass die UBS-Homepage nicht in den Archivierungsprozess aufgenommen wurde.

Trotz umfangreicher Haftungsausschlüsse auf der Homepage wurde beschlossen, dass UBS in 5 oder 20 Jahren beweisen kann, was es heute über seine Homepage kommuniziert. Dies würde UBS mehr Sicherheit in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit und Überprüfung von Kommunikationsinhalten bieten und wäre auch aus historischer Sicht von Vorteil.

Kundenvorteile

Das System erkennt Änderungen an der archivierten Version und weiß, ob eine neue Version für das Archiv erstellt werden soll oder nicht. Die Größe der zu archivierenden Webseiten wird 1:1 im PDF/A-Format übernommen. Dadurch wird eine rollende Seite im PDF/A-Format erzeugt, wobei die Seitennummerierung kontrollierbar ist.

Die Archivierung erfolgt analog mit vorhandenem Archivmaterial und wird durch eine Volltextsuche ergänzt.

Implementierung

Alles, was aus Sicht der Corporate Governance wichtig ist, erfordert eine langfristige Archivierung. Dies schließt alle Verlinkungsfunktionen ein. Es wurde aber auch deutlich, dass nicht alle Inhalte archivierungswert sind oder in einen archivbaren Zustand konvertiert werden können. Daher war es notwendig, alle Inhalte anzusehen und aufzulisten.

Suchen nach identifizierten Inhalten werden basierend auf URL und Datum durchgeführt. Dies machte deutlich, dass nur das PDF/A-Format in der Lage wäre, diese Anforderungen zu erfüllen. UBS entschied sich für die Nutzung des 3-Heights®️ Document Converter Service von PDF Tools AG als Ergebnis der Auswertung.