Grosses Schweizer Finanzinstitut führt PDF/A-konformes Langzeitarchiv ein
Für die Konvertierung von PDF nach PDF/A musste eine geeignete Software gefunden werden. Die einfache Integration, das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis und die hohe Qualität der Ausgabe haben die DTI Management AG überzeugt, den 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter zu wählen.
Anforderungen an die Anwendung
Ein grosses Schweizer Finanzinstitut beauftragte die DTI Management AG mit dem Aufbau eines Dokumentenverarbeitungssystems, das eingehende Fax- und E-Mail-Nachrichten erfasst, in digitale Dokumente umwandelt, eine OCR/ICR-Erkennung des Ausgabeformats durchführt, sie kategorisiert, nützliche Informationen extrahiert, sie validiert und schliesslich an zahlreiche Peripheriesysteme weiterleitet. Dokumente, die an das Langzeitarchiv geschickt werden, werden nur akzeptiert, wenn sie dem ISO-Standard für Langzeitarchivierung, PDF/A, entsprechen. Es musste eine geeignete Software für die Konvertierung von PDF nach PDF/A und für die Überprüfung der Ausgaben, d.h. ob die Dokumente PDF/A-konform sind, gefunden werden. Die Software sollte stabil und leistungsfähig sein, im Hintergrund arbeiten und nur ein Minimum an Ressourcen benötigen. Die einfache Integration des Produktes des Schweizer Softwareanbieters, die unkomplizierte Projektabwicklung, das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis und die hohe Qualität des Outputs haben die DTI Management AG überzeugt, sich für den 3-Heights® PDF to PDF/A Converter der PDF Tools AG zu entscheiden.
Kundenvorteile
Vor Beginn des Projekts verarbeitete der Endkunde alle Faxe und E-Mails manuell. Faxe wurden als Papierausdrucke empfangen und auch E-Mails wurden ausgedruckt. Die entsprechenden Daten für diese Dokumente wurden manuell in das jeweilige System eingegeben, und schließlich wurden die Papierfaxe und E-Mails physisch im Archiv abgelegt. Mit der neuen Lösung werden eingehende Faxe und E-Mails an eine Mailbox gesendet, die OCR-Erkennung wird auf jeder Seite durchgeführt und die Dokumente werden klassifiziert. Die Daten werden automatisch extrahiert und die Dokumente auf ihre PDF/A-Konformität geprüft. Schließlich werden die extrahierten Daten an andere Systeme weitergeleitet und die PDF/A-Dokumente an das digitale Langzeitarchiv gesendet. Dem Finanzinstitut steht nun ein effizientes, automatisches Dokumentenverwaltungssystem zur Verfügung, das den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert. Dabei stellt der 3-Heights® PDF to PDF/A Converter sicher, dass die archivierten Dokumente dem PDF/A Standard entsprechen. Damit ist gewährleistet, dass die Compliance-Anforderungen eingehalten werden und die archivierten Dokumente langfristig zugänglich sind.
Umsetzung
Die Verarbeitungslösung basiert auf eFlow von TiS, einer Dokumentenverarbeitungssoftware, die die Implementierung von kundenspezifischen Workflows unterstützt. Der 3-Heights® PDF to PDF/A Converter wurde in die Lösung integriert. Zusätzlich wurde eine spezielle Webschnittstelle entwickelt, die den Zugriff auf alle Daten während der Bearbeitung ermöglicht. Außerdem wurde ein Archivierungsdienst realisiert, der die PDF/A-konformen Dokumente in das Kundenarchiv exportiert.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von DTI Management AG
Die DTI Management AG ist auf dem Gebiet des Informationsmanagements tätig. Dies umfasst die Planung, Konzeption, Gestaltung und Betreuung von Plattformen, die sowohl auf Standardsoftware als auch auf eigenentwickelten Komponenten basieren. Dazu gehört auch die Durchführung komplexer IT-Projekte, die sich mit der Schaffung von Portalen für die Digitalisierung von papierbasierten Informationen sowie mit der Erstellung, Verarbeitung, Archivierung und Abfrage von Dokumenten, Datenbankinformationen und Audio- und Videodateien befassen.