PDF/A konforme Langzeitarchivierung bei grossem Schweizer Finanzinstitut

Ausgangslage

Ein grosses Schweizer Finanzinstitut beauftragte die DTI Management AG zum Aufbau einer Dokumentenverarbei­tung, die eingehende Fax- und E-Mail-Nachrichten abholt, eine OCR/ICR Erkennung auf diesen Ausgangsformaten durchführt, sie kategorisiert, Nutzinformationen extrahiert und validiert und diese an zahlreiche Umsysteme übergibt. An das Langzeitarchiv übermittelte Dokumente werden dabei nur akzeptiert, wenn sie dem ISO Standard für die Langzeitarchivierung PDF/A entsprechen. Zur Konvertierung der Dokumente von PDF nach PDF/A und zur Überprüfung des Outputs, d. h. ob die Dokumente PDF/A konform sind, wurde eine entsprechende Software benötigt. Die Software sollte im Hintergrund stabil und performant laufen und zudem sparsam mit Ressourcen umgehen. Die einfache Integration der Software des Schweizer Softwareherstellers, die unkomplizierte Abwicklung, das gute Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die hohe Qualität des Outputs überzeugten die DTI Management AG, den 3-Heights® PDF to PDF/A Converter der PDF Tools AG einzusetzen.

Kundennutzen

Beim Endkunden wurden vor Projektumsetzung sämtliche Faxe und E-Mails manuell verarbeitet. So wurden Faxe abgeholt und archivierungswürdige E-Mails ausgedruckt, die Daten manuell im jeweiligen Endsystem erfasst und zum Abschluss die Faxe und E-Mails in Papierform abgelegt.  Mit der neuen Lösung werden die Fax-Nachrichten auf eine Mailbox geleitet, eine OCR Erkennung für jede Seite durchgeführt und die eingegangenen Dokumente klassifiziert. Daten werden extrahiert und die Dokumente automatisch auf ihre PDF/A Konformität überprüft. Abschliessend werden die Daten an weitere Systeme weitergeleitet und die PDF-Dokumente dem digitalen Langzeitarchiv zugeführt. Das Finanzinstitut verfügt nun über eine effiziente automatische Dokumentenverwaltung, womit der administrative Aufwand massiv reduziert werden konnte. Dabei stellt der 3-Heights® PDF to PDF/A Converter sicher, dass die archivierten Dokumente dem PDF/A Standard entsprechen. Dadurch ist gewährleistet, dass Compliance-Anforderungen eingehalten und auch langfristig auf die archivierten Dokumente zugegriffen werden kann.

Umsetzung

Die Verarbeitungs-Lösung basiert auf eFlow von TiS, einer Document Processing Lösung, welche die Implementierung von kundenspezifischen Verarbeitungs-Workflows erlaubt. Darin eingebunden wurde der 3-Heights® PDF to PDF/A Converter der PDF Tools AG. Zusätzlich wurde ein dediziertes Web Interface entwickelt, das den Zugriff auf alle während der Verarbeitung anfallenden Daten erlaubt. Als weitere Komponente wurde ein Archivier-Dienst realisiert, der die PDF/A-konformen Dokumente ins Kundenarchiv exportiert.