Wichtiges Schweizer Finanzinstitut implementiert ein langfristiges PDF/A-konformes Archiv
Für die Konvertierung von PDF in PDF/A musste eine passende Software gefunden werden. Einfache Integration, ein attraktives Kosten-Nutzen-Verhältnis und die hohe Qualität der Ausgabe überzeugten die DTI Management AG, das 3-HeightsTM PDF zu PDF/A Converter auszuwählen.
Anwendungsvoraussetzungen
Ein bedeutendes Schweizer Finanzinstitut beauftragte die DTI Management AG mit dem Aufbau eines Dokumentenverarbeitungssystems, das eingehende Fax- und E-Mail-Nachrichten erfasst, konvertiert sie in digitale Dokumente führt eine OCR/ICR-Erkennung im Ausgabeformat durch, kategorisiert sie, extrahiert nützliche Informationen, prüft sie und leitet sie schließlich an zahlreiche Peripheriesysteme weiter. Dokumente, die in das Langzeitarchiv geschickt werden, werden nur akzeptiert, wenn sie dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, PDF/A, entsprechen. Zur Konvertierung von PDF in PDF/A und zur Überprüfung der Ausgabe, d.h. zur PDF/A-Konformität, war eine geeignete Software zu finden. Die Software sollte stabil und leistungsstark sein, im Hintergrund arbeiten und auch ein Minimum an Ressourcen erfordern. Die einfache Integration des Schweizer Softwareanbieters, die unkomplizierte Projektentwicklung. Das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis und die hohe Qualität der Ausgabe überzeugten die DTI Management AG zur Auswahl der 3-Heights®️ PDF to PDF/A Converter von PDF Tools AG.
Kundenvorteile
Vor Projektbeginn hat der Endkunde alle Faxe und E-Mails manuell bearbeitet. Faxe wurden als Papierausdrucke empfangen und auch E-Mails ausgedruckt. Die entsprechenden Daten für diese Dokumente wurden manuell im jeweiligen System eingegeben und schließlich wurden die Papierfaxe und E-Mails physisch im Archiv gespeichert. Mit der neuen Lösung werden eingehende Faxe und E-Mails an eine Mailbox gesendet, OCR-Erkennung wird auf jeder Seite durchgeführt und die Dokumente werden klassifiziert. Die Daten werden automatisch extrahiert und die Dokumente werden auf PDF/A-Konformität überprüft. Schließlich werden die extrahierten Daten an andere Systeme weitergeleitet und die PDF/A-Dokumente an das digitale Langzeitarchiv gesendet. Das Finanzinstitut verfügt nun über ein effizientes automatisches Dokumentenverwaltungssystem und reduziert damit ihren Verwaltungsaufwand. Die 3-Heights®️ PDF to PDF/A Converter sorgt dabei dafür, dass die archivierten Dokumente dem PDF/A Standard entsprechen. Damit wird gewährleistet, dass die Anforderungen an die Einhaltung der Einhaltung eingehalten werden und dass die archivierten Dokumente langfristig zugänglich sind.
Implementierung
Die Verarbeitungslösung basiert auf eFlow von TiS, einer Dokumentenverarbeitungssoftware, die die Implementierung kundenspezifischer Workflows unterstützt. Der 3-Heights®️ PDF to PDF/A Converter wurde in die Lösung eingebettet. Zusätzlich wurde eine dedizierte Webschnittstelle entwickelt, die den Zugriff auf alle Daten während der Verarbeitung ermöglicht. Ein Archivierungsservice wurde auch realisiert, um die PDF/A-konformen Dokumente in das Kundenarchiv zu exportieren.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von DTI Management AG
Die DTI Management AG ist im Bereich des Informationsmanagements tätig. Dies umfasst die Planung, Konzeption, Gestaltung und Unterstützung von Plattformen sowohl auf Basis von Standardsoftware als auch von selbst entwickelten Komponenten. Dazu gehört auch die Realisierung komplexer IT-Projekte, die sich mit der Erstellung von Portalen zur Digitalisierung von papierbasierten Informationen befassen und die Erstellung, Verarbeitung, Archivierung und Abruf von Dokumenten, Datenbankinformationen und Audio- und Videodateien.