PDF/A und ElDI-V konforme Dokumentenverarbeitung und -archivierung

Anwendungsvoraussetzungen

Effizienter und kontrollierter Zugriff auf elektronisch archivierte Daten wird für die B2B-Kunden von Swiss Post Solutions immer wichtiger. Elektronische Archive müssen in Übereinstimmung mit den Vorschriften verwaltet werden – beispielsweise Steuerabzüge für Eingaben die Einhaltung der ElDI-V-Spezifikationen (Verordnung über elektronische Daten und Informationen). 

Swiss Post Solutions plant, seine SPS-Lösung so zu erweitern, dass sie anbieten kann, PDF-Dokumente (Rechnungen und Bestellungen) gemäß MwSt.-Anforderungen verarbeiten und archivieren. Dies wurde durch die Integration einer elektronischen ElDI-V-konformen PDF-Signatur und die Umwandlung aller PDF- und TIFF-Dokumente in das ISO-Format für langfristige Speicherung PDF/A erreicht.

Zusätzlich mussten alle aktiven Inhalte (wie z.B. Links) durch Konvertierung in ein PDF-Format eliminiert werden. Die Software musste hochleistungsfähige Spezifikationen erfüllen, da einige Implementierungsbereiche in synchronen Prozessen (auf dem Laufenden) stattfanden. Die Aufgabe bestand darin, Systemfunktionen in die SPS-Softwarelösung zu integrieren und sie an die bestehende HSM-Infrastruktur anzubinden.

Die 3-Heights®️ Document Converter Lösung von PDF Tools AG erfüllt die Anforderungen von Swiss Post Solutions in vollem Umfang. Sie ist mit der notwendigen Funktionalität ausgestattet und technologisch konform in Bezug auf die Strategie (.NET API) von Swiss Post Solutions. Umfangreiche Dokumentation und ein Beispielcode führten schnell zu der erforderlichen Lösung im Rahmen eines Proof of Concept. Die lokale Präsenz der PDF Tools AG und eine entsprechende Förderorganisation in der Schweiz waren ebenfalls entscheidende Aspekte bei der Entscheidung für den Einsatz der Software.

Kundenvorteile

Die Dokumentenverarbeitung im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung als Teil der gesamten SPS-Lösung produziert nun PDF/A-konforme Dokumente für die langfristige elektronische Speicherung.

Alle PDF- und TIFF-Dokumente werden in PDF/A konvertiert, mit einer elektronischen Signatur per HSM, zur Verfügung gestellt, um B2B-Clients zum Download zu stellen und dann elektronisch zu archivieren.

Der Wechsel der Signaturanwendung von USB-Zertifikaten zur Massensignierung über eine HSM-Infrastruktur macht den Prozess umso sicherer und effizienter.

Über 1.000 B2B-Rechnungsempfänger profitieren von einer Lösung, die auch die Anforderungen von ElDI-V erfüllt.

Implementierung

Die Integration der zentralen PDF-Tool-Bibliothek zur PDF-Verarbeitung (Konvertierung, Signatur, Verifikation) erfolgt unkompliziert . ET API-Lösung installiert im Application Server der SPS-Lösung.

Dazu gehörte die Integration der bestehenden HSM-Infrastruktur für ElDI-V-konforme Signaturen. Schnelle Antworten auf Supportanfragen und umfassende Produktdokumentation machten die Projektabwicklung reibungslos und effizient.