PDF/A- und ElDI-V-konforme Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten

Anforderungen an die Anwendung

Der effiziente und kontrollierte Zugriff auf elektronisch archivierte Daten wird für die B2B-Kunden von Swiss Post Solutions immer wichtiger. Elektronische Archive müssen vorschriftsmäßig geführt werden - beim Vorsteuerabzug sind beispielsweise die Vorgaben der ElDI-V (Verordnung über elektronische Daten und Informationen) einzuhalten. 

Swiss Post Solutions plante, ihre SPS-Lösung so zu erweitern, dass sie PDF-Dokumente (Rechnungen und Bestellungen) mehrwertsteuerkonform bereitstellen, verarbeiten und archivieren kann. Erreicht werden sollte dies durch die Integration einer elektronischen ElDI-V-konformen PDF-Signatur und die Umwandlung aller PDF- und TIFF-Dokumente in das ISO-Langzeitspeicherformat PDF/A.

Außerdem mussten alle aktiven Inhalte (z. B. Links) durch Konvertierung in ein Bild-PDF-Dokumentformat eliminiert werden. Die Software musste hohe Leistungsanforderungen erfüllen, da einige Bereiche der Implementierung in synchronen Prozessen (on the fly) stattfanden. Die Aufgabe bestand darin, Systemfunktionen in die SPS-Softwarelösung zu integrieren und mit der bestehenden HSM-Infrastruktur zu verbinden.

Die Lösung 3-Heights® Document Converter der PDF Tools AG erfüllt die von Swiss Post Solutions gestellten Anforderungen vollumfänglich. Sie ist mit der notwendigen Funktionalität ausgestattet und technologisch konform zur Strategie (.NET API) von Swiss Post Solutions. Eine ausführliche Dokumentation und ein Beispielcode führten im Rahmen eines Proof of Concept schnell zur gewünschten Lösung. Die lokale Präsenz der PDF Tools AG und eine entsprechende Support-Organisation in der Schweiz waren ebenfalls ausschlaggebend für die Entscheidung, die Software einzusetzen.

Kundenvorteile

Die Dokumentenverarbeitung im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung als Teil der SPS-Gesamtlösung erzeugt nun PDF/A-konforme Dokumente für die elektronische Langzeitspeicherung.

Alle PDF- und TIFF-Dokumente werden nach PDF/A konvertiert, über HSM mit einer elektronischen Signatur versehen, den B2B-Kunden zum Download zur Verfügung gestellt und anschließend elektronisch archiviert.

Die Umstellung der Signaturanwendung von USB-Zertifikaten auf Massensignatur über eine HSM-Infrastruktur macht den Prozess umso sicherer und effizienter.

Mehr als 1.000 B2B-Rechnungssteller und -empfänger profitieren von einer Lösung, die auch die Anforderungen der ElDI-V erfüllt.

Umsetzung

Die Integration der zentralen PDF Tools Library für die PDF-Verarbeitung (Konvertierung, Signatur, Prüfung) erfolgt über eine unkomplizierte .NET API-Lösung, die im Applikationsserver der SPS-Lösung installiert ist.

Dazu gehörte auch die Integration der bestehenden HSM-Infrastruktur für die ElDI-V-konforme Signierung. Schnelle Antworten auf Supportanfragen und eine umfassende Produktdokumentation sorgten für eine reibungslose und effiziente Projektumsetzung.