PDF/A-Konvertierung mit OCR-Anerkennung für das Dokumentenmanagement der Volkswagen Foundation

Anwendungsvoraussetzungen

Die Volkswagen Stiftung hatte zahlreiche verschiedene Arten von PDF- und Bürodokumenten, Bildern und E-Mails in ihrem vorherigen Dokumentenverwaltungssystem (DMS). Für die Zukunft sollten alle Bild- und PDF-Dokumente in das standardisierte Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt werden. Die zu diesem Zweck benötigten Softwareprodukte sollten im Hintergrund funktionieren und die als UNC-Pfade konfigurierten Netzwerkordner überwachen.

Zusätzlich zur Umwandlung sollte die OCR-Anerkennung auf den Dokumenten durchgeführt werden. Nach Prüfung mehrerer Produkte von verschiedenen Lieferanten wurde beschlossen, die 3-Heights®️ Produkte von PDF Tools AG umzusetzen. Entscheidend war die deutschsprachige Unterstützung, die vor dem ersten Produkt in Wort und Tat geleistet wurde. Weitere Kriterien waren das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis und die Laufzeitstabilität.

Kundenvorteile

Durch die Integration der 3-Heights®️ Komponenten erreichte die Volkswagen Foundation eine Standardisierung der verschiedenen PDF-Varianten in ihrem DMS. Auch die Konvertierung verschiedener Bildformate in volltext-indizierte PDF-Dokumente ist möglich.

Durch Implementierung des ISO-Standardformats PDF/A für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente. Die Volkswagen Stiftung hat sich für einen international anerkannten Standard entschieden, der speziell für Archivierungsanforderungen geeignet ist.

Durch diese Maßnahmen wurde die Handhabung des Archivierungssystems für die Mitarbeiter der Volkswagen Stiftung drastisch verbessert. Allein im ersten Jahr wurden dadurch mehr als 1,2 Millionen Seiten verarbeitet.

Implementierung

Das Projekt wurde von der Volkswagen Stiftung selbst realisiert. Zusätzlich wurde ein Import/Exportwerkzeug beim DMS-Anbieter „Optimal-Systems“ bestellt. Die Produkte der PDF Tools AG wurden auf einem separaten Server installiert und konfiguriert. Die Dienste, die den UNC-Pfad überwachen, wurden mit den notwendigen Zugangsrechten gestartet. Das Import/Export-Tool exportiert die Dateien aus dem DMS in einen UNC-Pfad; nach der Konvertierung in PDF/A importiert das Tool die Dateien wieder in den UNC-Pfad. Da dies kein zeitkritischer Prozess ist, werden Import und Export zeitgesteuert.