PDF/A-Konvertierung mit OCR-Erkennung für das Dokumentenmanagement der VolkswagenStiftung

Anforderungen an die Anwendung

Die VolkswagenStiftung hatte in ihrem bisherigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) zahlreiche verschiedene Arten von PDF- und Office-Dokumenten, Bildern und E-Mails gespeichert. Zukünftig sollen alle Bild- und PDF-Dokumente in das standardisierte Langzeitarchivierungsformat PDF/A konvertiert werden. Die dafür erforderlichen Softwareprodukte sollten im Hintergrund arbeiten und Netzwerkordner überwachen, die als UNC-Pfade konfiguriert wurden.

Zusätzlich zur Konvertierung sollte eine OCR-Erkennung der Dokumente durchgeführt werden. Nach dem Testen mehrerer Produkte von verschiedenen Anbietern entschied man sich für die 3-Heights® Produkte der PDF Tools AG. Ausschlaggebend war der deutschsprachige Support, der bereits vor dem Kauf des ersten Produkts mit Rat und Tat zur Seite stand. Weitere Kriterien waren das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis und die Laufzeitstabilität.

Kundenvorteile

Durch die Integration der 3-Heights® Komponenten erreichte die VolkswagenStiftung eine Vereinheitlichung der verschiedenen PDF-Varianten in ihrem DMS. Auch die Konvertierung von verschiedenen Bildformaten in volltextindizierte PDF-Dokumente ist möglich.

Mit der Implementierung des ISO-Standardformats PDF/A für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente hat sich die VolkswagenStiftung für einen international anerkannten Standard entschieden, der speziell für die Anforderungen der Archivierung geeignet ist.

Durch diese Maßnahmen hat sich die Handhabung des Archivierungssystems für die Mitarbeiter der VolkswagenStiftung deutlich verbessert. Allein im ersten Jahr wurden auf diese Weise mehr als 1,2 Millionen Seiten verarbeitet, Tendenz steigend.

Umsetzung

Das Projekt wurde von der Volkswagen-Stiftung selbst durchgeführt. Zusätzlich wurde ein Import/Export-Tool beim DMS-Anbieter "Optimal-Systems" bestellt. Die Produkte der PDF Tools AG wurden auf einem separaten Server installiert und konfiguriert. Die Dienste, die den UNC-Pfad überwachen, wurden mit den erforderlichen Zugriffsrechten gestartet. Das Import/Export-Tool exportiert die Dateien aus dem DMS in einen UNC-Pfad; nach der Konvertierung in PDF/A importiert das Tool die Dateien wieder zurück. Da es sich nicht um einen zeitkritischen Prozess handelt, sind Import und Export zeitgesteuert.