Minimierung der Papierakten beim Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich
Für die Koordination der Ferienbetreuung sind rund 60‘000 Ferienbetreuungsanträge pro Jahr abzuwickeln und zu verwalten. Bisher wurden alle diese Dokumente in Papierform bearbeitet, versandt und archiviert. Mit der umfassenden Lösung von Advellence wurde die Verwaltung wesentlich vereinfacht und effizienter gestaltet.
Ausgangslage
Mit der Einführung der neuen Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich stellte sich die Frage nach einer effizienten Vertragsverwaltung mit weitreichender Dokumentenunterstützung (ECM). Bestimmungen darin sehen vor, dass alle Haushalte, die in einem Betreuungsverhältnis mit der Stadt Zürich stehen, Veränderungen der Haushalts- und Finanzverhältnisse jährlich mitteilen müssen. Die Erhebungsformulare (rund 12‘000 Anträge pro Jahr) werden den Haushalten auf dem Postweg zugeschickt. Für die Koordination der Ferienbetreuung sind nochmals rund 60‘000 Ferienbetreuungsanträge pro Jahr abzuwickeln und zu verwalten. Bisher wurden alle diese Dokumente in Papierform bearbeitet, versandt und archiviert. Mit der umfassenden Lösung von Advellence wurde die Verwaltung wesentlich vereinfacht. Die Lösung umfasst den «Information Manager», ELOenterprise, eine SAP Schnittstelle sowie die Einbindung des 3-Heights® Document Converter Service.
Kundennutzen
Die Mitarbeiter des Schul- und Sportdepartementes können heute jederzeit auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Lange Suchzeiten und mangelnder Überblick gehören dank einer Minimierung des Papieraktenbestandes der Vergangenheit an und die Effizienz der Arbeitsabläufe konnte wesentlich gesteigert werden. Der ISO Standard PDF/A ist speziell auf die Anforderungen der Archivierung zugeschnitten und garantiert, dass die Dokumente auch auf lange Sicht noch gelesen werden können. Aufgrund der einfachen Anbindung an den Webservice wird dieser Dienst in der Zwischenzeit auch für weitere Projekte beim Schul- und Sportdepartement und in weiteren Departementen der Stadt Zürich genutzt.
Umsetzung
Die Erhebungsformulare wie auch Ferienbetreuungsanträge werden in hinterlegte MS-Word Templates über einen Hintergrundprozess mit Daten geladen und über einen von Advellence eigens dafür entwickelten Webservice durch den 3-Heights® Document Converter nach PDF/A Format konvertiert. Diese PDF/A Dokumente werden anschliessend über einen externen Dienstleister ausgedruckt und auf dem Postweg an die Haushalte verschickt. Gleichzeitig werden sie direkt ins ELOenterprise importiert, wo sie automatisch in der dafür vorgesehenen elektronischen Akte archiviert und indexiert werden.
Kurzportrait Advellence Solutions AG
Advellence ist ein etabliertes Schweizer Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich IT und Softwareentwicklung für mittlere und grosse Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen und Versorger. Advellence bietet ein breites Portfolio an Beratung und Analyse, Planung und Gestaltung, Entwicklung und Implementierung sowie Schulung, Wartung und Support von «Enterprise Information Technology» Lösungen
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Schul- und Sportdepartement Stadt Zürich (SSD)
Das Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich setzt sich mit seiner Tätigkeit in den verschiedensten Bereichen für die Belange der Kinder und jungen Erwachsenen in Zürich ein. Hierbei wird eine offene Volksschule angestrebt, die eine hohe und ganzheitliche Bildungsqualität ermöglicht, wettbewerbsfähig ist und damit auch einen wichtigen Beitrag zur Standortqualität der Stadt Zürich liefert. Im Schul- und Sportdepartement arbeiten rund 5‘500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.