Minimierung der Papierakten im Bildungs- und Sportdepartement der Stadt Zürich
Für die Koordination der Ferienbetreuung müssen jährlich 60'000 Ferienbetreuungsanträge bearbeitet und verwaltet werden. Bislang wurden diese Dokumente in Papierform bearbeitet, verschickt und archiviert. Die gesamte Abwicklung wurde durch die von Advellence implementierte Gesamtlösung erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet.
Anforderungen an die Anwendung
Die Einführung des neuen Gesetzes über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich hatte die Frage aufgeworfen, wie Verträge in einer Enterprise-Content-Management-Umgebung effizient abgewickelt werden können. Alle Haushalte, die von der Stadt Zürich unterstützt werden, sind verpflichtet, die Entwicklung ihrer Haushalts- und Finanzsituation jährlich zu melden. Die Volkszählungsformulare (12'000 Anträge pro Jahr) werden den Haushalten per Post zugeschickt. Für die Koordination der Ferienbetreuung müssen jährlich weitere 60'000 Ferienbetreuungsanträge bearbeitet und verwaltet werden. Bislang wurden diese Dokumente in Papierform bearbeitet, verschickt und archiviert. Die gesamte Abwicklung wurde durch die von Advellence implementierte Gesamtlösung erheblich vereinfacht. Die Lösung umfasst den "Information Manager" ELOenterprise, eine SAP-Schnittstelle sowie den 3-Heights® Document Converter Service.
Kundenvorteile
Heute können die Mitarbeiter des Ministeriums für Bildung und Sport jederzeit auf die Dokumente zugreifen. Lange Suchzeiten und mangelnde Übersicht gehören dank minimierter Papierakten der Vergangenheit an, was zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in der Verwaltung führt. Der ISO-Standard PDF/A ist speziell auf die Anforderungen der Archivierung ausgerichtet und garantiert, dass Dokumente langfristig lesbar bleiben. Der Dienst wird mittlerweile auch für andere Projekte des Bildungs- und Sportdepartements sowie von anderen Dienststellen der Stadt Zürich genutzt, da er sich einfach per Webservice anbinden lässt.
Umsetzung
In einem Hintergrundprozess werden Erhebungsformulare und Ferienbetreuungsanträge in Form von MS-Word-Vorlagen geladen und mit Daten gefüllt; diese Dokumente werden anschliessend durch einen 3-Heights® Document Converter, der in eine massgeschneiderte Webservice-Applikation von Advellence eingebunden ist, in das PDF/A-Format umgewandelt. Ein externer Dienstleister druckt dann die PDF/A-Dokumente aus und liefert sie per Post an jeden Haushalt. Gleichzeitig werden die Dokumente direkt in ELOenterprise importiert, wo sie automatisch in der entsprechenden elektronischen Akte archiviert und indiziert werden.
Kurzporträt der Advellence Solutions AG
Advellence ist ein etablierter Schweizer Berater und Dienstleister im IT-Bereich und entwickelt Software für mittlere und grosse Unternehmen sowie für öffentliche Verwaltungen und Institutionen. Advellence bietet ein breites Portfolio an "Enterprise Information Technology"-Lösungen an, das Beratung und Analyse, Planung und Design, Entwicklung und Implementierung sowie Schulung, Wartung und Support umfasst.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Departement für Bildung und Sport (DES) der Stadt Zürich
Das Bildungs- und Sportdepartement der Stadt Zürich setzt sich in zahlreichen Bereichen für die Interessen von Kindern und Jugendlichen in Zürich ein. Ziel ist eine offene Volksschule, die eine überdurchschnittliche und ganzheitliche Bildungsqualität bietet, eine wettbewerbsfähige Institution, die einen wichtigen Beitrag zur Standortqualität der Stadt Zürich leistet. Das Ministerium für Bildung und Sport beschäftigt rund 5.500 Mitarbeiter.