Minimierung von papierbasierten Dateien beim Department of Education and Sport der Stadt Zürich
Zur Koordinierung der Urlaubsunterstützung müssen jährlich 60'000 Urlaubsunterstützungsanträge bearbeitet und verwaltet werden. Bislang wurden diese Dokumente in Papierform verarbeitet, verschickt und archiviert. Die gesamte Handhabung wurde erheblich vereinfacht und durch die von Advellence implementierte umfassende Lösung effizienter gestaltet.
Anwendungsvoraussetzungen
Die Einführung des neuen Gesetzes zur Förderung der Kinderbetreuung in Zürich hatte die Frage aufgeworfen, wie man mit Verträgen in einem Enterprise Content Management Umfeld effizient umgehen kann. Vorschriften verlangen von allen Haushalten, die von der Stadt Zürich unterstützt werden, jährlich Änderungen in ihrer Haushalts- und Finanzsituation zu kommunizieren. Die Volkszählungsformulare (12'000 Anmeldungen pro Jahr) erreichen die Haushalte, indem sie sie über den Posten schicken. Zur Koordinierung der Urlaubsunterstützung müssen jährlich weitere 60'000 Urlaubsunterstützungsanträge bearbeitet und verwaltet werden. Bislang wurden diese Dokumente in Papierform verarbeitet, verschickt und archiviert. Die gesamte Handhabung wurde durch die von Advellence implementierte umfassende Lösung erheblich vereinfacht. Die Lösung umfasst den „Informationsmanager“ ELOenterprise, eine SAP-Schnittstelle sowie den Document Converter Service.
Kundenvorteile
Heute haben die Mitarbeiter des Ministeriums für Bildung und Sport jederzeit Zugang zu den Dokumenten. Lange Suchzeiten und ein Mangel an Überblick gehören dank minimierter papiergestützter Datensätze in der Vergangenheit fest Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der administrativen Effizienz. Der ISO-Standard PDF/A ist speziell auf Archivierungsanforderungen ausgerichtet und garantiert langfristig lesbare Dokumente. Aufgrund der Einfachheit der Webservice-Verbindung wird der Service inzwischen auch für andere Projekte der Abteilung Bildung und Sport sowie für andere Abteilungen der Stadt Zürich genutzt.
Implementierung
Ein Hintergrundprozess lädt Vermessungsformulare und Urlaubsüberwachungsanwendungen in Form von MS-Word-Vorlagen und füllt diese mit Daten; Diese Dokumente werden dann durch einen 3-Heights®️ Document Converter in eine benutzerdefinierte Webservice-Anwendung von Advellence konvertiert. Ein externer Dienstleister druckt dann die PDF/A-Dokumente an jeden Haushalt per Post. Die Dokumente werden gleichzeitig direkt in das ELOenterprise importiert, wo sie automatisch in die zugehörige elektronische Datei archiviert und indiziert werden.
Kurzes Porträt der Advellence Solutions AG
Advellence ist ein etablierter Schweizer Berater und Dienstleister im IT-Sektor; das Unternehmen entwickelt auch Software für mittlere und große Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen und Institutionen. Advellence bietet ein breites Portfolio an Lösungen für die Enterprise Information Technology an, die Beratung und Analyse umfassen. Planung und Planung, Entwicklung und Implementierung sowie Schulung, Wartung und Support.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Abteilung Bildung und Sport (DES) der Stadt Zürich
Das Bildungs- und Sportministerium der Stadt Zürich betreibt Aktivitäten in zahlreichen Bereichen im Interesse von Kindern und jungen Erwachsenen in Zürich. Ziel ist es, eine offene Grundschule zu schaffen, die eine überlegene und ganzheitliche Qualität der Ausbildung bietet. eine wettbewerbsfähige Institution, die einen wichtigen Beitrag zur Qualität der Stadt Zürich als Standort leistet. Das Department of Education and Sport beschäftigt rund 5.500 Mitarbeiter.